Le démarrage d'une entreprise exige passion et détermination. Pour que la pâte lève, il faut réunir beaucoup d'ingrédients. La Presse Affaires les aborde à tour de rôle dans le cadre d'une série de 12 chroniques hebdomadaires. Cette semaine: comment composer avec la documentation administrative.
Le démarrage d'une entreprise exige passion et détermination. Pour que la pâte lève, il faut réunir beaucoup d'ingrédients. La Presse Affaires les aborde à tour de rôle dans le cadre d'une série de 12 chroniques hebdomadaires. Cette semaine: comment composer avec la documentation administrative.
Il a fallu sept ans de recherche à Daniel Girard et à Samuel Beaudoin pour mettre enfin leur invention sur le marché, il y a six mois.
La nouvelle transmission développée par CVT Corp. permet aux génératrices de réduire de jusqu'à 25% leur consommation d'essence.
L'invention, qui a nécessité 12 millions en investissements, semble promise à un bel avenir, car elle est la bienvenue dans les compagnies de télécommunication, d'électricité ou d'exploration minière.
Mais une entreprise comme CVT Corp, qui fait de la recherche et du développement, ne peut pas être autosuffisante. Il lui faut des investisseurs privés.
Pour convaincre ces derniers de délier les cordons de leur bourse, les deux jeunes ingénieurs ont dû prendre le temps de régulariser certains documents.
Car à leurs débuts, comme pour bien de nouveaux entrepreneurs, la «paperasse» leur était apparue comme un élément de distraction n'apportant rien à court terme.
«Quand nous avons commencé, je n'avais que 21 ans, raconte Daniel Girard, président de CVT Corp. C'était le projet d'une vie. On travaillait sept jours sur sept et les papiers n'étaient pas notre priorité. Notre livre des minutes n'était pas parfaitement à jour.»
Or, avant de mettre un sou, les investisseurs font une vérification diligente. «L'importance que tout soit en ordre est alors devenue une réalité», se souvient l'entrepreneur.
Le livre des minutes
Ce fameux registre appelé livre des minutes est un cahier à anneaux dans lequel on regroupe toutes les informations relatives à l'entreprise: les statuts d'incorporation, les règlements sur l'administration de la société, les certificats d'actions, les procès-verbaux des réunions et les registres des administrateurs.
«C'est la mémoire corporative de la société. Si les gens n'ont pas cela, tous les documents vont être épars», dit Frédéric Letendre, avocat et agent de marque de commerce chez Lafortune Cadieux.
Votre comptable, le gouvernement ou d'éventuels acheteurs de l'entreprise peuvent demander à voir le livre des minutes. Il est donc important que celui-ci soit mis à jour minutieusement, car il permet d'analyser le statut de la compagnie.
La convention entre actionnaires
De tous les documents, l'un des plus important est la convention entre actionnaires.
Elle établit les règles du jeu entre les associés. «Il est important que les gens s'entendent et signent ce document, parce que les différentes lois régissant les relations entre associés établissent des règles générales. Si vous voulez appliquer des exceptions, il faut tout prévoir par écrit», dit Me Letendre.
La convention permet de prévoir dès le départ ce qu'il faudra faire en cas de problème. Par exemple, si l'un des associés meurt, quitte l'entreprise ou fait des gestes qui lui sont nuisibles.
C'est un document technique, comportant des concepts juridiques qui doivent respecter certains paramètres pour être valides. Elle contient notamment des clauses concernant la gestion des actions, la non-concurrence, les assurances et l'arbitrage en cas de conflit.
«Elle doit être préparée par quelqu'un qui s'y connaît», dit Me Letendre.
Selon lui, beaucoup de gens sont tentés d'acheter des modèles de convention sur l'internet. Un couteau à double tranchant.
«C'est moins cher que les services d'un professionnel, mais si l'on n'est pas familier avec ce type de document, on pourrait, en le modifiant, lui faire dire n'importe quoi. Mieux vaut investir un peu plus au départ et avoir un document qui tient la route», croit l'avocat.
CONSEILS À SUIVRE
> S'assurer que nos associés sont solvables.
> Définir clairement les obligations, les tâches, les droits et la rémunération de chaque associé.
> Planifier les démarches administratives et inclure leur coût dans le budget.
ÉCUEILS À ÉVITER
> Tenir des réunions sans prendre de notes.
> Garder ses documents à plusieurs endroits différents.
> Tout faire soi-même pour économiser.