Technologies en affaires : des outils pour améliorer la productivité

La technologie permet de travailler plus efficacement. Elle permet aussi de multiplier les pertes de temps. Voici quelques approches et quelques outils technos pour améliorer la productivité au bureau.

Les logiciels de contrôle ou de filtrage du contenu permettent de limiter l'accès de ses employés à certains sites web, comme les réseaux sociaux. Il en existe plusieurs. Safe Squid en est un.

Il s'agit d'un des outils à la disposition des employeurs qui désirent maximiser la productivité de leurs employés. Mais c'est un bien mauvais outil.

«D'abord, ça ne règle pas le problème de la perte de temps. Plusieurs études le démontrent. On peut toujours jaser ou naviguer sur le web avec son téléphone», note Placide Poba-Nzaou, professeur au département d'organisation et de ressources humaines de l'UQAM.

Ensuite, cette surveillance risque de miner la satisfaction au travail et donc de créer un problème supplémentaire qui diminuera l'efficacité des employés. 

C'est particulièrement vrai pour les travailleurs qualifiés et les professionnels du savoir. Ils carburent aux défis, pas aux punitions.

«Quand il y a un problème important de perte de temps, c'est habituellement un problème de gestion ou de culture d'entreprise.»

-Placide Poba-Nzaou, professeur au département d'organisation et de ressources humaines de l'UQAM

Les médias sociaux comme YouTube peuvent au contraire contribuer à rendre ses employés plus productifs. C'est une mine de formations et d'informations, un lieu de partage de connaissances.

«Je m'en sers par exemple pour me renseigner sur des tests statistiques très poussés», dit M. Poba-Nzaou.

Les systèmes de gestion intégrés permettent aussi aux employés d'être plus efficaces. Il s'agit de logiciels généralement assez lourds qui permettent aux entreprises de colliger, de gérer et d'interpréter les données de leurs différentes activités d'affaires, comme la fabrication, les ventes ou les ressources humaines. Le logiciel libre ERP5 est un tel outil.

«On peut, par exemple, programmer la rédaction de lettres. On rédige d'abord un squelette. Le logiciel ajoute ensuite le nom des travailleurs ainsi que le montant de leur bonus. Dans plusieurs entreprises, les employés font ça à la main», dit Placide Poba-Nzaou.

Multitâche

La technologie pousse par ailleurs les employés à être connectés en permanence, ou presque.

Les programmeurs, les analystes et les gestionnaires, par exemple, passent en moyenne neuf minutes sur une tâche avant d'en entreprendre une autre ou de se lancer dans des tâches qui se chevauchent, illustre Ann-Frances Cameron, professeure en technologies de l'information à HEC Montréal.

Plus de la moitié des employés ouvrent leurs courriels immédiatement après les avoir reçus, ou peu après. Cela ne favorise pas toujours la productivité.

«La multicommunication, c'est de jongler avec plusieurs conversations simultanément. Si c'est nous qui initions la tâche secondaire, comme envoyer un courriel durant une réunion, ça peut fonctionner. Mais si nous sommes les récepteurs, que nous recevons des notifications en travaillant, par exemple, ça risque plutôt de déranger», explique Ann-Frances Cameron.

Naturellement, certains emplois requièrent de répondre à ses courriels toutes les cinq minutes. Mais ce n'est pas toujours le cas.

Lorsque les outils technologiques deviennent un obstacle à la productivité, il peut être avantageux de mettre en place des lignes directrices pour guider l'utilisation de la technologie.

«Dois-je répondre à mes courriels au plus cinq minutes après les avoir reçus ? Quel mode de communication faut-il privilégier s'il y a réellement une urgence?» 

-Ann-Frances Cameron, professeure en technologies de l'information à HEC Montréal

CanFocus peut aussi aider. C'est un bouton qui permet de faire taire tous ses bidules électroniques connectés, du téléphone à l'ordinateur.

Parfois, les outils technologiques les plus puissants sont ceux qui sont éteints.

Des suggestions technos pour le bureau

Voici quatre solutions technos pour favoriser la productivité lors de chaque journée travaillée.

CanFocus

CanFocus est une entreprise torontoise qui fabrique un gros bouton rappelant ceux des jeux-questionnaires télévisés. Il permet de faire taire, entre autres, son téléphone de bureau, son cellulaire et sa boîte de courriel. Il s'illumine lorsqu'on veut signaler à ses collègues qu'on ne doit pas être dérangé.

www.canfocus.com

RescueTime

L'application RescueTime surveille notre emploi du web sur notre ordinateur et sur nos appareils mobiles. Elle génère des statistiques qui indiquent quelle proportion de notre journée a été consacrée à une utilisation productive ou improductive du web. On peut aussi établir des buts et créer des alertes pour corriger les mauvaises habitudes identifiées.

www.rescuetime.com

Tandem PME

Tandem RH est basée à Longueuil. L'entreprise offre un système d'information en ressources humaines pour les PME, Tandem PME. Ce logiciel automatise les processus de ressources humaines, comme les évaluations, de l'embauche à la retraite. Finis les documents papier faciles à égarer.

www.tandemrh.com

iDoneThis

iDoneThis est un outil qui fonctionne par courriel. À la fin de la journée, chaque membre de l'équipe de travail reçoit un courriel lui demandant ce qu'il a accompli. Chacun doit répondre. Le lendemain, toute l'équipe reçoit un compte rendu de ce qui a été réalisé la veille.

idonethis.com