Il est 9h. Assis devant le reflet blafard de votre écran cathodique, vous frissonnez à l'idée d'ouvrir votre boîte courriel, de peur de perdre de précieuses minutes à trier, lire et rédiger vos messages. Pour rendre l'organisation de vos courriels plus efficace, voici quelques conseils que Le Soleil a colligés avec l'aide du coach de gestion de temps François Gammonet.
Il est 9h. Assis devant le reflet blafard de votre écran cathodique, vous frissonnez à l'idée d'ouvrir votre boîte courriel, de peur de perdre de précieuses minutes à trier, lire et rédiger vos messages. Pour rendre l'organisation de vos courriels plus efficace, voici quelques conseils que Le Soleil a colligés avec l'aide du coach de gestion de temps François Gammonet.
1. Inscrivez un titre significatif dans l'objet
«Normalement, avec un objet bien écrit on ne devrait même pas avoir à lire le courriel pour savoir ce dont il s'agit», lance tout de go François Gammonet. Selon le spécialiste, «si une communication par courriel sert à dicter plusieurs tâches et nécessite plus d'un échange, vaut mieux prendre le téléphone», poursuit-il.
2. Utilisez des modèles
Préparez quelques gabarits à l'image du type de message que vous avez à rédiger régulièrement. Suffit de personnaliser les salutations au moment de l'envoi et le tour est joué !
3. Rédigez clairement
Un courriel de travail doit être court et aéré. Selon François Gammonet, l'information la plus importante devrait se retrouver dans les trois premières lignes du message et le reste des idées, numéroté.
4. Videz votre boîte chaque jour
Seuls les courriels importants devraient être conservés plus d'une journée. Les messages à garder peuvent être glissés dans des dossiers qui portent des noms d'action comme «À faire cette semaine» ou «À classer».
5. N'envoyez un CC qu'aux personnes concernées
«La première plainte que je reçois de la part des employés des grosses boîtes, c'est d'être mis en CC (copie conforme) dans des messages qui n'ont rien à voir avec eux, affirme le spécialiste de gestion de temps. C'est devenu un problème plus important que le spam.» Il conseille également de limiter les «réponses à tous».
6. Évitez les pièces jointes
Utilisez plutôt des hyperliens. Les raccourcis permettent d'éviter les délais de téléchargement ou les inconstances de logiciels entre différents ordinateurs. N'oubliez pas d'éliminer les courriels qui ont des pièces jointes, car ils sont les principaux responsables du ralentissement des systèmes de courriel.
7. Explorez vos options
Les logiciels de courriel comme Outlook et Lotus Notes, contiennent des fonctions qui permettent de mieux gérer sa boîte de réception. Par exemple, les messages du patron peuvent être soulignés en vert; des gestionnaires d'absence avisent votre interlocuteur que vous êtes partis pour la journée. L'option «bouton de vote» permet de comptabiliser les réponses de plusieurs collègues dans un même message. «Le problème, dit François Gammonet, c'est que la plupart des gens ignorent complètement que ces fonctions existent.»
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