Vous est-il déjà arrivé de sortir d'une réunion avec la vague impression d'avoir perdu votre temps?

Vous est-il déjà arrivé de sortir d'une réunion avec la vague impression d'avoir perdu votre temps?

Si c'est le cas, c'est que la réunion était mal préparée.

«Au départ, il faut savoir ce que l'on veut, dit Louise Lachapelle, consultante en communications et formatrice à HEC Montréal. On doit avoir un objectif à atteindre pendant la réunion.»

L'animateur doit préparer un exposé d'introduction de quelques minutes pour expliquer parfaitement ce qui va se passer. Il propose l'ordre du jour et demande au groupe de l'approuver.

«En faisant cela, il obtient un contrat psychologique avec le groupe, ajoute-t-elle. Si les choses dévient par la suite, ce sera ainsi plus facile de remettre le train sur ses rails.»

L'animateur doit aussi préciser les règles du jeu et annoncer ses attentes. Par exemple, si on discute d'un sujet chaud, on peut dire une phrase comme: «Je suis ouvert aux critiques, mais je vous demande d'être courtois et d'éviter les attaques personnelles.»

L'animateur doit aussi résumer ce que chaque personne a dit. S'il y a des pour et des contre, il doit faire une synthèse des différents arguments.

Si c'est le patron qui anime, il doit exprimer son opinion en dernier pour éviter d'influencer les participants.

Un truc pour sauver du temps: fixer une durée limite pour chacun des éléments à l'ordre du jour.

Choisir le bon lieu et l'aménager

Pour Raymond Laprée, l'envoi d'un avis de convocation clair est crucial pour préparer les participants aux tâches à accomplir.

Il est important de choisir le lieu qui convient aux objectifs et d'aménager la salle de façon à être efficace, précise l'enseignant en animation de groupes. Son livre 8 clés pour réussir ses réunions a remporté le Prix du livre d'affaires 2007 de HEC Montréal.

«L'espace est un outil d'animation et peu de gens le réalisent, dit-il. On aménage une salle de façon différente selon les objectifs poursuivis.»

Dans le cas de réunions de plusieurs heures ou d'une journée, M. Laprée conseille d'aller en dehors du milieu de travail.

«L'avantage d'aller dans un hôtel, c'est de gagner en efficacité. Quand la réunion est faite sur les lieux de travail, les gens entrent et sortent, retournent à leur bureau et étirent les pauses», dit l'enseignant.

Par ailleurs, il faut tenir compte des objectifs dans le choix des lieux. Pour résoudre les conflits ou stimuler la créativité, il est certes avantageux de sortir du bureau pour casser les vieilles habitudes.

«On choisit un chalet si on veut bénéficier d'un cadre de liberté. Ça ne veut pas dire que la production sera plus efficace, mais les relations personnelles vont en profiter. S'il y a un peu de tension dans l'équipe, les gens seront peut-être plus ouverts envers les autres.»

Toutefois, une réunion sur les changements organisationnels doit se faire sur les lieux où ces changements se produiront.