L’innovation
Un logiciel, Beenote, et sa version plus complète, Beeboard, entièrement consacrés à la tenue de réunions. De la planification à la mise en ligne de documents collaboratifs en passant par des comptes rendus, avec historiques et tableaux de suivi, ces outils s’adressent tant aux conseils d’administration qu’aux simples réunions d’équipe.
Qui ?
Entrepreneur en série de la région de Québec qui s’est surtout lancé dans des projets technologiques depuis 1990, bachelier en relations industrielles de l’Université Laval, Louis Turmel a eu une révélation en 2008. « J’ai assisté à tellement de mauvaises réunions dans ma vie. Cette fois-là, on me convoque pour un démarrage de projet : quatre personnes, la réunion a duré deux heures, rien n’a été décidé. Quand je suis arrivé à la maison, l’idée a germé dans ma tête. »
Quelques années plus tard, il met à contribution ses développeurs au sein de son entreprise informatique Comnet et met au point en 2016 Beenote avec un mandat précis : « Créer un logiciel pour aider à tenir des réunions. »
Le produit est aujourd’hui utilisé dans 105 pays par quelque 10 000 organisations. L’entreprise située à Lévis compte cinq employés. Louis Turmel en est le fondateur et PDG.
Le produit
En entrevue, bon vendeur, Louis Turmel commence par une statistique-choc : aux États-Unis, on estime que les réunions coûtent 37 milliards US par année aux organisations. « Je dis que c’est le plus grand vol qui existe. La plupart des réunions sont totalement inutiles : il n’y a pas d’ordre du jour, les gens discutent de n’importe quoi et il n’y a pas de suivi. Des réunions qui ne devraient durer que 15 minutes durent 2 heures. »
Voilà posé, en trois points, l’essentiel de ce que permettent de faire Beenote et Beeboard : établir un ordre du jour clair et structuré, permettre des réunions collaboratives et livrer des comptes rendus personnalisés. Il s’agit d’une plateforme infonuagique, donc accessible de partout pour tous les participants, ce qu’on appelle dans le jargon Software as a Service (SaaS), mais que M. Turmel a rebaptisé Maas. « Pour Meeting as a Service », explique-t-il.
S’ajoutent à ces outils de base des fonctions permettant par exemple de conserver et de classer un historique des réunions, d’établir un chronomètre par sujet et de compartimenter le travail entre équipes. Les paresseux vont détester : « On peut même dire au début d’une réunion qui a ouvert les documents », explique le PDG.
Beenote et Beeboard sont pleinement intégrés aux outils de bureautique comme Microsoft 365, Google Workspace, Teams et même Antidote.
Les outils sont offerts en quatre formules, allant de l’accès à Beenote pour un usager à 130 $ par année à 1575 $ annuellement pour sept usagers sur Beeboard. Une formule gratuite est également proposée, avec limite de cinq participants, trois sujets et trois tâches par réunion et trois mois d’historique.
La clientèle est surtout composée d’organismes à but non lucratif et de PME, « ceux qui veulent améliorer leur gouvernance, mais n’ont pas nécessairement les moyens de payer une fortune », résume M. Turmel. Bien que les logiciels soient disponibles en français et en anglais, c’est surtout dans le monde francophone, du Québec à la Belgique en passant par la France et la Suisse, que se concentre la clientèle.
Les défis
Le premier défi a été essentiellement technologique : sur quelle architecture informatique fallait-il dès le départ établir Beenote ? « Quand j’ai fait le choix des technologies, aucun des deux programmeurs ne les maîtrisait : il a fallu qu’ils les apprennent », raconte M. Turmel.
Par la suite, il a fallu être conséquent avec l’idée de départ et s’assurer que l’interface de Beenote soit facile à utiliser.
Le plus dur, ç’a été d’arriver à simplifier le processus, pour que quand tu ouvres le logiciel, tu saches où tu t’en vas. On a fait des allers-retours, on a mis des boutons, on les a changés. On croit avoir atteint notre objectif.
Louis Turmel, PDG et fondateur de Beenote
L’avenir
D’abord non, contrairement à la quasi-totalité des entreprises technologiques québécoises, Beenote ne se lancera pas à court terme à l’assaut du marché américain. « Mon logiciel est disponible en anglais, j’ai des clients en Angleterre, en Australie, au Canada anglais, précise le PDG. Mais faire des démarches commerciales plus spécifiques est complexe : le coût d’achat des mots-clés [sur les moteurs de recherche] est exorbitant. Nos concurrents ont beaucoup de sous. »
Chose certaine, les utilisateurs de Beenote souhaitent plus d’intégration de l’intelligence artificielle, note-t-il. « Les gens me demandent si l’IA pourrait refaire les ordres du jour. On n’en est pas là, mais on regarde les possibilités d’ajouter la reconnaissance de la parole, pour la transcription et les résumés de textes. »