Pour les entreprises qui œuvrent autour de l’organisation de conférences et de congrès, la dernière année et demie en a été une d’adaptation continuelle qui risque bien de se poursuivre encore quelques mois. Les traiteurs, les spécialistes de logistique et de location d’équipements et les autres organisateurs évènementiels doivent désormais se concentrer sur l’organisation d’évènements virtuels et hybrides.

Antoine Trussart
Antoine Trussart Collaboration spéciale

« Les évènements hybrides étaient déjà une alternative avant la pandémie, mais les organisations qui utilisaient ça étaient réparties sur plusieurs territoires », explique Jérôme Dussault, directeur des ventes, solutions évènementielles, chez Solotech, une entreprise de location d’équipements techniques. La pandémie a forcé des entreprises beaucoup plus petites à y avoir recours.

« Les six premiers mois, les gens annulaient leurs évènements. À partir de septembre [2020], on a assisté à une reprise. Les gens ne pouvaient plus remettre à un an plus tard, donc ils ont décalé », poursuit-il. Surtout, les évènements ainsi décalés sont devenus virtuels.

Alors que toutes les organisations doivent apprendre à maîtriser la base des outils technologiques comme Zoom pour leurs réunions virtuelles, le résultat n’est pas toujours très engageant. Une entreprise spécialisée comme Solotech peut alors faciliter les aspects techniques et permettre aux organisations de gérer des évènements plus complexes, là où Zoom atteint ses limites.

Pour répondre à la nouvelle demande de rencontres virtuelles et hybrides, Solotech a dû créer une nouvelle équipe spécialisée et a acquis une plateforme informatique développée dans le domaine des sports électroniques qui permet des fonctionnalités plus complexes.

Des entreprises ont fait appel aux services de Solotech pour diffuser une meilleure image de marque et pour créer des rencontres de meilleure qualité, entre autres grâce à un studio nouvellement aménagé dans ses bureaux.

Un des défis, c’est la gestion de la caméra des gens de la maison. Si tu as un PDG à la maison, on le prépare dans la green room virtuelle pour s’assurer que le son est bon, etc. Les clients cherchent la qualité.

Simon Tremblay, vice-président, opérations, division médias et technologies du divertissement, chez Solotech

Des traiteurs en transformation

Chez les traiteurs aussi, l’annulation des évènements en personne a fait mal durant les premiers mois.

« Il n’y avait aucun évènement en personne, se souvient Alexis Arslanian, directeur général de Robert Alexis traiteur. On a fait des plats prêts à manger. Les gens commandaient pour chez eux. Ça a marché un peu, mais pour remplacer un congrès de 500 personnes, il faut en faire beaucoup. »

PHOTO FRANÇOIS ROY, LA PRESSE

Robert Alexis traiteur a dû réorienter son offre de services vers des évènements virtuels et hybrides.

Les traiteurs ont dû revoir leur façon de fonctionner et se réorienter eux aussi vers les évènements virtuels. « On a investi massivement en logistique. On est devenus une compagnie de colis », illustre David Carrier, président des traiteurs Agnus Dei et Avec Plaisirs. Désormais, les plats ne sont plus apportés aux tables par des serveurs, mais dans différents endroits de la ville par des livreurs.

Les entreprises sondées témoignent toutes d’une certaine reprise et du retour d’évènements récurrents dans leurs calendriers, mais cette reprise est menacée par une pénurie de main-d’œuvre et la hausse des coûts, particulièrement marquées dans le domaine de la restauration.

PHOTO FRANÇOIS ROY, LA PRESSE

Alexis Arslanian, directeur général de Robert Alexis traiteur

Niveau main-d’œuvre, il n’y en a pas. On doit refuser des demandes d’évènements. La matière première aussi est de plus en plus dure à trouver. On s’est fait lâcher par un fournisseur récemment parce qu’il manque de personnel.

Alexis Arslanian, directeur général de Robert Alexis traiteur

La menace de la quatrième vague plane aussi sur l’évènementiel, qui se retrouve à devoir encore gérer beaucoup de changements à court terme.

« On ne pense pas qu’il va y avoir un immense changement dans les prochains mois, poursuit David Carrier. On n’aura pas de retour aux partys, aux conférences et aux congrès. On s’en va dans un monde qui est hybride. »

« Les gens n’ont pas de visibilité sur ce qu’on va pouvoir faire dans un mois ou deux. Si on ne sait pas si on va pouvoir être en présence dans trois mois, on organise un évènement virtuel. Ça nous amène très souvent à du court délai, ajoute Jérôme Dussault, de Solotech. Je pense qu’à court terme, tant qu’on va voir COVID-19 dans les journaux tous les jours, définitivement, le virtuel et l’hybride vont être là très fort. »