Un pas de recul
Implanté en catastrophe, le télétravail doit maintenant être revu et bien organisé en fonction des besoins des organisations et des entreprises. Les spécialistes suggèrent l’instauration d’une politique de télétravail dans laquelle on va incorporer l’aménagement de l’espace, la propriété du matériel, la sécurité informatique, la disponibilité du salarié et le remboursement des frais. « Ça donne un cadre pour l’employé sur lequel il peut se reposer et ça diminue son stress, affirme la conférencière Béatrice Javaudin, présidente d’A7ressources. Les attentes sont éclaircies, car la politique met noir sur blanc les inclusions et les exclusions, comme le forfait internet, par exemple. »
Un travail sain dans un endroit sain
Pour travailler dans un endroit sain, le Guide d’encadrement du télétravail pour l’employeur et l’employé de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (OCRHA) suggère quelques trucs qui semblent évidents, mais que plusieurs télétravailleurs négligent de faire. Par exemple, fermer les tiroirs et les portes, ranger les objets encombrants, attacher les fils d’ordinateur pour éviter qu’une personne trébuche, vérifier la ventilation, régler adéquatement la luminosité de la pièce de travail, établir un horaire fixe de travail, faire des étirements et détacher les yeux de son ordinateur toutes les 20 minutes. Pour le dernier conseil, Béatrice Javaudin suggère aux télétravailleurs de se mettre une alarme automatique.
La civilité numérique
Une idée de génie pour clore un dossier survient lors d’une nuit d’insomnie à 2 h… Fou de joie, vous sautez sur le cellulaire pour avertir le patron et vos collègues ! La civilité numérique suggère plutôt d’envoyer un courriel à retardement en choisissant une heure convenable, soit à 8 h ou 9 h le matin. « Envoyer des courriels à minuit, inonder tout le monde avec des courriels, copier tout le monde indûment, c’est nuisible », rappelle la conférencière. Elle conseille un cadre de communication clair afin que les équipes puissent se respecter et mieux collaborer. Pour les gestionnaires, elle propose de gérer la disponibilité pour leurs employés en utilisant le fameux message d’absence qui dirait par exemple : « Je serai disponible aujourd’hui de 13 h à 15 h pour répondre à vos messages ». « Quand on a vraiment besoin de sortir un dossier, on se met en message absence, mais en communiquant en positif. »
Gérer par résultat
On l’a maintes fois répété, mais le concept est loin d’être assimilé pour bien des gestionnaires : la gestion par résultats plutôt qu’à vue. « Le gestionnaire doit ainsi se concentrer sur les livrables d’un employé plutôt que sur ses attitudes et ses comportements », rappelle le guide de l’OCRHA, qui propose d’utiliser la technique SMART pour définir les objectifs à atteindre : spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporel. La formation des gestionnaires est primordiale, car partout dans le monde, beaucoup se sont retrouvés démunis en mars dernier. « Il faut donner aux gestionnaires des réflexes pour dire à leurs employés : “Je te fais confiance”, affirme Béatrice Javaudin. C’est la base. Le gestionnaire doit aussi être en mesure d’ouvrir la porte à la rétroaction de l’employé afin qu’il puisse exprimer ses malaises. »
Le bon moyen de communication
Pour une urgence, utilise-t-on le cellulaire ou la messagerie instantanée ? Peut-on texter le patron ? Quels moyens privilégier avec les collaborateurs externes ? Est-ce permis de prendre une pause-café entre collègues sur le chat vidéo de l’entreprise ? Le guide de l’OCRHA recommande d’établir des règles claires sur les façons de communiquer ensemble en fonction du type d’information et des moyens de communication. Par exemple, un courriel se prête bien à des échanges d’informations factuelles, rappelle-t-on dans le Guide. « Un canal de communication informelle favorise l’esprit d’équipe, tandis que la vidéo montre le langage paraverbal, favorise l’expression des idées exploratoires, de doutes sur une démarche de travail ou de la satisfaction à recevoir un mandat. »
Télétravail Québec, c’est quoi ?
PHOTO MARTIN TREMBLAY, LA PRESSE
Le président de l’OBNL Télétravail Québec, José Lemay-Leclerc
Télétravail Québec est une association à but non lucratif spécialisée en solutions de télétravail. Créée en 2018 par le consultant en informatique José Lemay-Leclerc, qui agit à titre de bénévole. Fonctionnant sans subvention, l’OBNL souhaite améliorer les conditions de travail des Québécois en diffusant les meilleures pratiques concernant le télétravail. La clientèle cible est composée d’employés déjà en télétravail ou désirant l’être ainsi que de professionnels en ressources humaines. L’OBNL offre aussi un service d’accompagnement pour l’implantation du télétravail au sein des organisations.
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