On répète souvent que le principal apport de la technologie en entreprise est de réduire les coûts ou d'accroître le rendement des employés. Encore faut-il avoir les ressources, tant humaines que financières, pour mettre en marche ces nouveaux outils, ce qui n'est pas toujours le cas quand on gère sa propre petite entreprise. Il existe cependant des façons simples et peu coûteuses d'y parvenir rapidement.

Alain McKenna, collaboration spéciale LA PRESSE

«Celui dont la productivité risque de s'accroître le plus vite, c'est le responsable informatique!», dit à la blague Benoît Descary, consultant en intégration technologique pour DCE Solutions, à Montréal. «Les nouvelles technologies, comme l'infonuagique, ne sont pas gratuites, mais c'est la fin de tout un casse-tête de gestion de licences logicielles et de matériel informatique.»

Les plus petites entreprises ont beaucoup à gagner avec les nouvelles technologies, mais elles n'ont pas toujours le temps de s'y intéresser, ajoute M. Descary. Pour leur simplifier la tâche, voici cinq solutions peu coûteuses qui pourraient améliorer rapidement leur productivité.

>Formation en ligne

Vous pensez qu'il est trop coûteux d'investir dans la formation de vos employés? Repensez-y bien comme il faut, suggère le Centre francophone d'informatisation des organisations (Cefrio), qui a étudié l'apport d'une démarche d'amélioration continue au sein de petites entreprises manufacturières québécoises, le printemps dernier.

Cette démarche s'appuyait grandement sur une formation en ligne et, à condition que la direction de l'entreprise s'engage dans le projet, les résultats étaient instantanés: le taux de rendement des entreprises s'est accru de 46%. «Sans avoir eu à réaliser d'investissement majeur, et malgré un contexte économique difficile, ces entreprises sont aujourd'hui en meilleure posture qu'avant», résume Georges Abdul-Nour, de l'Institut de recherche sur les PME de l'Université du Québec à Trois-Rivières, associé au projet du Cefrio.

Selon le Cefrio, la formation en ligne est une façon peu coûteuse d'améliorer la productivité des employés.

Source: Succès Scolaire

>Suite bureautique en nuage

La clé de voûte de la populaire suite Office, de Microsoft, est le logiciel Outlook, qui gère contacts, calendrier et messagerie électronique. Sauf qu'Outlook, pour plusieurs, est synonyme de tracas tant du côté de la gestion que de celui de la collaboration entre collègues. Microsoft a compris cela et offre, depuis quelques mois déjà, Office365, une suite hébergée sur internet qui facilite le partage de documents et de données entre utilisateurs.

Office365 s'inspire de ce qui a fait le succès des Google Docs et de Zoho Office, des produits concurrents similaires: une réduction des coûts et une augmentation du partage des données. Ça peut sembler banal, mais une étude réalisée par Forrester Research en juin dernier auprès de 7 PME ayant troqué leurs vieux logiciels pour une suite en nuage a vu leur productivité plus que tripler, en deux mois à peine.

«Ces entreprises ont fait des gains importants surtout du côté des travailleurs de l'information et des travailleurs sur la route. Le temps autrefois passé à installer et gérer le système et les coûts liés à leur renouvellement était utilisé à d'autres fins plus urgentes», résume l'étude en question.

Les suites bureautiques en nuage, comme Office365, de Microsoft, permettent de réduire les coûts liés à l'informatique, pouvant même tripler la productivité de certaines PME.

Source: Microsoft

Gestion de projets

La gestion de projets n'est pas toujours très complexe: on exécute une tâche et on passe à la suivante. Quand plus d'un employé est affecté à un même projet, ou quand les projets se multiplient, un outil de gestion de projets devient incontournable. Mieux, un outil collaboratif de gestion de projets accélérera l'exécution des tâches et permettra d'améliorer le rendement de tous, à coût raisonnable.

Il existe de tels outils de gestion peu coûteux sur internet. Les plus connus sont probablement BaseCamp, de la société 37signals, et Manymoon. Mais il en existe des dizaines, selon l'ampleur des besoins. Leur atout: la collaboration. Remue-méninges, partage de documents ou de tâches, échéancier, tout est réuni en un endroit accessible de partout, par internet.

L'application Basecamp de 37signals propose de regrouper la gestion de projets en un seul endroit, facilitant ainsi le travail d'équipe.

Source: 37signals

>Visioconférence sur la Toile

Les réunions de bureau n'ont plus leur raison d'être, clament des entreprises comme Cisco et Microsoft. Ou, pour être plus exact, elles peuvent désormais avoir lieu virtuellement, grâce à des outils internet de visioconférence. Outre la traditionnelle vidéo, ces conférences permettent de partager des documents et de réduire les frais de déplacement.

Ça va encore plus loin si votre entreprise regroupe des gens provenant d'un peu partout au pays. L'Université du Missouri a récemment calculé les économies de temps et d'argent réalisables en utilisant une telle solution: pour une conférence qu'elle organisait avec 12 chercheurs, elle a mis la main sur quelques caméras et le système Téléprésence, de Cisco. En évitant de déplacer tout le monde, elle estime avoir épargné 4500$ pour cette seule et unique conférence.

«On peut désormais organiser des conférences plus souvent, tout en sauvant des sous. C'est sûr que nous allons élargir l'utilisation de cet outil au plus grand nombre de projets éducatifs possible», a ensuite déclaré Gary Forses, responsable informatique pour l'université américaine.

Pour le coût d'une seule conférence, on peut réaliser plusieurs visioconférence à partir d'internet, accélérant de façon abordable le partage d'information.

Source: Cisco

Réseau social privé

Facebook et Twitter en milieu de travail peuvent ralentir vos employés, mais l'intégration d'un réseau social privé, accessible et utilisable exclusivement dans le cadre du boulot, peut avoir l'effet inverse: structurer l'information et permettre de la partager efficacement au sein de l'entreprise.

C'est ce qu'a constaté la firme Harris Interactive, l'été dernier, dans un sondage consacré à l'étude de réseaux sociaux pour entreprises. Des 1168 répondants, 79% ont avoué que leur entreprise n'avait aucune organisation pour l'information. Soit ils perdaient du temps à tenter d'obtenir l'information nécessaire à leur boulot, soit ils devaient faire sans.

Les sondeurs en concluent que structurer l'information afin de la partager, tout en respectant la hiérarchie et les spécialités de chacun, est un atout indéniable, et qu'un réseau social privé était un outil de choix pour y arriver rapidement et économiquement. «Les entreprises comprennent l'importance d'une bonne communication interne, mais elles passent rarement de la parole aux actes. Elles gagneraient beaucoup à créer un sens de communauté entre employés en employeurs, en ouvrant la communication avec un outil comme ceux-là», conclut le rapport.

Yammer, un réseau social conçu pour être utilisé en entreprise, s'enorgueillit de pouvoir structurer l'information des PME afin d'en faciliter l'accès par les bonnes personnes.

Source: Yammer