Les services infonuagiques sont simples à configurer et peuvent généralement être facturés à l'usage. L'offre diffère selon ses besoins et son secteur d'activité, mais la plupart des PME peuvent bénéficier des technologies d'affaires dans le nuage axées sur la collaboration.
«Il n'y a pas si longtemps, plusieurs logiciels n'existaient qu'en mode local, c'est-à-dire que l'entreprise achetait une licence, installait les systèmes sur son ordinateur et s'assurait du bon fonctionnement de tout ça. Aujourd'hui, à peu près tout est disponible en infonuagique», dit Claudine Bonneau, professeure au département de management et technologie de l'UQAM.
Bien sûr, il n'y a pas que des logiciels qui soient offerts en infonuagique. On peut aussi dématérialiser ses données et des infrastructures comme des serveurs.
L'avantage le plus attribué aux services infonuagiques, c'est leur mode de paiement. En général, une firme paie pour ce qu'elle utilise, un peu comme l'électricité. Il peut s'agir d'un prix mensuel par utilisateur, par exemple.
Il y en a d'autres. La mise en place d'une solution dans le nuage est habituellement simple et rapide. Une entreprise peut aussi faire varier sa capacité de traitement de données, par exemple, en fonction de ses besoins quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Plus besoin de gérer les logiciels, les licences et les mises à jour.
La sécurité de l'information demeure cependant un enjeu pour certaines entreprises. Le risque de voir ses données emprisonnées sur les serveurs d'un fournisseur, s'il ferme boutique ou si l'on ne désire plus faire affaire avec lui, en est un autre.
Collaborer dans le nuage
Il existe beaucoup d'outils, dans le nuage, axés sur la collaboration entre les différentes personnes au sein d'une entreprise. C'est un domaine intéressant de l'infonuagique où les PME de différents secteurs peuvent gagner en productivité.
«Collaborer, ça signifie réaliser quelque chose ensemble, dit Claudine Bonneau. Ça implique une réalisation commune au bout.»
L'idéal, c'est donc d'avoir un outil, une plateforme collaborative, pour échanger au même endroit ou travailler sur un même document. «Sinon, on perd un temps fou à mettre l'information en commun ou à réconcilier les versions des fichiers.»
Les grandes entreprises utilisent depuis longtemps des plateformes puissantes, comme Microsoft SharePoint, qui permettent entre autres de partager des documents, des calendriers et des listes de tâches.
Il existe toutefois des solutions dans le nuage ayant des fonctionnalités parfois moins avancées, mais qui sont plus flexibles, plus simples à utiliser et moins dispendieuses. Huddle est un exemple. Evernote en est un autre. Il s'agit de solutions plus adaptées pour les PME.
La version d'affaires de Google Apps mérite aussi d'être mentionnée. L'interface est déjà familière puisqu'elle est similaire à celle de la version consommateur. L'appropriation du service est donc rapide. On peut aussi l'utiliser en français, ce qui n'est pas toujours possible avec les applications concurrentes.
Les entreprises qui ont besoin uniquement d'un service de gestion de projets, ou d'assignation de tâches, peuvent utiliser Trello, Flow ou Wunderlist.
«Pour la seule gestion de fichiers, on pense à Dropbox en version d'affaires, dit Claudine Bonneau. Box, un compétiteur, est toutefois reconnu comme une solution de rechange plus adaptée au contexte d'affaires.»
Les services de wikis d'entreprise, comme Confluence, permettent aussi de mieux collaborer. Les employés peuvent créer des pages à propos d'un projet ou d'un client. On peut y mettre l'ordre du jour d'une réunion. Les gestionnaires peuvent documenter le processus d'affaires pour informer les nouveaux employés.
«Tous ces services permettent habituellement de réduire de beaucoup l'utilisation du courriel, dit Claudine Bonneau. C'est une bonne chose, car le courriel est efficace pour communiquer, mais pas pour collaborer.»
À chaque tâche son outil.
Quatre applis dans le nuage pour collaborer
HUDDLE
www.huddle.com https://www.huddle.com
Huddle est une application infonuagique pour synchroniser, partager et accéder à des fichiers dans un contexte d'affaires. On peut l'utiliser pour collaborer avec des collègues ou clients, par exemple. Huddle est accessible au moyen d'un ordinateur de bureau ou d'un appareil mobile.
PHOTO FOURNIE PAR HUDDLE
Huddle permet de synchroniser, partager et accéder à des fichiers dans un contexte d'affaires.
TRELLO
www.trello.com https://www.trello.com
Trello permet de faire de la gestion de projets. Ils sont représentés par des tableaux, ou planches, qui contiennent des listes de tâches. Cela permet de faire le suivi des choses à faire.
Bientôt offerte en français.
PHOTO FOURNIE PAR TRELLO
L'interface utilisateur de Trello.
FLOW
www.getflow.com https://www.getflow.com
Flow est une autre application de gestion de projets. Elle fonctionne sur le principe des listes de choses à faire, un peu comme Trello. On peut assigner une priorité à chaque tâche et en faire le suivi.
PHOTO FOURNIE PAR FLOW
Flow fonctionne sur le principe des listes de choses à faire.
BOX
www.box.com https://www.box.com
Box est très similaire à Dropbox. Il s'agit d'une application dans le nuage destinée aux entreprises pour stocker ses fichiers, les partager et y accéder à partir de son ordinateur ou d'un appareil intelligent.
Offerte en français.
PHOTO FOURNIE PAR BOX
Box permet de stocker ses fichiers dans le nuage, de les partager et d'y acceder à partir de son ordinateur ou d'un appareil intelligent.