Il est difficile pour une entreprise de se retrouver dans le dédale des règles administratives créées par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Il est difficile pour une entreprise de se retrouver dans le dédale des règles administratives créées par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour la guider, Pierre Taillefer, associé responsable des services-conseil en technologies de l'information chez PricewaterhouseCoopers, présente une approche intégrée.

Sa politique en matière de renseignements personnels repose sur quatre éléments:

1) La protection des renseignements

Tout d'abord, il faut déterminer les renseignements que détient l'entreprise.

"Quelles sont les informations qu'il faut protéger?, demande-t-il. En plus des renseignements concernant les employés, on doit aussi, dans certains cas, tenir compte des clients et des fournisseurs."

2) L'accès à l'information

La protection des renseignements personnels ne signifie pas que ces derniers ne seront jamais divulgués.

Certains organismes ou personnes peuvent avoir le droit d'obtenir certaines informations. Pensons au fisc ou aux assureurs.

Dans ce cas, il faut déterminer les modes de cueillette des données, puis, le mode de diffusion.

Ils aideront les dirigeants de l'entreprise à définir la politique qui verra à prévoir quels renseignements seront recueillis et lesquels, parmi ceux-ci, seront diffusés et à quelles conditions.

"Il se peut même que l'information soit automatiquement diffusée", prévient M. Taillefer.

Par exemple, les sociétés cotées en Bourses doivent divulguer la rémunération versée aux cadres supérieurs ainsi que les transactions d'initiés.

3) La classification

Une fois les données recueillies il faut les conserver. La firme comptable retenue par l'entreprise pourra alors l'aider à déterminer les modes de classification et la durée de détention des renseignements.

4) La destruction des données

Finalement, la société devra prévoir le mode de destruction des données lorsque ces dernières deviendront obsolètes.

"Il faudra s'assurer que les renseignements ne peuvent pas être reconstitués", précise Pierre Taillefer.

Ces mesures ne préviendront peut-être pas une fuite, mais elles réduiront la probabilité qu'un incident malencontreux survienne.