Pour démarrer sa compagnie, il faut se préparer à remplir bien de la paperasse! Pour les entrepreneurs, le site du Registraire des entreprises du Québec peut être d'un grand secours puisqu'il explique les différentes étapes à franchir.
ÉTAPE 1 Trouver son nom
Il faut d'abord s'occuper de la question du nom de sa compagnie.
«Ça peut paraître simple, mais c'est assez complexe de choisir un nom d'entreprise», indique d'emblée Jean-François Guay, agent de recherche en droit au Registraire des entreprises du Québec.
Le nom doit respecter l'article 13 de la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales.
«En gros, ça signifie qu'il ne faut pas que le nom contrevienne aux dispositions de la Charte de la langue française, qu'il soit obscène, qu'il laisse faussement croire qu'il est un groupement sans but lucratif, comme une fondation, qu'il laisse faussement croire qu'il est un organisme gouvernemental ou qu'il utilise une expression réservée à autrui», explique M. Guay.
On doit aussi s'assurer que le nom ne soit pas utilisé par une autre personne, une autre société ou un autre groupement au Québec.
Pour y arriver, il faut faire une recherche et le rapport devra accompagner les documents de constitution de la compagnie lorsqu'ils seront déposés au Registraire.
«Ce n'est pas quelque chose de compliqué à faire. On cherche directement sur notre site et on imprime le rapport», indique M. Guay.
Et si l'entrepreneur fait une erreur en choisissant son nom? «Le pire qui peut arriver, c'est qu'on le refuse et dans ce cas-là, on dit la raison», ajoute-t-il.
En payant des frais, on peut également demander au Registraire de faire la recherche à sa place.
Si jamais un entrepreneur n'a pas trouvé le nom de sa compagnie lorsqu'il constitue son entreprise, le Registraire lui attribuera un matricule qui lui servira de nom provisoire.
ÉTAPE 2 Se constituer
Il faut ensuite remplir les statuts de constitution. «Il faut décrire par exemple le capital-actions, les restrictions sur le transfert des actions et les limites imposées aux activités», indique M. Guay. Des réalités avec lesquelles monsieur et madame Tout-le-Monde ne sont pas nécessairement familiers!
«Certains entrepreneurs le font tout seuls, mais moi, généralement, je conseille de consulter un spécialiste pour cette étape», précise Jean-François Guay.
Mais le gouvernement n'aide pas les entrepreneurs dans ce processus? «Nous les aidons à remplir les cases, mais nous ne les aidons pas sur le fond. Nous ne leur donnons pas de conseils juridiques en fonction de leur réalité, de leurs désirs et de leurs besoins», ajoute-t-il.
On peut décider de constituer sa compagnie au gouvernement provincial ou fédéral. «C'est vraiment un choix personnel. Il ne faut pas penser par exemple que si on constitue son entreprise au provincial, on ne pourra pas faire des affaires dans d'autres provinces. Ça ne cause aucun problème», affirme M. Guay.
ÉTAPE 3 S'immatriculer ou faire sa déclaration initiale
Si on choisit de constituer son entreprise au fédéral, il faut l'immatriculer au provincial. «L'immatriculation n'est pas un processus très compliqué. On remplit le formulaire qui demande le nom, l'adresse, la principale activité de l'entreprise, la forme juridique, les noms et les adresses des actionnaires ainsi que des administrateurs», énumère l'agent de recherche en droit au Registraire des entreprises du Québec.
Si on a opté pour constituer son entreprise au provincial, on devra remplir la déclaration initiale qui servira d'immatriculation. «Ce sont les mêmes renseignements qu'il faut donner dans le formulaire d'immatriculation que dans celui de la déclaration initiale», explique M. Guay.
On peut déposer la déclaration initiale en même temps que les statuts de constitution, ou le faire gratuitement dans un délai de 60 jours. Ensuite, il y aura des frais. Si on choisit la deuxième option, il faut toutefois remplir l'avis établissant l'adresse du siège et la liste des administrateurs.
ÉTAPE 4 Transmettre les documents et faire le paiement
L'entrepreneur doit par la suite transmettre ces documents au Registraire des entreprises du Québec avec le paiement requis.
Par la suite, le Registraire immatriculera la compagnie en déposant les statuts et les documents les accompagnant ainsi qu'un certificat de constitution au registre des entreprises.
Un exemplaire des statuts et du certificat seront expédiés à la compagnie ou à son représentant.