Télétravail et retour au bureau en mode hybride ont compliqué l’organisation de réunions, alors que les membres d’une équipe sont rarement présents le même jour. Solution : la réunion « comodale ». Ce terme encore méconnu désigne une réunion où une partie des collègues est sur place tandis que les autres suivent en visioconférence. Voici quatre conseils pour les réussir.

Penser en fonction des collègues à distance

Idéalement, une réunion comodale requiert l’utilisation d’une caméra, qui filme les participants sur place, et de micros, pour permettre aux collègues à distance de bien les voir et d’entendre leurs interventions. On s’assure donc que l’équipement soit ajusté de façon à ce que tout le monde soit bien visible et audible.

« Il faut aussi bien compter le nombre de collègues à distance pour s’assurer de ne pas les oublier, car c’est un risque de cette formule, dit Nicolas Sève, formateur pour l’École des dirigeants de HEC Montréal. On demande aux gens à distance de se connecter à l’avance pour faire des tests techniques avant de commencer. Si on n’a pas de caméra pour filmer la salle, les personnes présentes sur place vont se connecter aussi avec leur ordinateur. »

Au début de la rencontre, on souligne aux personnes à distance l’importance de leur participation pour montrer qu’on ne les oublie pas, et on les nomme pour leur donner la parole pendant la réunion.

Nicolas Sève, formateur pour l’École des dirigeants de HEC Montréal

Confier des responsabilités à plusieurs participants

« Il est bon de distribuer des rôles et responsabilités aux participants, incluant ceux qui sont en ligne, par exemple en nommant quelqu’un qui sera responsable de l’interaction comodale, autre que l’animateur, qui a déjà fort à faire », dit Nicolas Sève, qui est aussi cofondateur et associé de C3pH.

Un autre participant lira les commentaires dans le clavardage de l’application de visioconférence, un autre prendra des notes, et ainsi de suite.

Séparer les participants en sous-groupes

Idéalement, les réunions comodales devraient être plus courtes que les autres, en raison de leur complexité. Toutefois, s’il faut que la réunion dure une heure ou plus, l’utilisation de salles scindées dans l’application de visioconférence est un bon moyen de rythmer la rencontre, de casser la routine et de maintenir l’attention. Elle permet aussi aux collègues à distance et à ceux au bureau d’échanger par petits groupes et de se concentrer sur un thème particulier.

Idéalement, on va mettre des participants à distance en sous-groupes avec ceux en présentiel, et ceux-ci devront évidemment se connecter à la visioconférence.

Nicolas Sève, formateur pour l’École des dirigeants de HEC Montréal

Utiliser des outils interactifs

L’utilisation d’outils en ligne est un excellent moyen de faire participer tout le monde, d’avoir des visuels accessibles à tous et de capter l’attention. Les applications utiles aux réunions à distance prolifèrent sur le marché.

« Il existe ce qu’on appelle des murs interactifs comme Stormboard, Whiteboard, Miro, Jamboard, Mural ou Padlet, dit Nicolas Sève. Ce sont des tableaux interactifs. Par exemple, Whiteboard est comme un tableau blanc sur lequel tout le monde peut écrire. Avec Padlet, on peut utiliser des modèles existants pour gagner du temps. D’autres types d’outils permettent de faire des sondages en temps réel, comme Kahoot, Wooclap ou Poll Everywhere, avec diverses fonctionnalités, par exemple des nuages de mots que les gens créent tous ensemble en temps réel alors que leurs collègues peuvent cliquer pour “aimer” s’ils sont d’accord. »