Certains internautes sont littéralement noyés sous un déluge de courriels que rien ne semble pouvoir arrêter. Comment gérer une correspondance effrénée sans devenir fou? Voici quelques conseils pour survivre dans «l'âge de l'interruption».
Certains internautes sont littéralement noyés sous un déluge de courriels que rien ne semble pouvoir arrêter. Comment gérer une correspondance effrénée sans devenir fou? Voici quelques conseils pour survivre dans «l'âge de l'interruption».
Jean-François, cadre en recherche pharmaceutique à Montréal, ne peut tout simplement plus répondre à tous les courriels qu'il reçoit. Se trouvant malgré lui dans un carrefour des correspondances de l'entreprise, il a choisi le silence pour ne pas devenir fou.
«Je recevais tellement de courriels que j'ai décidé un jour de ne plus répondre, juste pour voir si tout allait s'écrouler, plaisante-t-il. C'était de toute façon impossible de répondre à tous. La plupart me demandaient de confirmer des échéances ou des rendez-vous, toutes sortes de vérifications anodines.»
Face au silence de Jean-François, ses correspondants ont imaginé de nouvelles stratégies. «D'abord, ils ont commencé à mettre des petits drapeaux sur leurs courriels, à écrire en majuscules, etc. Comme je ne réagissais toujours pas, les plus malins ont commencé à me téléphoner au lieu de m'écrire, en me disant de lire leur courriel, car il était vraiment important. Ça a fonctionné au début, car j'étais gêné de ne pas répondre à un courriel après l'avoir promis de vive voix.»
«Mais ils ont dû se donner le mot, parce qu'ils se sont tous mis à m'appeler. Comme ça sonnait toutes les cinq minutes, j'ai également cessé de répondre au téléphone, en laissant ma boîte vocale se remplir. Depuis, certains d'entre eux rôdent souvent autour de mon bureau, et me coincent dans le corridor pour m'inviter à écouter leurs messages.»
C'est pour faire face à des situations comme celle-là que le consultant américain Mike Song vient de publier un guide à l'usage des «hamsters» du courriel, The Hamster Revolution : How to Manage Your Email Before It Manages You (Ed. Berrett-Koehler).
«Le syndrome du hamster, c'est que plus il court sur sa roue, plus elle tourne. C'est pareil avec les déluges de courriel : plus on en traite, plus on en reçoit», explique-t-il.
La solution préconisée par M. Song, avec ses deux coauteurs, consiste en trois étapes faciles : écrire moins de courriels afin d'en recevoir moins, rédiger des messages clairs avec des titres précis pour éviter les questions, et limiter les «copies conformes» aux interlocuteurs indispensables. Avec ces trois principes de base, on réduit sensiblement le nombre de courriels reçus, assure M. Song.
L'auteur, qui dit avoir réussi à réduire le nombre de courriels de plus de 10 % dans de grandes entreprises qu'il a conseillées, recommande aussi l'utilisation d'applications en ligne, comme le site Google Documents qui permet de collaborer au même document à plusieurs sans avoir à échanger ses versions successives par courriel.
Le recours au téléphone reste efficace, reconnaît M. Song, mais à condition qu'un être humain soit au bout de la ligne : les boîtes vocales labyrinthiques mises en place par certaines entreprises découragent les appels.
Jean-François, quant à lui, ne risque pas de voir la fin de son calvaire épistolaire de sitôt; il y a deux semaines, son patron lui a «offert» un BlackBerry...
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