Les tablettes et les téléphones intelligents sont des outils puissants pour les PME. Aujourd'hui, une petite entreprise peut gérer pratiquement toutes ses activités au moyen d'applications mobiles, de l'inventaire au paiement en passant par les feuilles de temps.
La caisse enregistreuse, par exemple, peut être remplacée par une tablette.
L'application Caisse Square permet aux clients de payer par carte de crédit grâce à un lecteur de cartes offert gratuitement par l'entreprise.
L'appli permet d'organiser sa facturation et d'entrer en mémoire des produits et services avec leur prix et leur inventaire respectif. Un tableau de bord compile des statistiques sur les revenus.
«Square, c'est fantastique. Les frais sont plus faibles que Paypal ou que la plupart des autres opérateurs pour un tel service. Ces coûts sont souvent le nerf de la guerre pour les petites firmes», dit Jean-François Ouellet, professeur à HEC Montréal.
Il existe des options de rechange à Square dans le domaine des applications de points de vente, comme SalesVu, Lightspeed et Revel Systems. Ces applis sont parfois plus lourdes et complexes, mais aussi plus puissantes.
Les fonctions d'inventaire peuvent être plus avancées. Il peut aussi y avoir des modules supplémentaires. Lightspeed, par exemple, permet de gérer le plan des tables dans un contexte de restauration.
«Faire payer ses clients sur une tablette, ça donne aussi une touche tendance à son entreprise», note Claudine Bonneau, professeure au département de management et technologie de l'UQAM.
«Sans compter que ça permet de faire des transactions sur la route.»
Employé mobile recherche appareil mobile
Les appareils mobiles permettent d'ailleurs de gagner en productivité en simplifiant de nombreuses tâches, notamment dans le domaine administratif, pour les travailleurs en déplacement.
Pour faire leur rapport de dépenses, les équipes de vente sur la route doivent habituellement garder leurs reçus papiers, les traîner au bureau, entrer les informations dans un tableur, codifier les factures, numériser les bouts de papier et envoyer le tout à la personne responsable.
«Ça prend du temps, mais ça ne crée pas de valeur», dit Claudine Bonneau.
Certaines applications permettent de numériser les factures grâce à la caméra de son téléphone. Le reçu est ensuite transformé automatiquement en texte et le tout est envoyé au département responsable par le web en quelques instants. Abukai Expenses et Xpenditure sont deux applications de ce type.
Dans un domaine similaire, il existe des applications permettant de faire la gestion de feuilles de temps en ligne, souvent dans le nuage. Il en existe beaucoup, comme Abak 360, OfficeTimer et OroTimesheet.
Services web abordables
La technologie mobile permet aussi d'avoir accès à une foule de services abordables, sinon gratuits, pour donner une touche supplémentaire de professionnalisme à son entreprise ou remplacer un service traditionnel dispendieux.
eFax, par exemple, permet d'envoyer et de revoir des télécopies par courriel à partir de tout appareil - tant que celui-ci peut accéder à un service de courriel.
«Plus besoin de télécopieur et d'une ligne téléphonique pour le faire fonctionner, ni d'attendre devant la machine», explique Jean-François Ouellet, de HEC Montréal.
Dans le domaine de la téléphonie, Line2 permet d'avoir une seconde ligne, en téléphonie IP, sur son cellulaire. On peut choisir un indicatif régional dans n'importe quelle ville canadienne ou américaine. Le service permet d'appeler ou d'envoyer des messages textes à partir d'un téléphone, mais aussi d'une tablette ou d'un ordinateur.
Pour une petite firme ou un travailleur autonome qui veut avoir une ligne privée et une ligne d'entreprise, par exemple, c'est très pratique.
Line2 permet aussi de créer une ligne de type « 1-800 » à peu de frais.
«Ce sont des outils utiles pour projeter une bonne image d'affaires, dit Jean-François Ouellet. Ils nous permettent parfois d'avoir l'air plus imposants qu'on ne l'est en réalité.»
Quatre applications pour la mobilité d'affaires
Voici quatre services ou applications mobiles pour faire croître sa PME.
SalesVu
SalesVu est une application de point de vente spécialisée dans le domaine de la restauration et du détail, entre autres. Il existe aussi une version pour la vente mobile. Elle fonctionne sur tablette et téléphone intelligent.
PHOTO FOURNIE PAR SALESVU
Interface utilisateur de SalesVu.
Virtual PBX Phone
L'application Virtual PBX Phone permet de faire des appels sur son téléphone intelligent au moyen d'une connexion internet sans utiliser ses minutes. On peut ajouter de la musique de mise en attente ainsi qu'un message personnalisé d'accueil d'entreprise.
PHOTO FOURNIE PAR VIRTUAL PBX PHONE
L'interface utilisateur de Virtual PBX Phone.
OroTimesheet
OroTimesheet est une application dans le nuage. Elle est développée et gérée par une entreprise basée à Québec. Elle permet de faire le suivi du temps travaillé par ses employés et de gérer les vacances, les journées de maladie et le temps accumulé.
PHOTO FOURNIE PAR ORO TIMESHEET
Saisie des heures travaillées avec OroTimesheet - interface de téléphone intelligent.
Abukai Expenses
Abukai Expenses permet de faire son rapport de dépenses au moyen de son téléphone intelligent. L'application lit automatiquement les reçus pris en photo avec son appareil et envoie les informations - de date et de marchand par exemple - vers un fichier de tableur.
PHOTO FOURNIE PAR ABUKAI EXPENSES
Rapport des dépenses. Abukai Expenses