On trouve sur le marché des dizaines d’applications et plateformes en tous genres qui promettent de faire de la « gestion électronique de documents ». La mauvaise nouvelle, c’est que l’écrasante majorité de ces logiciels ne s’adressent pas aux simples consommateurs : ils fonctionnent généralement avec des bases de données complexes ou coûtent des dizaines de milliers de dollars.
Les nombreux enseignants en techniques de bureautique et de documentation interrogés par La Presse ont tous eu la même conclusion. « C’est vraiment conçu pour les entreprises, précise Jacinthe Gagnon, enseignante en techniques de bureautique au cégep de Sherbrooke. Ce qu’on apprend à nos étudiants, je ne pense pas que les gens vont utiliser ça à la maison. »
Vouloir classer tous ses papiers avec un logiciel, après les avoir numérisés ou les avoir reçus en format électronique, est donc sans espoir ? Pas tout à fait. En fouillant, on trouve des outils qui valent le détour, qui peuvent réellement donner un coup de pouce pour faire le ménage de son bureau, physique ou virtuel. En voici quelques-uns.
FileCenter DMS
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Avec FileCenter DMS, on commence par créer des « cabinets », des dossiers généraux pour les impôts, les remboursements de dépenses ou les achats de médicaments, par exemple. Chacun de ces « cabinets » peut contenir de multiples « tiroirs » dans lesquels on range les documents par thème ou par date.
FileCenter DMS et sa suite de logiciels ne sont probablement pas les plus simples à utiliser, mais ils sont ce qui se rapproche le plus des plateformes coûteuses de gestion de documents qu’utilisent les entreprises. Les possibilités sont immenses. Essentiellement, on commence par créer des « cabinets », des dossiers généraux pour les impôts, les remboursements de dépenses ou les achats de médicaments, par exemple. Chacun de ces « cabinets » peut contenir de multiples « tiroirs » dans lesquels on range les documents par thème ou par date.
On dispose ensuite d’un tableau de bord qui permet d’afficher en un coup d’œil la liste des documents qui ont été déposés dans ces tiroirs ou numérisés avec FileCenter. Ces documents, que ce soit des images, des PDF ou des textes, peuvent être renommés ou modifiés en lots avec FileCenter, qui dispose également d’un outil de reconnaissance optique des caractères. Les fichiers peuvent être envoyés par courriel en leur intégrant un mot de passe pour leur ouverture.
On peut même, si on adhère à ce service payant, envoyer les documents par télécopieur.
Essai gratuit de 15 jours, licence à partir de 299,95 $ US (version standard, en anglais), pour Windows seulement
Consultez le site de FileCenter (en anglais)PDFelement Pro
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PDFelement Pro contient une foule d’outils pour marquer, éditer et convertir en plein texte, par reconnaissance optique des caractères, des documents PDF.
Comme son nom l’indique, PDFelement Pro est un logiciel de traitement des documents PDF. Tous vos documents à classer devront donc être dans ce format, qui est très répandu et inclus dans la plupart des logiciels de traitement de texte ou de photo. Sa principale force : vous pourrez d’un seul coup ajouter à tous ces documents PDF un mot-clé spécifique, par exemple « Impôts2021 », pour les retrouver avec une simple recherche.
PDFelement Pro contient une foule d’outils pour marquer, éditer et convertir en plein texte, par reconnaissance optique des caractères, ces documents PDF. On peut le faire un document à la fois ou en lots. Les PDF peuvent être exportés dans une dizaine d’autres formats et cryptés. Le destinataire, selon les autorisations que vous lui accordez, ne pourra les modifier ou les imprimer et devra avoir un mot de passe pour les ouvrir.
Pour le classement, on dispose d’un outil appelé Numérotation Bates. Il vous permet de numéroter et d’insérer un ensemble de caractères dans vos PDF.
Essai gratuit (avec limites et un filigrane sur les documents), ou achat de licence perpétuelle pour 119 euros (174 $ CAN). Pour Mac et Windows.
Consultez le site de PDFelementHazel par Noodlesoft
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Hazel transfère ou modifie, selon une vingtaine de caractéristiques, les fichiers dans un dossier choisi. C’est l’utilisateur qui décide des règles à appliquer, et les possibilités sont très nombreuses.
