Chez PCMS Conseil, on ne badine pas avec les réunions. Cette société d'experts-conseil en informatique et en gestion de projets refuse de perdre son temps en bavardage inutile. Solution: les réunions quotidiennes se déroulent debout.
Chez PCMS Conseil, on ne badine pas avec les réunions. Cette société d'experts-conseil en informatique et en gestion de projets refuse de perdre son temps en bavardage inutile. Solution: les réunions quotidiennes se déroulent debout.
«Depuis deux ans, l'équipe de développement se réunit ainsi tous les matins pour discuter pendant cinq à dix minutes de ce qui a été fait hier et de ce qui sera fait aujourd'hui, explique le vice-président au développement, Stéphane Poirier. Le fait d'être debout rend les gens plus actifs et plus attentifs. Ces réunions sont extrêmement productives et stimulantes.»
Bien peu d'employés éprouvent malheureusement une telle satisfaction à la sortie des réunions. Plusieurs estiment d'ailleurs qu'ils y perdent environ 30 % à 40 % de leur temps. C'est ce qui se dégage systématiquement des sondages effectués par Claude Sévigny lors des formations qu'il donne sur le sujet.
«Les trop nombreuses rencontres sont souvent le signe d'une gestion déficiente ou d'un manque d'organisation», observe le conseiller en ressources humaines agréé.
Des réunions improductives à répétition sont lourdes de conséquences. Des chercheurs américains ont conclu l'an dernier que plus la fréquence et la durée des réunions sont importantes, plus l'employé s'en portera mal au quotidien.
À long terme, les entreprises victimes de ce qu'on appelle la «réunionite» subiraient une baisse du rendement et de la satisfaction de leurs employés, ainsi qu'une augmentation de l'absentéisme et du roulement de personnel.
Vive les réunions!
Les réunions ne devraient pas être les bêtes noires des travailleurs, selon Denis Morin, professeur en gestion des ressources humaines à l'École des sciences de la gestion de l'UQÀM.
«Quand elle est menée rondement, la réunion est une bonne chose, explique-t-il. C'est un instant de vie démocratique de l'entreprise qui permet l'échange et la confrontation des idées. C'est par ailleurs un des seuls moments où les employés peuvent analyser les conséquences de leur travail sur celui des autres.»
Mais avant de convoquer une réunion, il est avisé de s'interroger sur son utilité. «Lorsqu'on veut partager une simple information, mieux vaut exploiter l'intranet et les courriels», recommande Claude Sévigny. Il note qu'une réunion est nécessaire seulement lorsque les points à l'ordre du jour concernent au moins 70% des employés invités.
Ce même ordre du jour doit contenir des objectifs précis. «La réunion ne s'improvise pas, rappelle Denis Morin. Elle est un tremplin pour l'action.»
Le professeur croit par ailleurs que, à l'heure des organisations éclatées, il est avantageux de se réunir par web-conférence, appel-conférence ou vidéo-conférence.
«Mais on ne peut échapper à une éventuelle rencontre face-à-face, ajoute-t-il. Les gens ont besoin d'un contact humain, car l'entreprise demeure un milieu social.»
Même s'il n'existe pas de recette magique quant à la durée et à la fréquence des rencontres, M. Sévigny croit que les réunions de une à deux heures sans pause sont les plus efficaces.
Un carrefour de personnalités
Diriger une réunion est un art. «L'animateur doit capter la nature des personnalités de ses employés et jongler avec leurs forces et leurs faiblesses», affirme Denis Morin qui a dressé une liste de ces tempéraments.
Il y a ceux qui sont orientés sur la tâche, d'autres sur l'analyse. Il y a ceux qui affichent leur supériorité et ceux qui s'écoutent parler. Il y a ceux qui ne comprennent jamais rien, d'autres qui sont toujours insatisfaits, sceptiques ou blasés. Il y a aussi les yes men, les dormeurs, les «hors sujet», les mous sans opinion. Sans oublier les historiens. «Ils gardent un souvenir impérissable du mode de fonctionnement antérieur», commente M. Morin.
Les animateurs doivent donc chercher à ce que tous puissent s'exprimer dans un temps limité, éviter les digressions, prévenir les conflits ouverts et surtout, protéger l'estime des employés. «On brasse des idées, pas des personnes», ajoute le professeur.
Quant aux éternels retardataires, PCMS Conseil a trouvé un remède à toutes épreuves contre leur mauvaise habitude. «Pour la prochaine réunion, ils doivent acheter des muffins pour tout le monde, dit Stéphane Poirier en riant. Croyez-moi, ils s'en souviennent la fois suivante.»
MODE D'EMPLOI
Si les réunions tournent parfois à vide, elles peuvent aussi être le lieu d'échanges acrimonieux où les employés lavent leur linge sale en public. Pour éviter de telles situations, Denis Morin, professeur à l'École des sciences de la gestion de l'UQÀM, invite les travailleurs à respecter les principes cardinaux de la bonne communication en réunion.
1. Je reconnais comme valide la position de l'autre.
2. Je cherche à comprendre des idées différentes des miennes.
3. Je veille à distinguer les faits des opinions.
4. J'essaye de saisir le cadre de référence de mes collègues.
5. J'exprime clairement mon désaccord dans le respect de l'autre.