Votre assemblée annuelle des copropriétaires approche à grands pas. Comment vous y préparer? Est-ce le moment de parler des petits pépins ou seulement des problèmes majeurs? Combien de personnes devront être présentes pour qu'il y ait quorum? Si vous avez bien des questions, sachez que les réponses sont encore plus nombreuses!

Votre assemblée annuelle des copropriétaires approche à grands pas. Comment vous y préparer? Est-ce le moment de parler des petits pépins ou seulement des problèmes majeurs? Combien de personnes devront être présentes pour qu'il y ait quorum? Si vous avez bien des questions, sachez que les réponses sont encore plus nombreuses!

 «N'essayez pas de trouver une recette, je les ai toutes!» dit en riant Michel G. Charlebois, président-directeur général de l'Association des syndicats de copropriétés du Québec (ASCQ). Il y a presque autant de façons d'organiser un syndicat de copropriétés, et par le fait même des assemblées annuelles, qu'il y a de syndicats. C'est que le Code civil régit différents types de copropriétés, qu'il y ait 2 ou 100 copropriétaires. Il laisse ainsi beaucoup de latitude aux syndicats.

 Le fonctionnement physique de l'assemblée (date, heure, endroit) est particulier à chaque copropriété et fait partie du règlement interne. Est-ce qu'il est obligatoire d'avoir un président d'assemblée? La réponse surprend: non.

 Le nombre de personnes qui feront partie du conseil d'administration, leur titre (président, trésorier, etc.), la façon dont ces derniers seront choisis (élus ou nommés, à quel moment, copropriétaires ou gens de l'extérieur), la manière dont les frais communs seront collectés (une fois par année, par chèques postdatés, etc.), tout cela dépend du règlement interne du syndicat, précise M. Charlebois.

 Toutes les façons sont bonnes et légales, il suffit de savoir laquelle a cours dans votre copropriété. Et ces règles ne sont pas immuables: elles peuvent être modifiées par un vote majoritaire, et ce, sans même avoir besoin d'un notaire.

 Dans certains cas, surtout pour des petites copropriétés, «ça fonctionne à la bonne franquette», remarque Me Richard Lecouffe, du cabinet Grandpré Joli-Coeur, à la lumière de certains dossiers qui aboutissent sur son bureau. Il peut donc s'avérer important d'être plus vigilant si vous soupçonnez que votre c.a. tourne les coins rond. Mais il ne faut pas non plus être trop à cheval sur la procédure, croit M. Charlebois. Si une erreur n'a pas causé de préjudice, rien ne sert de partir en guerre. Après tout, vous êtes tous voisins et devrez vivre avec le climat que vous allez créer.

 Lire et relire

 Comment vous préparer à cette rencontre? Première chose: lisez attentivement votre déclaration de copropriété, c'est-à-dire le document qui vous lie à votre syndicat. Elle devrait vous fournir quelques détails sur la procédure en vigueur dans votre copropriété.

 Le Code civil oblige le syndicat à vous fournir les états financiers et le budget au moins 10 jours avant l'assemblée. Prenez le temps de bien les lire et surtout, de les comprendre, quitte à demander de l'aide à quelqu'un de votre entourage qui s'y connaît bien en chiffres!

 Si vous n'êtes pas familier avec le protocole d'une assemblée, il peut être utile de lire un peu sur le sujet, note Me Lecouffe. Vous comprendrez mieux le déroulement de la rencontre. Le site CondoLegal.com donne un bon coup de pouce en ce sens.

 Si vous jugez qu'un point majeur a été oublié à l'ordre du jour et qu'il pourrait demander un vote de l'assemblée, vous avez cinq jours après la réception des documents pour le faire ajouter. Le Code civil prévoit aussi, pour l'assemblée, un point questions diverses («varia»). C'est alors l'occasion de vous pencher en groupe sur toutes les questions, même mineures, qui vous chicotent. Même s'il peut être gênant de prendre la parole, n'hésitez pas à le faire. Votre question, qu'elle concerne le gazon ou le fonds de prévoyance, plusieurs se la posent sûrement. Exposez le problème brièvement, tous apprécieront. Faites aussi profiter votre expertise. Votre métier ou votre expérience personnelle peuvent venir donner un nouvel éclairage à un problème qui semblait insoluble!

 Plus d'info

 Plusieurs questions fréquentes sont détaillées sur le site www.condolegal.com. On y trouve également plusieurs fiches pratiques et on peut y exposer ses propres interrogations.

 De son côté, l'ASCQ propose des services juridiques et de consultation. Elle offre aussi régulièrement des formations et des colloques dans différentes régions. À vérifier sur son site Internet www.ascq.qc.ca. La prochaine formation, sur le fonds de prévoyance, aura lieu dans le contexte d'un minicolloque à l'Hôtel Gouverneur de Sainte-Foy, le 5 mai en avant-midi. Le coût pour les membres est de 30 $ (deux du même syndicat pour 50 $) et 50 $ pour les non-membres. Pour s'inscrire: 418-640-1640.