Réunions et congrès Des défis considérables pour les organisateurs

Que ce soit au Québec ou ailleurs dans le monde, la vive concurrence dans l’industrie des congrès pousse les organisateurs à « personnaliser » les événements afin que les participants rentrent à la maison avec le sentiment d’avoir vécu « une expérience unique ».

« La tendance est aux plus petites réunions, aux microévénements, même dans le cadre de rassemblements de grande envergure », constate Isabelle Desloges, directrice générale de la firme JPdL, une firme spécialisée dans l’organisation de congrès depuis plus de 35 ans.

Elle ajoute : « Il faut trouver constamment de nouvelles idées, savoir innover, pour faire en sorte que l’expérience congrès soit inoubliable. Nous sommes tous conscients que les grandes organisations ont le choix d’aller partout dans le monde pour la tenue de leur événement. »

Surprendre

Isabelle Desloges a constaté, au cours des dernières années, que les participants expriment de plus en plus le besoin de se faire « surprendre ».

« Leur temps est précieux, ils ne disposent que de deux ou trois jours, dans certains cas, pour rencontrer des partenaires internationaux, soulève-t-elle, et ils s’attendent à ce que ce soit efficace et valorisant. »

Or, pour « surprendre » les participants et maximiser leur temps, la directrice générale ne cache pas qu’il faut y mettre tous les efforts nécessaires… et sonder les participants avant qu’ils arrivent en ville.

« Nous voulons savoir d’où ils viennent, ce qu’ils mangent, leurs intérêts, leurs attentes, énumère-t-elle. De cette manière, nous arrivons à personnaliser leur séjour. Mais ça ne se limite pas à ça : il est important qu’ils baignent dans l’atmosphère de la ville, qu’ils en apprennent davantage sur son passé historique, la chaleur des gens, le réseau universitaire d’une ville comme Québec. »

Chose certaine, organiser un congrès et satisfaire les besoins de plus en plus pointus des participants n’est pas une mince tâche, convient Isabelle Desloges.

« On nous demande de faire toujours mieux tout en respectant les budgets, souligne-t-elle. Il y a aussi des enjeux de transparence et de respect des règles d’éthique. Ceux qui nous confient des mandats d’organisation veulent s’assurer, avec raison, que chaque dollar est bien dépensé. C’est ce qu’on fait. »

D’autres défis pour les organisateurs

Ginette Bardou, directrice générale de l’Association des professionnels de congrès du Québec, qui est dans l’industrie depuis 20 ans, observe elle aussi de nouvelles tendances.

« Le portrait d’ensemble a changé, souligne-t-elle. Auparavant, on s’y prenait longtemps à l’avance pour organiser un congrès. Maintenant, les organisateurs négocient les ententes et les contrats moins d’un an avant la tenue de l’événement. Tout se fait très vite, les gens ont visiblement moins de temps pour planifier leur agenda. »

Autre constat : il y a moins de gros congrès qui débutent le jeudi, avec un banquet le samedi et un brunch le dimanche. « Ça se passe souvent durant la semaine, les participants n’ayant pas à dormir à l’hôtel », constate-t-elle.

Elle attribue ces changements au rajeunissement et à la féminisation de la clientèle. « On le voit bien : la famille passe en premier. Par conséquent, les congrès sont de plus courte durée, et on nous demande d’en tenir compte, d’être à l’écoute. »

La directrice relève que cette réalité vaut pour les congrès organisés dans les grands centres urbains comme Montréal, Québec ou Trois-Rivières, mais elle pose un défi supplémentaire dans les régions plus éloignées.

« Si un congrès se déroule à Saguenay, précise-t-elle, il faut innover davantage pour attirer des participants de Montréal, par exemple. Il devient important de vendre l’attrait de la région, et amener les participants à la découvrir tout en participant à des réunions. »