Si vous venez d'expédier à tout votre carnet d'adresses un long courriel au titre évasif, avec des phrases sans ponctuation ni majuscules, parsemé de binettes souriantes, le tout sur un fond d'écran aux couleurs douteuses, vous êtes bel et bien un délinquant du courriel.
Si vous venez d'expédier à tout votre carnet d'adresses un long courriel au titre évasif, avec des phrases sans ponctuation ni majuscules, parsemé de binettes souriantes, le tout sur un fond d'écran aux couleurs douteuses, vous êtes bel et bien un délinquant du courriel.
Le Globe and Mail souligne dans son édition de vendredi que même si le courriel fait partie du monde du travail depuis 10 ans, bien des gens ne savent pas l'utiliser de façon convenable.
Le courriel permet à vos collègues de juger de vos aptitudes à communiquer et il est donc essentiel de reviser quelques règles de base avant d'envoyer votre prochain courriel.
La langue de Molière
Rédigez des phrases complètes, biens structurées et ponctuées correctement. Vérifiez toujours la grammaire et l'orthographe. Vos phrases doivent débuter avec une majuscule au risque de laisser l'impression d'être flegmatique. À l'opposé, une phrase complète en majuscules est considérée comme un signe d'agressivité. Votre meilleur atout en milieu de travail est de rédiger vos courriels dans un français aussi impeccable que celui de Molière.
Style et design
Gardez les beaux couchers de soleil pour vos vacances d'été; en fond d'écran, ils rendront vos courriels illisibles. Évitez les polices de caractères trop colorées ou stylisées. Times New Roman et Arial en 10 à 12 points sont faciles à lire. Découpez votre texte en plusieurs paragraphes pour ne pas décourager vos lecteurs. Si vous utilisez une signature personnalisée à la fin du courriel, tenez-vous en à l'information qui se trouve sur votre carte d'affaires. Évitez les citations à l'eau de rose en fin de courriel, elles énervent!
Répondre au courriel
En réponse à un courriel envoyé à un groupe de personnes, n'utilisez la fonction «Répondre à tous» que si votre réponse est d'intérêt général. Sinon, ne répondez seulement qu'à l'expéditeur initial qui se chargera de transmettre vos commentaires au groupe s'il les juge pertinents.
Copie conforme
Assurez-vous que les gens à qui vous envoyez une copie conforme (CC) d'un courriel sont vraiment intéressés à faire partie de la boucle. Un dirigeant irrité par les courriels qu'il recevait en CC a avoué au Globe and Mail avoir pris l'habitude d'inscrire «s.s.s.» comme titre en guise de réponse à ces courriels. Interrogé sur la signification de ces trois lettres par l'expéditeur, il répondait «stop sending shit»: cessez de m'envoyer de la merde!
Sujet et contenu
Le sujet est l'élément essentiel d'un courriel et il devrait être traité comme s'il s'agissait du titre d'une manchette de journal. Rédigez-le avec soin et concision, tout en étant le plus clair possible quant au contenu du courriel. Clarté et concision s'appliquent aussi au contenu: évitez les longs courriels qui abordent trop de thèmes à la fois.
Les alternatives
Lorsque certains sujets sont complexes ou délicats, il vaut parfois mieux prendre le téléphone ou aller rencontrer la personne en tête-à-tête. Choisissez le mode de communication le plus approprié, pas nécessairement le plus pratique pour vous.