Ce petit logiciel très simple a ses adeptes inconditionnels et peut se révéler un puissant outil de classement. Ce qu’il fait, essentiellement, c’est surveiller à temps plein et traiter, en arrière-plan, les dossiers de votre ordinateur que vous lui désignez, à la recherche de fichiers déjà présents ou de nouveaux fichiers.
Selon une vingtaine de caractéristiques, comme un mot-clé contenu dans le fichier, son format, sa date d’ajout, il peut les renommer, les compresser, les déplacer dans un autre dossier, leur ajouter des étiquettes. C’est l’utilisateur qui décide des règles à appliquer, et les possibilités sont très nombreuses.
Prenons un exemple concret. Vous créez sur le bureau de votre ordinateur un dossier appelé « Paperasse », dans lequel vous glissez tous vos documents d’impôts en PDF, vos factures de pige rédigées en Excel et vos images numérisées de reçus de médicaments en format JPEG. Vous créez ensuite trois sous-dossiers appelés Impôts, Factures et Médicaments. En configurant correctement Hazel, tout fichier déposé dans votre dossier Paperasse sera automatiquement transféré dans le bon sous-dossier. On peut par ailleurs changer le nom du fichier pour y ajouter, par exemple, une date, transformer le format, ou le télécharger vers un serveur.
Essai gratuit de 14 jours, 42 $ US à l’achat, pour Mac seulement
Consultez le site de NoodlesoftMessagerie
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Il est facile, avec un logiciel de messagerie comme Outlook, de classer les courriels qu’on s’envoie à soi-même, dans un dossier ou un sous-dossier que vous aurez créé, qui pourra afficher en un coup d’œil tous les documents.
Peu utilisent à plein les capacités de classement de leur logiciel de messagerie, mais il s’agit pourtant de logiciels simples très doués pour cette tâche. Plusieurs enseignants en techniques de bureautique ou de la documentation consultés par La Presse recommandent spontanément cette solution pour le commun des mortels. Elle a plusieurs avantages : les logiciels ont généralement des versions gratuites et leur contenu est stocké en ligne, sur un serveur. Microsoft Outlook, notamment, est à conseiller pour sa polyvalence, sa facilité d’utilisation et sa compatibilité avec la plupart des formats de calendriers.
Après avoir enregistré ou numérisé votre document, il s’agit tout simplement de vous l’envoyer à vous-même en pièce jointe, avec un en-tête descriptif. Vous pourrez ensuite transférer ce courriel reçu dans un dossier ou un sous-dossier que vous aurez créé, qui pourra afficher en un coup d’œil tous les documents.
Consultez le site de MicrosoftConseils
IMAGE EXTRAITE DU DOCUMENT À L’ABRI DE L’OUBLI
À l’abri de l’oubli, un document en ligne conçu par Bibliothèque et Archives nationales du Québec, donne de précieux conseils pour la conservation des documents.
On a beau disposer d’un bon logiciel, il y a des règles de base à respecter pour bien organiser ses documents. Premier conseil : « À la maison comme en entreprise, il faut faire un déclassement annuel, éliminer ce qui n’est plus bon », indique Jacinthe Gagnon. La durée de conservation varie selon les documents : les factures doivent être gardées pour la durée de la garantie, les documents liés aux impôts, au moins six ans après l’année d’imposition, rappelle-t-elle.
Pour Francis Rancourt-Proulx, chargé de cours au programme Techniques de la documentation du cégep de l’Outaouais, il est important de se créer une nomenclature, une façon constante de nommer et d’étiqueter ses documents pour pouvoir mieux les classer. « Pour le commun des mortels, il n’existe pas de logiciel miracle, mais il faut prendre le temps de se structurer. »
Tous les deux recommandent chaudement un document mis en ligne par Bibliothèques et Archives nationales du Québec (BAnQ), À l’abri de l’oubli. On y conseille notamment de classer ses documents selon 12 thèmes et on y précise la durée idéale de leur conservation.
Consultez le site de BAnQ