La pandémie de grippe A (H1N1) défraie la chronique. Mais sur le terrain, les inquiétudes ne semblent pas assez fortes pour mobiliser les entreprises, selon un sondage rendu public la semaine dernière par la BMO.
Il révèle aussi qu'elles sont mal préparées aux urgences en général, qu'il s'agisse d'une pandémie ou d'un autre type de crise. «Au Québec, moins d'une entreprise sur 10 a un plan pour contrer une situation majeure, constate Victor Pellegrino, vice-président, Services aux entreprises, Montréal métropolitain chez BMO. C'est inquiétant, car cela signifie que les gens ne prennent pas au sérieux les risques potentiels.»
Et plus l'entreprise est de petite taille, moins les préparatifs sont sophistiqués, selon lui.
«Elles n'ont pas de plan pour faire face à une situation qui empêcherait l'entreprise de fonctionner, par exemple, si des employés étaient dans l'incapacité de travailler, ou si les lieux de travail étaient interdits à cause d'un sinistre», dit-il.
Face à l'éventualité d'une crise sanitaire ou un autre cas de force majeure, comme une panne d'électricité de plusieurs jours, il faut un plan pour permettre à l'entreprise de continuer ses opérations et minimiser les pertes.
Dans le cas de la grippe A (H1N1), c'est d'autant plus important d'être préparé. En effet, si l'entreprise ne compte que cinq employés et que l'un d'entre eux tombe malade, les conséquences pourraient être importantes.
Les éléments de base
Un bon plan d'urgence commence par un plan de communication interne, dit Victor Pellegrino. «Il faut mettre sur pied une chaîne d'appels. On détermine qui déclenchera cette chaîne, comment rejoindre les gens, et chacun a la responsabilité de rejoindre le suivant. C'est important quand les gens sont en attente d'information pour savoir ce qu'ils doivent faire.»
L'entreprise devrait aussi faire une analyse des risques potentiels auxquels elle fait face. Il peut s'agir de risques technologiques, informatiques, sanitaires, climatiques ou matériels. Il peut aussi s'agir de risques reliés aux fournisseurs ou au personnel clé.
Quelles seraient les solutions de rechange si un important fournisseur ne pouvait plus livrer? Qui devrait prendre les décisions si les gestionnaires étaient absents?
Une fois l'analyse des risques faite, on peut déterminer les mesures à prendre pour y répondre et voir qui fera quoi en cas d'urgence.
«Par exemple, on doit avoir un plan pour travailler à distance en cas d'impossibilité de se rendre au bureau, et un système de sécurité informatique qui permet à l'entreprise d'avoir accès à ses informations. Les gens ne doivent pas dépendre entièrement d'un serveur pour fonctionner», dit M. Pellegrino.
Selon lui, les entreprises qui prennent le temps de dresser un plan d'urgence ne sont pas seulement mieux préparées à gérer les crises. Elles sont aussi en meilleure position devant les soubresauts économiques. «Le fait de réviser leurs opérations leur a permis de corriger des faiblesses et leur a apporté de la confiance pour faire face à la récession», dit-il.
La grippe A (H1N1) en entreprise
Plusieurs mesures sont à prévoir face à la grippe A (H1N1). Toute entreprise devrait mettre sur pied un plan de continuité. Celui-ci permettra d'évaluer les risques en situation de pandémie.
Le gouvernement du Québec a mis sur pied le site Pandémie Québec pour répondre aux questions concernant la grippe A (H1N1). On y trouve un guide détaillé à l'intention des entreprises pour établir un plan de continuité des opérations en cas de pandémie.
Voici les principales mesures à ne pas oublier, selon le guide (1):
> identifier un coordonnateur ou une équipe responsable de la préparation et de l'intervention en cas de pandémie;
> identifier les employés et autres ressources essentiels au maintien des opérations de l'entreprise, pour chaque lieu de travail et chaque fonction;
> établir les politiques à mettre en oeuvre en cas de pandémie concernant la rémunération et les congés de maladie, le retour au travail, la souplesse quant aux lieux et aux horaires, les mesures d'hygiène;
> vérifier si les fournisseurs et sous-traitants ont un plan de continuité des opérations;
> former et préparer une main-d'oeuvre auxiliaire pour une possible relève;
> établir un scénario prévoyant une augmentation de la demande pour nos produits et services en cas de pandémie, et un scénario prévoyant une diminution de la demande;
> déterminer les effets éventuels d'une pandémie sur la situation financière de l'entreprise;
> déterminer les effets éventuels d'une pandémie sur les déplacements professionnels;
> établir un plan de communication d'urgence et le réviser périodiquement;
> mettre en oeuvre un exercice pour tester le plan;
> prévoir l'absence des employés;
> établir des directives pour modifier la fréquence et le type des contacts personnels à privilégier entre employés et clients;
> encourager et contrôler les vaccins annuels contre la grippe saisonnière chez les employés;
> évaluer l'accès des employés aux services de soins de santé en cas de pandémie.
(1) Source: Guide à l'intention des entreprises pour la planification de la continuité des opérations en cas de pandémie d'influenza. Disponible sur www.pandemiequebec.ca