L'implantation d'un système comptable, ou le passage d'un système à un autre plus puissant, n'est pas une décision à prendre à la légère. Il s'agit d'une lourde tâche. Malgré cela, il peut être nécessaire et avantageux de le faire. Préparation est le mot d'ordre.

«À tous les cinq ans, il y a une révolution technologique. Les solutions en ligne, par exemple, ça existe depuis peu. Réinvestir tout le temps, c'est essoufflant», dit Jean-François Tremblay, professeur en sciences comptables à l'UQAM.

L'implantation ou le changement d'un logiciel se fera donc généralement au démarrage de l'entreprise ou lorsque de grands changements surviennent, comme l'acquisition d'une firme menant à un doublement du nombre d'employés. Il s'agit souvent d'une décision justifiée par la nécessité.

«La comptabilité, c'est important. Mais l'entreprise n'existe pas dans le but de créer des états financiers, surtout dans le cas des PME. Ce n'est pas ça qui fera vivre ou mourir la firme. L'essentiel, c'est de produire le bien, de rendre le service. La comptabilité passe en dernier», explique M. Tremblay.

En conséquence, plusieurs entreprises se contentent de faire le minimum viable, ce qui signifie pour plusieurs d'entre elles d'utiliser QuickBooks avec de nombreux fichiers Excel en parallèle. Même les banques, pourtant de grandes entreprises disposant de beaucoup de moyens, sont réticentes au changement.

«Pour elles, c'est plus important d'avoir un système qui enregistre une transaction exacte à chaque fois que d'avoir des systèmes plus performants, qui auront moins de périodes d'indisponibilité ou qui demanderont moins d'ajustements.»

Faire un mauvais choix peut s'avérer problématique, ou pire, explique Serge Béchard, chargé de cours au département des technologies de l'information à HEC Montréal. «Certaines entreprises ont fermé leurs portes à la suite d'une mauvaise implantation.»

Avant de changer de système comptable, il faut donc réfléchir à sa situation en se posant plusieurs questions. Y a-t-il un problème ? Qu'est-ce qu'on désire améliorer? Quels sont les risques potentiels? On peut ensuite mieux cibler ses besoins en termes de logiciels, explique Jean-François Tremblay. «Malgré tout, la plupart du temps, ça viendra naturellement.»

Comme un gant

La flexibilité, les fonctionnalités et les prix diffèrent d'un système comptable à l'autre. Des logiciels comme QuickBooks et Sage 50 Comptabilité peuvent généralement satisfaire les besoins d'une petite entreprise ayant une poignée d'employés, voire parfois quelques dizaines. Pour les firmes de cette taille, le prix du logiciel à l'achat peut aller de 200 à 1000$, peut-être un peu plus, dit Serge Béchard, de HEC Montréal.

Des logiciels plus puissants existent, comme Acomba Suite Comptabilité et SAP Business One. En général, tous les logiciels possèdent les fonctions de base de comptabilité, telles que la gestion des comptes débiteurs et créditeurs, et d'opérations, comme les commandes, la paie et les livraisons.

«Ce qui change, d'un logiciel à l'autre, c'est principalement la paramétrisation, le volume de transactions que l'on peut enregistrer et le nombre d'usagers qui peuvent y accéder», explique Serge Béchard. La paramétrisation, une autre façon de parler de l'adaptabilité du système, est très importante.

Un cabinet d'avocats, par exemple, fait habituellement de la comptabilité par projet, par mandat. Il faut savoir combien de temps de travail a été alloué à chaque tâche pour chaque personne. Une entreprise de fabrication voudra plutôt mesurer ses besoins en ressources matérielles ou mécaniques. «Trouver le bon logiciel, c'est un défi, dit Serge Béchard. C'est essentiel qu'il s'adapte à nos besoins. Pour prévenir les problèmes, il faut éviter que ce soit l'inverse.»

Quatre systèmes comptables

Il existe de nombreux systèmes comptables sur le marché. En voici quatre disponibles en français.

QuickBooks

QuickBooks offre une gamme de logiciels de comptabilité populaires auprès des PME, des travailleurs indépendants et des entrepreneurs. Les forfaits commencent à 7,20$ par mois. À ce prix, une seule personne est autorisée à utiliser QuickBooks en ligne à la fois. On peut accéder à ses données par l'internet depuis un ordinateur ou un appareil mobile.

quickbooksenligne.intuit.ca/logiciels-comptabilite-en-ligne/index.jsp

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QuickBooks en ligne. 

Acomba Suite Comptabilité

Acomba Suite Comptabilité est un logiciel modulaire. On peut y ajouter des fonctionnalités selon ses besoins. Le logiciel en mode local coûte 695$. Le système en mode infonuagique commence à 95$ par mois.

www.acomba.com/solutions/acomba-suite-comptabilite/

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Acomba X Suite Comptabilité, analyse des produits. 

Sage 50 Comptabilité

Sage 50 Comptabilité, c'est l'ancien Simple Comptable. Il s'agit d'une autre solution très populaire auprès des PME. On peut lui greffer des services complémentaires comme les paiements directs. Si vous prévoyez que votre solution comptable sera utilisée par plus de cinq personnes, il est judicieux de comparer les prix avec les autres produits permettant plusieurs utilisateurs, selon la Banque de développement du Canada.

na.sage.com/cafr/sage-50-comptabilite/?sc_lang=fr-CA

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Sage 50 Comptabilité en ligne

Avantage PME

Avantage PME offre des fonctions de base comme la gestion du processus comptable, des salaires et des stocks. Des modules complémentaires peuvent s'ajouter, comme la gestion des biens et des présences.

https://www.avantage.ca/logiciels-comptables/avantage-pme/

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Avantage PME en ligne.