Protéger et partager ses fichiers

Sur un train Toronto-Montréal, votre ordinateur flanche, détruisant la seule copie du contrat que vous venez de rédiger d'urgence. C'est la catastrophe... sauf si vous aviez une copie de sauvegarde. Comment choisir la meilleure solution de sauvegarde et de partage de fichiers ?

Il faut d'abord déterminer si le fournisseur - il y en a des tonnes - est fiable.

« J'accorde une grande importance à la confiance que je peux avoir envers un fournisseur et son service », dit Félix Arseneau, président d'Influide, une firme montréalaise spécialisée dans la gestion stratégique de l'information. Pour lui, le souci que le fournisseur accorde à la protection et à la confidentialité des données est primordial.

« Des services gratuits comme Dropbox ou Google Drive sont susceptibles d'être piratés, mais les services payants pourraient l'être aussi », explique-t-il.

Comment, donc, séparer le bon grain de l'ivraie ?

Lire la politique de confidentialité et les engagements que le fournisseur prend à votre égard en cas de perte ou de piratage de vos données, suggère Félix Arseneau.

S'informer aussi des mesures qu'il met en place pour minimiser ces problèmes potentiels.

Les témoignages d'entreprises autant que les critiques de sources indépendantes, d'organisations, d'utilisateurs et d'experts peuvent également servir à se forger une opinion réfléchie. Vérifier par ailleurs si le fournisseur est certifié par une organisation externe.

« L'avantage des services de sauvegarde infonuagique est de vous permettre de faire des sauvegardes à partir de plusieurs appareils simultanément. Le désavantage est le risque de perte de confidentialité, malgré les mesures de sécurité. » - Félix Arseneau, président d'Influide

Et comme plusieurs de ces services sont gratuits, rien n'empêche de les essayer non plus.

« C'est super facile de déménager de l'un à l'autre. Il n'y a aucune barrière aux transferts », dit Jean-François Ouellet, professeur à HEC Montréal.

Bien sûr, la solution doit ultimement nous convenir également en matière d'espace offert pour le prix que nous sommes prêts à payer.

Et si certains documents sont ultraconfidentiels, ou si on ne fait pas confiance au réseau internet du café où on travaille, on peut toujours opter pour un disque dur externe.

« Cette méthode est sans doute la plus sûre pour votre vie privée », explique Félix Arseneau.

Elle ne permet toutefois pas de partager les fichiers en ligne avec ses collègues qui se trouvent au bureau ou ailleurs sur la route. Elle est également plus coûteuse en énergie, en espace et en temps, indique Félix Arseneau.

« Vous avez donc tout avantage à choisir quels documents méritent d'être sauvegardés ainsi. »

Trois outils

GOOGLE DRIVE

Produit phare de Google, Drive propose 15 Go d'espace de stockage gratuitement. « Pour un travailleur autonome ou mobile qui veut l'application la plus gratuite possible, Google Drive est une des meilleures solutions en matière d'espace offert », estime Jean-François Ouellet. Il note par contre que l'espace est partagé entre Drive et Gmail. « Si on reçoit beaucoup de fichiers sur Gmail, ça prend pas mal de place. »

DROPBOX

Dropbox offre 2 Go d'espace gratuitement. C'est moins que Drive, mais Dropbox est réputé comme étant très bien sécurisé. « Mes documents de comptabilité d'entreprise sont donc sur Dropbox, dit Jean-François Ouellet. Il y a d'autres fonctionnalités sympathiques. Si tu effaces un fichier par erreur, par exemple, ils vont le retrouver. » L'application mobile est aussi très pratique. « On peut sauvegarder un fichier directement dans Dropbox à partir de courriels reçus au moyen de l'application native de l'iPhone. Avec Drive, c'est impossible. »

APPLE AIRPORT TIME CAPSULE

Pour les travailleurs mobiles qui passent régulièrement par la maison, et qui ont tendance à abîmer leurs appareils sur la route, le Time Capsule permet de faire automatiquement une copie de sauvegarde de ses ordinateurs et téléphones Apple. « Pour moi, ça vaut la peine simplement parce que j'ai brisé, perdu et échappé dans l'eau plusieurs téléphones et ordinateurs portables », raconte Jean-François Ouellet. Pouvoir restaurer un ensemble de fichiers sur un nouvel ordinateur, c'est alors très pratique.