Une mer de travailleurs roulent des yeux ou soupirent chaque fois qu'ils sont convoqués à une nouvelle réunion. Quand ils ne grognent pas.
Une mer de travailleurs roulent des yeux ou soupirent chaque fois qu'ils sont convoqués à une nouvelle réunion. Quand ils ne grognent pas.
Selon l'American Management Association, le nombre trop élevé de réunions figurerait parmi les principales raisons pour lesquelles les employés détestent leurs gestionnaires. L'organisme américain est arrivé à cette conclusion après avoir sondé plus de 50 000 travailleurs dans 65 entreprises.
Si les réunions n'ont pas la cote, c'est peut-être qu'elles sont rarement exécutées dans les règles de l'art.
La méthodologie
L'erreur la plus répandue est de procéder sans méthode, disent les experts.
Attention, il ne s'agit pas d'être procédurier, mais de définir clairement les règles du jeu.
Souvent, les gens n'oseront pas le faire.
Par pudeur ou par crainte de se brimer les uns les autres, estime Daniel Lapensée, conseiller en ressources humaines agréé et vice-président de la boîte de formation et de consultation COSE.
Y a-t-il des règles universelles? «Je dirais plutôt qu'il y a des classiques, note M. Lapensée. Par exemple, on doit décider qui surveille le temps. Qui passe la parole. Quelle qualité d'écoute est exigée des participants. Parfois, on peut imposer que chaque intervenant reformule les propos de la personne qui le précède.»
Tous les paramètres de fonctionnement de l'équipe doivent être explicités, «même si on n'est plus des enfants», comme il l'entend souvent. «La maturité d'une équipe n'a rien à voir avec la maturité des gens qui la composent», dit-il.
Evelyn de Blois, formatrice à Technologia, enseigne l'art de maximiser l'efficacité des réunions. Ses conseils de base semblent simples. Mais encore faut-il les appliquer.
«On commence la réunion à l'heure dite. Tant pis pour les retardataires», recommande Mme de Blois, qui insiste aussi sur l'importance de préparer un ordre du jour détaillé. En préambule, l'objectif de la rencontre ainsi que les résultats attendus doivent être clairement indiqués.
Responsabilité et durée
Pour chaque point de discussion, on doit préciser le responsable ainsi que la durée allouée. Il faut à tout prix éviter les réunions qui s'éternisent.
Une règle d'or: terminer la rencontre à l'heure dite. Enfin, on rédige un procès-verbal, rappelle Mme de Blois.
Pourquoi un procès-verbal? Pour informer les absents et pour se rappeler les décisions dans trois mois. S'il n'y a rien à écrire, c'est peut-être qu'il n'y avait pas lieu de déranger des gens!
Concernant l'animateur, Daniel Lapensée recommande de choisir une personne neutre, qui ne participera pas aux discussions de fond. «La qualité du travail d'équipe dépend certes de l'expertise de ses membres. Mais c'est l'animateur qui fait lever le gâteau.»
Une base du travail d'équipe
Le rôle du facilitateur ne revient pas de droit à la personne ayant le plus d'ancienneté ou occupant le plus haut rang hiérarchique. «Le groupe doit se demander: Qui veut le faire? Qui a assez de détachement pour le faire?» note M. Lapensée.
On peut aussi décider de changer l'animateur le plus souvent possible. À terme, la rotation permettra à chacun d'assimiler les règles.
Selon M. Lapensée, une erreur classique consiste à laisser faire, à tarder à intervenir en cas d'infraction. Il faut agir immédiatement. Le groupe doit comprendre que c'est tolérance zéro!
Deux têtes valent mieux qu'une, dit le proverbe.
Mais 25 têtes, ça ne vaut pas un clou quand on veut planifier le party de Noël du bureau.
À la Financière Sun Life, Louise, 58 ans, en a fait l'expérience.
«Une année, le comité a été ouvert à tous. En passant de six à 25 membres, même choisir la couleur des invitations est devenu compliqué. Une voulait du rouge et vert classique, une autre tenait au mauve pour faire original.»
Le travail d'équipe prend tout son sens quand la contribution de chaque membre est nécessaire.
On ne mobilisera jamais un employé qui se sait superflu ou uniquement présent pour la forme.
Dans les grands projets, faut-il réellement inviter un représentant de chaque service à toutes les réunions, questionne Daniel Lapensée.
Dans la mesure du possible, on visera la complémentarité des compétences.
Dans une équipe pluridisciplinaire, l'idéal sera d'avoir un seul collaborateur par champ d'expertise voulu, estime M. Lapensée.
Chacun trouvera alors l'expérience valorisante, car sa contribution sera visible.