Les évènements prévus au Palais des congrès de Montréal sont soigneusement planifiés, mais il est très rare que tout se passe sans imprévu ou changement de dernière minute. C’est au coordonnateur aux évènements que revient la tâche de faire opérer la magie pour que le client reparte satisfait. Blaise Nicoloff Cyr, le plus ancien de l’équipe de coordonnateurs, lève le voile sur son travail au quotidien.

Bill Clinton a rencontré Jean Chrétien en 2017 au Palais des congrès de Montréal pour souligner l’importance des liens d’amitié entre le Canada et les États-Unis. Tout allait comme sur des roulettes dans l’organisation jusqu’à ce que Blaise Nicoloff Cyr reçoive un appel : l’ancien président des États-Unis allait arriver plus tôt que prévu. Beaucoup plus tôt.

« Il faut énormément de sécurité pour accueillir Bill Clinton, alors on a dû tout chambouler l’horaire », raconte-t-il.

Parfois, ce sont des congressistes qui s’ajoutent à la dernière minute. « Nous travaillons avec Capital Traiteur, dont la capacité à produire est extraordinaire et parfois, on les appelle le matin pour que le soir, on puisse servir 500 couverts de plus, indique Blaise Nicoloff Cyr. Capital Traiteur doit vérifier que c’est possible avec ses fournisseurs. Puis nous devons modifier la salle. Nous devons vraiment travailler avec des équipes de feu ! Il faut aimer ce genre de défi et ne pas être stressé dans la vie. »

Pour tenter d’éteindre tous les feux en même temps lors d’une journée d’évènement, Blaise Nicoloff Cyr arrive souvent au travail très tôt, autour de 5 h. Il n’arrête pas une seconde, généralement jusque vers 16 h, mais parfois, jusqu’à très tard, par exemple s’il y a une soirée de gala. « Ma montre me dit que je marche souvent 30 kilomètres par jour ! Puis, je reçois ou fais environ 40 appels toutes les 30 minutes. Il y a toujours des imprévus, mais avec l’expérience, on développe de bons réflexes pour trouver des solutions à tout. »

Redémarrer la machine

Pendant la pandémie, Blaise Nicoloff Cyr ne s’est pas tourné les pouces. Au plus fort de la crise, il a donné un coup de main dans l’administration à l’hôpital Notre-Dame, puis il a été très occupé au Palais qui a accueilli notamment un centre de vaccination.

Mais il reste que nous n’avions pas vraiment tenu de grands évènements en présentiel depuis deux ans, alors il a fallu redémarrer la machine, et nos fournisseurs aussi. Puis, partout, il y a eu beaucoup de changements dans le personnel.

Blaise Nicoloff Cyr, coordonnateur aux évènements au Palais des congrès

Dans sa propre équipe, Blaise Nicoloff Cyr a aussi dû former de nouveaux coordonnateurs. « Nous avons dû les former très rapidement, mais en même temps, il y a des apprentissages qui se font sur le long terme, parce que chaque moment de l’année est différent, précise-t-il. Aussi, pour tout ce qui touche à l’accueil de la clientèle de différentes origines, il est important de le vivre pour vraiment comprendre. »

Celui qui a travaillé en tourisme pendant plusieurs années au Mexique, en France et en Grèce avant de revenir au Québec est confiant pour l’avenir.

« Certains ont pensé pendant la pandémie que tout serait en virtuel à l’avenir, mais on a réalisé qu’on a besoin de contacts humains, affirme-t-il. On poursuivra nos efforts pour organiser des évènements à la hauteur des attentes. »