Les documents sont remplis, vous avez réussi à démarrer votre entreprise. «Hourra!» dites-vous. Pas si vite! Flux de trésorerie, prix de revient, bilan, état des résultats... tout cela vous dit quelque chose? Rapidement, vous devrez devenir familier avec ce vocabulaire. Il vous faudra aussi bien vous entourer.

Avez-vous trouvé des experts qui sauront répondre à vos besoins?

«Un entrepreneur devrait pouvoir compter sur un comptable capable de lui donner l'heure juste sur la performance de son entreprise. Certains font l'erreur de faire affaire avec quelqu'un qui fait de la tenue de livres à bas prix et qui n'a pas nécessairement la formation nécessaire en comptabilité et en gestion financière pour le conseiller judicieusement.

Or, si l'entrepreneur ne fait pas de profit, s'il gère mal ses liquidités, la survie de son entreprise sera difficile», affirme Pierre Laforest, associé directeur, BDC consultation.

Le choix de son comptable est aussi une question de confiance. «C'est primordial parce que l'entrepreneur doit lui dire toute la vérité et lui donner les vrais chiffres s'il veut des réponses pertinentes», indique Lynda Coache, comptable agréée, associée, Raymond Chabot Grant Thornton.

On doit aussi arriver à développer une relation de confiance avec son banquier. «Il faut être capable de tout lui dire pour qu'il soit en mesure de proposer les bonnes solutions. La collaboration doit se faire des deux côtés», affirme Anabela Neves, directrice principale, marché PME, Banque Nationale Groupe financier.

Un entrepreneur peut aussi avoir besoin d'aller chercher, de façon ponctuelle, de l'expertise pointue.

«Par exemple, nous avons des spécialistes capables de bâtir des grilles pour évaluer les chances de succès de différents projets. D'autres se spécialisent en benchmarking, une technique qui permet à l'entrepreneur de comparer ses données avec celles de son industrie, de façon à voir où il est bon et où il y a place à l'amélioration», explique M. Laforest.

Savez-vous lire vos états financiers?

«Le comptable est là pour conseiller l'entrepreneur, mais il ne peut pas être là huit heures par jour, tous les jours! C'est essentiel que l'entrepreneur sache lire ses états financiers pour pouvoir bien gérer son entreprise et prendre les bonnes décisions dans le quotidien, à partir des bonnes informations» affirme Lynda Coache.

La base, pour un entrepreneur, c'est d'être capable de lire ses états financiers. Ils comprennent cinq volets.

D'abord, l'état des résultats. «Ce sont les revenus, moins les dépenses, sur 12 mois», indique Mme Coache qui donne des formations à des entrepreneurs pour les amener à être en mesure de lire leurs états financiers.

Ensuite, il y a le flux de trésorerie. «C'est ce qui entre et ce qui sort du compte en banque», précise-t-elle.

Troisièmement, le bilan. «C'est une image de son entreprise à une date donnée. Par exemple, le 31 décembre 2009, mon entreprise avait tant dans son compte en banque, tant en inventaire, tant en dette, etc. Le lendemain, le bilan serait différent, parce que ça bouge toujours», explique la CA.

Ensuite, il y a l'état des bénéfices non répartis. «Ce sont les bénéfices, donc les profits, accumulés depuis la création de l'entreprise. Si on a versé des dividendes, ils sont soustraits de cette somme», explique-t-elle.

Enfin, il y a les notes aux états financiers. «Ce sont des notes explicatives, précise Mme Coache, des annexes essentielles à la compréhension des états financiers.»

Avez-vous bien évalué votre prix de revient?

«Mettre en place un système qui est capable de bien évaluer le coût de revient d'un produit est certainement l'une des choses les plus difficiles pour les entrepreneurs et pourtant, c'est primordial pour être en mesure d'établir son prix de vente», indique d'emblée Lynda Coache.

Le coût de revient, en résumé, c'est l'addition de tout ce qu'a coûté un produit. Cela inclut les matières premières, mais aussi, la distribution, l'emballage, les salaires, etc.

«Il faut savoir aussi que tout cela bouge et parfois très rapidement, comme les prix des matières premières et le taux de change. Pour éviter de se faire avoir, il faut toujours savoir exactement quel est son prix de revient de façon à ajuster rapidement son prix de vente qui lui, inclut aussi les frais fixes, comme le téléphone, l'électricité, les frais comptables, etc.», explique Mme Coache en précisant qu'avoir un mois ou deux de retard dans l'ajustement du prix de vente peut avoir d'énormes conséquences sur les bénéfices d'une entreprise.

Et peu importe le secteur d'activité, elle affirme qu'il est important de faire ces calculs. «Même si on est boulanger, le prix de la farine et du sucre fluctue beaucoup, donc il faut s'ajuster rapidement.»

Il existe différents types de systèmes sur le marché pour calculer le prix de revient.

«Il y en a à 2000$ et il y en a à plus de 100 000$. Ça dépend vraiment des besoins de l'entreprise. Pour savoir vers quoi se diriger, le comptable peut être de bon conseil», affirme Mme Coache.

