Cybersécurité Une PME agricole à la fine pointe

On peut être une entreprise âgée de plus de 90 ans et faire preuve d’une grande réactivité. En Beauce, l’entreprise agricole Couvoir Scott fait figure de précurseur en matière de conformité avec la loi 25 qui régit la protection des renseignements personnels au Québec.

Cette PME beauceronne n’est pas une jeune pousse spécialisée dans les dernières innovations numériques. L’entreprise agricole familiale, qui emploie 150 travailleurs à Scott, dans la Beauce, en est à sa quatrième génération de dirigeants avec son directeur général, Sébastien Morin, qui est l’arrière-petit-fils du fondateur de l’entreprise.

La PME née en 1931, qui produit des poussins destinés à devenir des poulets à chair chez les clients de Couvoir Scott, s’est fait expliquer les enjeux de la loi 25 par son fournisseur de services-conseils, l’entreprise Praxo située à Sainte-Marie, à quelques kilomètres de là. Plutôt que de repousser le chantier à plus tard, l’entreprise a décidé de relever immédiatement le défi, alors qu’elle s’apprêtait à numériser ses archives depuis sa création.

Si l’enjeu n’était pas une inquiétude avant la sensibilisation à la protection des données, « nous nous sommes rendu compte qu’en grossissant, l’entreprise détenait de plus en plus de renseignements personnels », explique Laurence Brousseau. Par exemple, une cinquantaine de travailleurs étrangers viennent chaque année travailler dans l’entreprise, qui les aide dans leurs démarches pour obtenir leur numéro d’assurance sociale (NAS). « Nous nous sommes demandé comment avoir une gestion efficace et sécuritaire de toutes ces informations. »

Accepter la remise en question

Le chantier nécessite de se questionner. « Il faut accepter de se dire que peut-être on ne fait pas les choses comme il faudrait », explique Laurence Brousseau. À partir de ce constat, « on peut se demander comment faire pour améliorer les processus de manière à être conforme ».

L’entreprise a multiplié les changements au cours des derniers mois. Les archives remontant à la création de la PME ont été numérisées pour être conservées de manière sécurisée. Les dossiers d’employés, autrefois imprimés sur papier, sont désormais hébergés sur une plateforme sécurisée, distincte du serveur de l’entreprise, avec des accès limités.

« Nous sommes arrivés à un processus qui fonctionne bien pour nous, qui détermine qui fait quoi, quelle personne a accès à quels fichiers », illustre la directrice des ressources humaines. À présent, dès la réception d’un courriel de candidature comportant un CV, un processus interne s’assure de la protection des renseignements personnels du candidat. La même méthode a été appliquée au partage des documents avec les fournisseurs externes et les sous-traitants.

Protéger le mieux possible

Un registre a été mis en place pour mentionner les envois erronés de courriels comportant de l’information sensible. « Si je me trompe de destinataire, je remplis le formulaire pour signaler l’incident », détaille Laurence Brousseau. Une démarche est alors engagée avec le destinataire pour détruire les renseignements personnels. « Tout est fait pour limiter au maximum le fait que des informations se retrouvent là où elles ne devraient pas être. »

Couvoir Scott a numérisé et sauvegardé de façon sécurisée 92 ans de documents d’archives.

Ce n’est pas parce qu’elle se met en conformité avec la loi 25 que l’entreprise se considère à l’abri de tout incident. « Nous faisons le mieux que nous pouvons et nous sommes satisfaits avec ce que nous faisons », résume M^me Brousseau.

C’est grâce à sa culture et à ses valeurs que l’entreprise s’est mise en conformité, considère Laurence Brousseau. « Cela fait partie de nos valeurs de ne pas attendre d’avoir une amende pour nous conformer. Nous sommes toujours prêts à débroussailler le chemin, se félicite-t-elle. C’est ce qui nous amène à aider d’autres entreprises pour leur expliquer comment embaucher les travailleurs étrangers. On aime ça faire les choses bien ! »

Laurence Brousseau concède qu’il reste quelques petites choses à achever pour être en totale conformité avec la loi 25, mais tout sera terminé d’ici la fin de l’année, assure-t-elle, en soulignant l’étendue de la protection apportée par cette démarche : « Nous l’avons fait pour l’entreprise, pour nos clients, pour nos fournisseurs, pour nos employés. Cela apporte une tranquillité d’esprit à tout le monde. »