Les factures électroniques ont des avantages certains pour le fournisseur. Il économise le papier, l'enveloppe, les frais postaux.
Les factures électroniques ont des avantages certains pour le fournisseur. Il économise le papier, l'enveloppe, les frais postaux.
Et vous, quel profit en tirez-vous? Maxime Bouffard, un consommateur adepte de la voie électronique, y trouve un premier bénéfice : il réduit ainsi le risque de vol d'identité. «Dans mon quartier, il est arrivé que le courrier soit volé dans les boîtes aux lettres», affirme-t-il.
Il y a d'autres avantages. Vous ne croulez pas sous le courrier, vous réduisez la manipulation de paperasse, vous contribuez à la préservation des forêts tout en limitant les déchets, fussent-ils recyclables.
Par contre, certains préféreront conserver une copie papier pour leurs dossiers.
C'est là une précaution utile, voire indispensable, pour les travailleurs autonomes qui demandent des déductions fiscales pour les dépenses de bureau à domicile.
«Conserver ses factures en archive est intéressant pour évaluer ses dépenses après coup», ajoute Stéphanie Poulin, d'Option Consommateurs. L'avocate y voit un autre intérêt : on garde ainsi des preuves tangibles de dépenses rapidement accessibles, au cas où un problème ou une erreur seraient signalés a posteriori, ou dans l'éventualité d'un recours collectif.
Car les électrons s'envolent.
Les factures électroniques ne sont pas envoyées par courriel, question de sécurité. Les fournisseurs vous avisent plutôt par courriel qu'une facture vient d'être émise, laquelle vous pourrez consulter sur le site Internet de l'entreprise. Vous aurez ensuite le loisir de l'acquitter en vous rendant sur le site de votre institution financière. «La fiabilité du système repose sur la stabilité de l'adresse électronique», prévient cependant Maxime Bouffard : si on change d'adresse sans aviser le fournisseur, comment savoir si une nouvelle facture est émise?
Par ailleurs, les factures ne sont conservées que durant une période limitée. Chez Hydro-Québec, par exemple, elles demeurent deux ans sur votre page personnelle.
C'est pourquoi il prudent d'enregistrer sur son ordinateur une copie des factures acquittées. «Assurez-vous qu'elle est bien enregistrée et lisible et faites une copie de sauvegarde», avise Maxime Bouffard. Pour prévenir les désastres informatiques, on peut en outre l'imprimer ce qui nous ramène au point de départ.
Postes Canada suggère une solution intéressante à ce cas de conscience écologique. Son service Postel - gratuit - est à la fois une boîte aux lettres électronique et un centre de gestion des comptes et factures. Les factures de la centaine de fournisseurs participants y sont envoyées, soigneusement encryptées, par voie électronique. Vous êtes avisé par courriel dès réception d'une facture.
C'est à ce service qu'adhèrent les institutions financières qui offrent la consultation des factures électroniques à partir de leur site Internet. «Tout est conservé chez Postel et si éventuellement on ferme le compte bancaire, les factures y demeurent pendant sept ans.», explique la porte-parole de Desjardins Nathalie Genest.
Le site Postel donne accès à trois modes de paiement : par virement électronique de fonds, par paiement à partir du compte bancaire en ligne, et par carte de crédit. Avec les limitations imposées par le fournisseur, toutefois : ainsi, Hydro-Québec, qui ne permet pas d'acquitter son compte par carte de crédit, ne donne pas non plus accès à ce mode de paiement par l'intermédiaire de Postel.