Avez-vous fait votre budget de trésorerie?

Vous avez une grosse commande d'un gros client: c'est très bien! Mais si le client vous paye seulement dans 90 ou dans 120 jours, arriverez-vous à payer vos salaires et vos fournisseurs d'ici là?

«Pour s'assurer qu'il y arrivera, l'entrepreneur doit faire un budget de trésorerie qui comprend toutes ses sorties et ses entrées d'argent. Si ça ne balance pas, il devra aller chercher du financement pour pallier son manque de liquidité temporaire dans les institutions financières par exemple, ou dans des organismes comme Investissement Québec. En fait, généralement, quelqu'un qui a fait une démarche sérieuse lorsqu'il a démarré son entreprise a fait un plan d'affaires qui comprend un budget de trésorerie», affirme Pierre Laforest, associé directeur, BDC consultation.

Révisez-vous fréquemment votre plan d'affaires?

Vous avez démarré votre entreprise de façon sérieuse, avec un bon plan d'affaires? Grand bien vous fasse! Mais cela ne signifie pas que vous pouvez vous reposer sur vos lauriers.

«Un entrepreneur ne devrait pas hésiter à revoir fréquemment son plan d'affaires, à regarder où il est rendu par rapport à ce qu'il avait prévu. Est-ce que des changements dans l'environnement ont affecté l'atteinte de résultats? Le plan d'affaires est un document qui doit être vivant», affirme Pierre Laforest, associé directeur, BDC consultation.

Et l'entrepreneur ne doit pas avoir peur de s'entourer pour actualiser son plan d'affaires.

«Par exemple, des spécialistes de la gestion, des ventes et du marketing peuvent le challenger, ajoute-t-il. Parce que bien des entrepreneurs ont des lunettes roses et ils mettent de gros chiffres sans y mettre les moyens pour les atteindre. Vendre pour 1 million de dollars, ça ne se fait pas tout seul! Un spécialise des ressources humaines peut aussi aider l'entrepreneur à développer de bonnes pratiques pour attirer, retenir et mobiliser sa main-d'oeuvre. D'ailleurs, il peut aussi être intéressant de faire participer ses employés au développement de la vision de l'entreprise. Ça garde les employés mobilisés.»

Consultez-vous suffisamment votre banquier?

Plusieurs entrepreneurs ont peur de leur banquier: ils le voient le moins possible, excepté s'ils ont besoin de financement. Ces entrepreneurs ont tort d'agir ainsi, soutient Anabela Neves, directrice principale, marché PME, Banque Nationale Groupe financier.

«Un banquier, c'est un partenaire de l'entreprise, affirme-t-elle. Il faut le rencontrer au minimum deux fois par année même si on n'a pas besoin d'argent. L'idée, c'est de discuter de l'évolution de l'entreprise et des nouveaux besoins qui se présentent pour que la banque puisse bien jouer son rôle d'accompagnateur. La bonne communication, c'est la base.»

Cet accompagnement peut prendre différentes formes. Prenons l'exemple d'une petite entreprise qui souhaite acheter du matériel en Chine.

«Une fois que l'entrepreneur a trouvé son fournisseur, il peut envoyer son chèque et croiser les doigts en espérant qu'il recevra son matériel. Mais s'il consulte son banquier, il pourra se voir offrir différentes solutions pour le protéger, comme des lettres de crédit qui lui permettront de recevoir sa marchandise avant que le fournisseur encaisse l'argent», explique-t-elle.

Le banquier peut aussi diriger l'entrepreneur vers différents spécialistes.

«Nous avons des partenaires qui offrent des services de gestion de la paie, parce que souvent, l'entrepreneur n'a pas l'expertise pour le faire et en plus, il est probablement préférable qu'il se concentre sur l'activité première de son entreprise. Nos directeurs de comptes peuvent aussi recommander aux entrepreneurs des spécialistes des assurances, ou de la taxation», affirme Mme Neves.

Et bien sûr, le banquier peut financer un projet! Marge de crédit, prêt: différentes options sont envisageables.

Est-ce facile d'emprunter pour un projet?

L'entrepreneur rêve-t-il en couleur s'il pense que son banquier va lui prêter de l'argent pour réaliser un projet?

«L'entrepreneur doit savoir qu'il ne peut pas mettre tous les risques dans les mains de sa banque. Il doit en prendre lui aussi, donc être prêt à investir dans son projet. Si l'entrepreneur rencontre son banquier deux fois par année, il pourra en discuter à l'avance et obtenir certains conseils», dit Anabela Neves, directrice principale, marché PME, Banque Nationale Groupe financier.

Une erreur commise par trop d'entrepreneurs en matière de financement?

«Leur entreprise ne fait jamais de profit ou est déficitaire parce qu'ils retirent tout en dividende, remarque Mme Neves. Ensuite, ils demandent à leur banquier de financer un projet. Il faut faire attention à ça. Si on n'a aucune capacité de rembourser un prêt, ce sera difficile d'aller chercher du financement. Il faut voir des profits dans les états financiers.»