« Méfiez-vous si votre fournisseur accepte de faire tout ce que vous lui demandez », recommande Dominique Fréchette, directeur général chez Solutions GURUS. Depuis 2005, ce partenaire nord-américain de premier plan aide des PME de toutes industries à intégrer et à personnaliser les solutions ERP (Enterprise Resource Planning) NetSuite et Boomi. Parce qu’il est facile de sous-estimer l’impact d’un tel projet sur les activités quotidiennes de l’entreprise, voici quelques mises en garde pour mieux vous y préparer.
Qu’est-ce qu’un XTRA?
XTRA est une section qui regroupe des contenus promotionnels produits par ou pour des annonceurs.
1. « Ce n’est pas un projet TI. »
La transformation numérique implique nécessairement de transformer certaines fonctions dans l’entreprise. Bien que le département des technologies de l’information (TI) joue un rôle de premier plan quant à l’implantation d’un nouveau système, ce sont surtout les différentes équipes qui vivront le changement qui devraient mener le projet.
Dominique Fréchette, directeur général, Solutions GURUS
L’implantation d’un système ERP a souvent des retombées au sein de quatre ou cinq départements. Les gens dont les activités vont être perturbées doivent avoir leur mot à dire, de la sélection de la solution aux tests finaux.
Dominique Fréchette, directeur général, Solutions GURUS
2. « La plateforme parfaite n’existe pas. »
Les systèmes ERP modernes tels que NetSuite s’adaptent à de nombreux modèles d’affaires et à une multitude de structures organisationnelles. Mais puisque ces solutions cherchent à combler les besoins communs d’une vaste clientèle, il leur est impossible de répondre d’emblée à toutes les exigences de chaque entreprise. Il faut alors adapter ses processus à la plateforme choisie… ou faire l’inverse grâce à la personnalisation.
Les processus d’affaires qui créent une valeur ajoutée et qui vous différencient méritent d’être personnalisés. Inversement, si vous modifiez à outrance votre système pour reproduire parfaitement le passé, à quoi bon changer ?
Dominique Fréchette, directeur général, Solutions GURUS
3. « Les compromis sont inévitables. »
Souhaitez-vous une solution qui renforce les processus établis ou qui procure davantage de flexibilité ? Qui centralise les informations de vos différents départements ou qui répond mieux aux besoins spécialisés de chacun ? Voulez-vous qu’une opération soit automatisée ou qu’elle soit traitée manuellement ? C’est le genre de microdécisions qui doivent être prises tout au long de l’exercice et sur lesquelles doivent s’entendre les responsables.
Tenez-vous-en à trois besoins d’affaires essentiels – pas plus – pour guider vos choix. Au-delà de ça, vous risquez de faire exploser votre budget et votre échéancier en développant une solution monstrueusement complexe.
Dominique Fréchette, directeur général, Solutions GURUS
4. « Certaines données n’en valent pas la peine. »
La centralisation de l’information fait la force d’un système ERP. Mais est-il vraiment nécessaire de migrer l’entièreté des données actuelles ? Par exemple, importer l’historique complet de facturation implique souvent l’écriture d’entrées désuètes, telles de l’information sur un représentant qui a quitté l’entreprise, sur des produits en fin de série ou sur des clients en faillite et les coordonnées de personnes-ressources qui ont changé d’emploi.
C’est beaucoup plus simple et économique d’importer seulement les transactions en cours. L’historique peut être préservé autrement, dans un entrepôt de données par exemple, sans polluer le nouveau système avec un tas d’informations ajoutant peu de valeur aux opérations quotidiennes.
Dominique Fréchette, directeur général, Solutions GURUS
5. « Ça demande beaucoup, beaucoup de travail. »
L’implantation réussie d’un système ERP dépend autant de la maîtrise de la plateforme choisie que d’une compréhension unique de l’organisation, de ses processus et de l’industrie. Vos meilleurs effectifs, soit ceux qui connaissent tous les rouages de vos opérations, sont souvent les mieux placés pour ça. Il importe donc de préparer une relève afin de libérer ces personnes indispensables au succès de votre projet.
Tout ne peut pas être délégué à votre fournisseur de service. Si vous souhaitez garder les mains sur le volant, préparez-vous à investir au moins autant de temps que celui-ci dans le projet.
Dominique Fréchette, directeur général, Solutions GURUS