Organiser un événement d’envergure est une véritable danse chorégraphiée. C’est l’heureux mélange de créativité, de logistique réglée au quart de tour et d’un brin de folie qui donne naissance à des moments hauts en couleur et en émotion. L’équipe tout sauf conventionnelle du Centre des congrès de Québec a l’ambition de créer des expériences événementielles taillées sur mesure pour chaque client. Plongez dans les coulisses de quelques-uns de ses événements les plus mémorables.
Qu’est-ce qu’un XTRA?
XTRA est une section qui regroupe des contenus promotionnels produits par ou pour des annonceurs.
« Tous les centres des congrès sont équipés de beaux espaces et des infrastructures nécessaires pour recevoir de grands événements », dit d’entrée de jeu Caroline Bérubé, directrice de l’expérience client. Ce qui distingue le Centre des congrès de Québec, c’est la flamme qui anime l’équipe d’experts qui travaillent à orchestrer près de 200 événements et à recevoir plus de 200 000 visiteurs par année. Cette petite équipe se mobilise, avant et pendant le jour J, pour rendre possible l’impossible.
Découvrez le Centre des congrès de Québec-
Caroline Bérubé, directrice de l’expérience client, Centre des congrès de Québec
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Ann Cantin, directrice des communications et de la mise en marché, Centre des congrès de Québec
Non seulement on aime penser qu’il n’y a jamais de demandes trop extravagantes, mais aussi, on cherche toujours à proposer à nos clients des idées créatives qui sortent de l’ordinaire. Souvent, la petite folie, c’est de nous qu’elle vient.
Caroline Bérubé, directrice de l’expérience client, Centre des congrès de Québec
L’établissement est l’hôte d’événements en tous genres : congrès et réunions d’affaires, compétitions sportives, activités de réseautage dans des ambiances ludiques, soirées caritatives, expériences et spectacles immersifs, grands banquets et cérémonies protocolaires, salons et foires… Au fil du temps et des événements, le personnel du Centre des congrès de Québec a développé une solide expertise pour appuyer les organisateurs d’événements.
Notre équipe devient en quelque sorte le prolongement de celle des clients. Nous sommes comme un « membre non officiel » de leur comité organisateur ! Pour une entreprise qui tient un premier grand événement, ce service d’accompagnement personnalisé est vraiment rassurant.
Ann Cantin, directrice des communications et de la mise en marché, Centre des congrès de Québec
Des visiteurs de marque
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En 2019, le Centre s’est transformé en village des athlètes à l’occasion de la finale des Jeux du Québec. L’équipe a créé de toutes pièces dortoirs, douches, cafétéria et espaces de détente pour accueillir plus de 3700 athlètes, entraîneurs et officiels. Au total, ce sont 50 000 repas équilibrés qui ont été servis pendant la durée de l’événement.
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Des chefs d’État réunis pour le Sommet de la Francophonie à l’ancien président américain Bill Clinton, de nombreux dignitaires ont été reçus au Centre des congrès de Québec au fil des ans… avec le haut niveau de sécurité et de protection rapprochée que cela implique !
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À l’occasion du Sommet du G7, en 2018, les lieux ont pris la forme d’une vaste salle de presse où ont convergé 1400 journalistes venus du monde entier pour couvrir l’événement.
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Galas de lutte, championnats de magie, festivals de bande dessinée, démonstrations de barbiers en direct : il n’est pas rare pour le Centre d’accueillir des événements insolites et colorés.
Cuisine créative
En cuisine aussi, la volonté de bien recevoir est au rendez-vous. Le chef Simon Renaud et la brigade culinaire du Centre des congrès de Québec peuvent nourrir jusqu’à 6 000 congressistes et invités par service. Ils ont à cœur de leur offrir une cuisine créative, locale et de saison qui rivalise avec les meilleures tables de Québec, le tout en créant des menus sur mesure et adaptés aux défis que présente chaque événement. « À l’occasion du congrès international Insects to Feed the World, par exemple, notre chef a collaboré avec le fondateur de Brooklyn Bugs pour créer un menu gastronomique qui intégrait des insectes dans chacun des plats », relate Ann Cantin.
Solutions écoresponsables
Le Centre des congrès de Québec a été le premier au Canada à développer une expertise en écoresponsabilité événementielle et à accompagner ses clients dans la démarche. « C’était il y a 16 ans de ça », souligne Ann Cantin. Aujourd’hui, cela coule de source pour l’équipe. Qu’il s’agisse de la certification LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) du bâtiment, de la gestion des matières résiduelles, des services alimentaires écoresponsables ou de la redistribution des surplus à des organismes de la région, chaque geste contribue à rendre plus durables les activités qui se tiennent au Centre.
« Tout événement organisé ici satisfait automatiquement au niveau 1 de la norme BNQ 9700-253 en gestion responsable d’événements, ajoute la directrice des communications. Nous choisir, c’est déjà un premier geste écoresponsable. »
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