Avant que la deuxième vague ne déferle, il fallait que SIGMA-RH implante un nouvel outil de gestion des absences et des quarantaines pour les employés du réseau de la santé. Le délai pour ce qui aurait pris normalement près d’un an : six semaines.
Au printemps dernier, confinée comme tout le Québec, l’équipe de SIGMA-RH se demandait de quelle façon elle pourrait contribuer à la lutte commune contre la pandémie. « Nous, comme informaticiens, on se sent pas mal impuissants, exprime son président, Patrice Poirier. Qu’est-ce qu’on peut faire pour donner un coup de main dans une affaire comme ça ? »
L’occasion lui serait bientôt largement donnée.
Fort de ses formations en informatique et en ressources humaines, Patrice Poirier a fondé SIGMA-RH en 1992. L’entreprise a grandi avec son produit phare, un logiciel de gestion des ressources humaines auquel se greffent des modules de gestion des absences et de la santé et sécurité.
« On a construit au fil du temps une application qui se paramètre », donc qui s’adapte aux besoins de l’entreprise sans l’intervention de codeurs, explique-t-il.
Elle trouve spécialement usage auprès de grandes organisations – Desjardins, la SAQ, pour n’en nommer que deux. En France, où un bureau a été ouvert au début des années 2000, SIGMA-RH achève un déploiement chez Orange, le géant des télécommunications qui compte quelque 100 000 employés.
Un contrat pour le réseau de la santé
Fin 2019, SIGMA-RH avait remporté un appel d’offres pour l’intégration de son logiciel dans le réseau de la santé et des services sociaux du Québec (RSSS). L’entente devait se conclure à l’hiver 2020.
On attendait la décision le 1er mars, puis le 5, le 10, le 12, le 15. Ils avaient d’autres priorités, vous comprenez. Le feu était pris, ils se sont occupés de l’incendie.
Patrice Poirier, président de SIGMA-RH
L’incendie faisait encore rage quand le contact s’est rétabli, à la fin de mai. « Ils ont commencé à nous parler de la deuxième vague et des problèmes qu’ils avaient eus dans la première vague, avec toute la gestion des absences, des gens qui étaient mis en quarantaine. »
Fin avril, le gouvernement avait déploré 10 400 absences simultanées dans le réseau de la santé.
« Ils nous ont dit : “Avant de mettre en place votre solution pour gérer à long terme les accidents de travail et les absences en général – un projet d’un an et demi, peut-être deux –, est-ce que vous seriez capable de nous aider pour déployer rapidement un formulaire pour gérer la deuxième vague ?” »
Mission impossible
Le temps que le RSSS analyse le problème, réunisse les données et définisse ses besoins, l’entente s’est concrétisée à la fin de juillet.
Le travail a commencé le 7 août. « Ils voulaient avoir une mise en production le 24 septembre », relate Patrice Poirier.
À cette date, les dossiers des quelque 275 000 employés devaient avoir été intégrés dans le système.
« Il faut livrer deux semaines avant la mise en production pour faire des tests, précise-t-il. On avait quatre semaines en réalité pour faire ça. »
Survient alors la mauvaise surprise.
Là, on s’est rendu compte qu’il y avait 35 systèmes de paie différents dans le réseau de la santé. Selon notre expérience, c’était mission impossible.
Patrice Poirier, président de SIGMA-RH
Dans un contexte normal, un tel projet « aurait pris au moins six mois, presque un an ».
Redondance
Sur la soixantaine d’employés de l’entreprise, 25 se sont attaqués au problème, y compris à Paris, au prix de leurs vacances.
Les délais sont tellement serrés que l’équipe ne peut se permettre qu’un de ses membres se retire en cours de route en raison de la COVID-19 – le problème même qu’ils étaient appelés à gérer.
De la même façon que les circuits électriques des avions sont doublés par précaution – la redondance, dit-on –, les postes-clés sont occupés par deux personnes.
Normalement, il n’y a pas de projet assez vital pour avoir une redondance partout. Là, on n’avait pas le choix.
Patrice Poirier, président de SIGMA-RH
Chaque semaine, trois réunions se tiennent dans leur bureau, en communication avec Paris.
« Tous les deux jours, il y avait un paramétrage qui était testé immédiatement par le client. »
Même s’il a confié la gestion du projet à son équipe, Patrice Poirier n’a pu s’empêcher de donner un coup de main aux analystes. « Ça m’allume encore d’être dans le produit, et d’être dans les problèmes des clients », confie-t-il.
Une bonne surprise
« J’ai lu toutes sortes d’histoire sur le réseau de la santé, commente Patrice Poirier. Moi, selon mon expérience, je peux vous dire que jusqu’à présent, je suis impressionné. Quand la machine a décidé de faire ça, elle l’a fait parfaitement.
« Les 35 systèmes de paie ont réussi à nous extraire les données, à les formater dans un format sur lequel on s’est entendus. On a réussi à intégrer toutes les données dans les délais. »
Le système a été mis en service le 24 septembre. La même semaine, la deuxième vague frappait officiellement.
« Depuis ce temps-là, plus de 170 000 actions de gestion ont été faites dans le système, constate Patrice Poirier. Il y a des dizaines de milliers de formulaires pandémie et de suivi des gens en absences qui ont été produits par le système. Plus de 900 utilisateurs quotidiens. »
Moi, personnellement, c’est la plus belle histoire que j’ai à raconter sur un déploiement de logiciel.
Patrice Poirier, président de SIGMA-RH
La solution fournit au ministre et à ses sous-ministres une vue d’ensemble en temps réel du nombre d’employés du RSSS absents à cause de la COVID-19, fait valoir l’entreprise.
Elle a informatisé le processus des gestionnaires des CISSS et CIUSSS, qui utilisaient Excel, les formulaires papier et le télécopieur durant la première vague. Et surtout, l’information centralisée accélère le retour au travail du personnel placé en quarantaine.
« Je ne connais aucun autre outil dans le monde qui aurait réussi à faire ça. Et c’est construit à Montréal », s’enthousiasme l’entrepreneur.
« Quand je regardais le Panier Bleu, je me disais : “Comment pourrait-on faire pour contribuer ?” On a mis quelque chose dans le Panier Bleu. »
Appel à tous
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