Des défis, les entrepreneurs et les gestionnaires en rencontrent tous les jours. La Presse vous propose ces prochaines semaines un enjeu qui pose problème et des solutions inspirantes adoptées par des gens sur le terrain. Cette semaine: comment gérer le casse-tête des vacances?
La saison des vacances arrive à grands pas. «Ô joie!» diront plusieurs. Mais pour les gestionnaires d'entreprises, l'attribution des semaines de congé est souvent un casse-tête. Voici comment deux organisations très différentes relèvent le défi.
L'Industrielle Alliance est une compagnie d'assurance et de services financiers où les syndicats sont absents. La Régie des rentes du Québec (RRQ) est un organisme gouvernemental où la plupart des employés sont syndiqués. La façon de gérer les vacances dans ces organisations diffère, mais on remarque aussi plusieurs points communs. Les deux patrons des ressources humaines ont accepté de partager leur façon de faire avec La Presse.
Évaluer les besoins
Pour attribuer les semaines de vacances et satisfaire les employés, les gestionnaires de l'Industrielle Alliance et de la RRQ analysent d'abord leurs besoins de main-d'oeuvre.
«On estime le volume d'appels à partir des années antérieures pour déterminer le nombre de préposésrequis chaque semaine, indique Sylvie Barcelo, vice-présidente des ressources humaines à la RRQ. Les autres opérations, comme les transactions bancaires, sont plus faciles à contrôler parce qu'elles sont plus prévisibles.»
«Nous nous assurons de maintenir la qualité du service à la clientèle par ligne d'affaires et par localité», indique Jean-François Boulet, vice-président principal, ressources humaines et communications, à l'Industrielle Alliance où la période estivale ne constitue pas une période de pointe.
S'y prendre d'avance
D'après la Loi sur les normes du travail, l'employeur a le privilège de fixer la date des vacances de ses employés. Il doit informer le salarié quatre semaines avant le début de son congé. Toutefois, les deux vice-présidents interviewés affirment s'y prendre plus d'avance.
«Dès janvier, on prévoit les vacances pour que les gens puissent s'organiser», affirme le vice-président de l'Industrielle Alliance, qui compte plus de 4000 employés à la grandeur du Canada.
À la RRQ, c'est plutôt vers le mois de mars que les employés font part de leurs demandes.
«Puis, en avril, on affiche le calendrier», précise la vice-présidente de l'organisme gouvernemental qui compte environ 1200 employés, majoritairement à Québec.
Conventions collectives
À la RRQ, les conventions collectives donnent les balises de la gestion des semaines de vacances. «Nous partons des demandes des employés et la plupart du temps, nous pouvons répondre à leurs souhaits, affirme Mme Barcelo. Les demandes ont beaucoup évolué dans les dernières années; elles sont plus réparties entre juillet, août et d'autres moments dans l'année comme le temps des Fêtes et la semaine de relâche.»
Si c'est impossible de satisfaire tout le monde, l'ancienneté tranche.
Une seule autre règle doit être respectée: «Si l'employé le souhaite, il faut lui donner au moins deux semaines de vacances continues», précise Sylvie Barcelo.
Lignes directrices
D'après un sondage réalisé l'an dernier auprès de membres de l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CRHA), près de 78% des répondants ont affirmé avoir une politique encadrant le choix des vacances annuelles.
À l'Industrielle Alliance, on a opté pour des lignes directrices applicables partout au Canada et aux États-Unis, équipe par équipe. «Tous ensemble, nous devons répondre aux besoins des clients et nous entraider pour y arriver», explique Jean-François Boulet.
L'Industrielle Alliance prône la confiance et la discussion. «Chaque coordonnateur rencontre ses employés et ils s'entendent, affirme M. Boulet. Nous ne voulons forcer personne à prendre ses vacances dans une période qui ne lui convient pas parce que, de toute façon, il pourrait bien arriver avec un billet du médecin pour pouvoir s'absenter!»
Il n'y a aucune règle précise à respecter.
«Tant que personne ne prend ses vacances au détriment de ses collègues et que le client est respecté, ça va, précise M. Boulet. S'il y a des plaintes, nous agissons.»
Dans le même sondage de l'Ordre des CRHA, près du quart des répondants a affirmé que leur entreprise fonctionne par consensus entre les équipes.
Favoriser un bon climat de travail
La bonne entente des employés facilite aussi la répartition des vacances.
«On voit des employés s'échanger des semaines, indique Mme Barcelo. C'est par de petits gestes comme ceux-là qu'on voit l'importance d'un bon climat de travail.»
«Il arrive qu'un cadre déplace une de ses semaines pour permettre à un autre de prendre ses vacances avec sa femme. Nous prêchons par l'exemple, affirme Jean-François Boulet. On voit aussi des équipes se prêter du personnel pour répondre aux besoins des clients tout en satisfaisant les désirs des employés. Appliquer une politique à tout le monde, ça ne fonctionne plus. Pour des questions d'attraction et de rétention de main-d'oeuvre, il faut de la flexibilité.»