Téléconférences, accès à son ordinateur comme si on était au bureau, documents collaboratifs : les possibilités du télétravail sont énormes et connaissent une explosion de popularité depuis quelques semaines. Il existe des dizaines de plateformes, de la simple application de clavardage à la suite bureautique complète. Laquelle choisir ? Pour combler quels besoins ? En voici cinq particulièrement efficaces.

Karim Benessaieh Karim Benessaieh
La Presse

Slack

L’une des premières plateformes dites de « communication collaborative », lancée en 2014, Slack est d’abord une application de messagerie qu’on peut facilement adapter à ses besoins.

On y trouve d’abord des canaux publics dans lesquels tout utilisateur inscrit peut intervenir, mais permet la création de canaux privés dans lequel on peut échanger messages et fichiers, ou communiquer par vidéo ou vocalement. Les conversations sont archivées, et on peut faire une recherche dans l’historique.

La plateforme est compatible avec des milliers d’applications, notamment infonuagiques, comme OneDrive ou Google Drive, mais également avec des compétiteurs, comme Zoom et Skype.

Dans sa version gratuite, Slack limite l’archivage et le nombre d’applications intégrées. « Slack est l’une des premières à avoir poussé la communication interne avec des canaux, la sécurité, le partage de l’information avec les équipes », dit Laurence St-Yves, associé chez PAL T.I., entreprise montréalaise de solutions informatiques. « Pour les petites entreprises, avant de commencer à débourser pour un forfait mensuel, ça peut être un bon choix. » L’abonnement Plus, pour les entreprises de grande taille, coûte 21 $ par utilisateur par mois.

Teams

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Conçue par Microsoft et lancée en mars 2017 comme alternative à Slack, Teams est une application de messagerie, écrite, vidéo et audio, à laquelle viennent se greffer pratiquement tous les éléments de la suite bureautique de l’entreprise.

Conçue par Microsoft et lancée en mars 2017 comme solution de rechange à Slack, Teams est une application de messagerie, écrite, vidéo et audio, à laquelle viennent se greffer pratiquement tous les éléments de la suite bureautique de l’entreprise. Cette intégration, notamment avec le très populaire Office 365, sont l’un des principaux arguments de vente de Teams

Les réunions peuvent regrouper jusqu’à 10 000 personnes, les courriels et les agendas sont totalement intégrés à Exchange et à Outlook, les documents collaboratifs à Word, à PowerPoint et à Excel.

Depuis juillet 2018, Teams est offerte en version gratuite, avec fonctions et nombre d’utilisateurs limité. Depuis le 4 mars dernier, dans la foulée de la COVID-19, Microsoft donne accès gratuitement à son forfait plus avancé pour entreprises Office 365 E1 qui coûtait 10,20 $ par utilisateur par mois.

« Teams est la saveur du jour, dit M. St-Yves. Beaucoup d’entreprises ont déjà Office 365, elles paient pour Teams et ne savent pas qu’elles l’ont. »

G Suite

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La suite bureautique G Suite pour entreprises de Google comprend pratiquement tous les outils développés au cours des années par le géant des moteurs de recherche.

La suite bureautique pour entreprises de Google comprend pratiquement tous les outils développés au cours des années par le géant des moteurs de recherche, remodelés, abolis ou fusionnés à maintes reprises. 

G Suite – elle-même anciennement appelée Google Apps for Work – comprend d’abord les applications de messagerie Hangouts, Meet et Chat, avec des « chambres » pouvant accueillir jusqu’à 8000 personnes. Docs, Slides, Sheets et Forms sont des applications d’éditions collaboratives, tandis que Sites peut être utilisée pour créer et modifier des pages web. La sauvegarde de documents est presque exclusivement infonuagique, reposant sur Google Drive. 

Selon l’entreprise, quelque 5 millions d’« équipes » dans le monde utilisent cette suite. La tarification pour les entreprises va de 7,80 $ à 34 $ par utilisateur par mois. Le 3 mars dernier, Google a offert gratuitement certaines fonctions, notamment la possibilité d’avoir 250 participants par appel, 100 000 auditeurs et l’enregistrement sur Google Drive.

Zoom

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Contrairement à la plupart de ses grands concurrents, Zoom s’est imposée depuis 2013 en n’exploitant pratiquement qu’un seul marché : la téléconférence.

Contrairement à la plupart de ses grands concurrents, Zoom s’est imposée depuis 2013 en n’exploitant pratiquement qu’un seul marché : la téléconférence. 

Les réunions vidéo et audio avec Zoom peuvent réunir jusqu’à 1000 personnes, sont enregistrées en infonuagique et retranscrites par l’intelligence artificielle. Les organisateurs y affichent l’écran de leur ordinateur ou de leur appareil mobile, qui peut être annoté. 

« C’est tellement facile, Zoom, il n’y a pas de logiciel à télécharger, c’est un très beau produit pour faire de la téléconférence », estime Laurence St-Yves. Des sondages express sont offerts, et la plateforme s’intègre aux logiciels de courriels comme Gmail ou Outlook. Plutôt rigolote mais appréciée, une fonction permet de modifier l’arrière-plan du conférencier et même de retoucher son apparence pour lui donner plus fière allure. 

Dans sa version gratuite, Zoom peut accueillir jusqu’à 100 participants avec une limite de 40 minutes par réunion. Le plan Affaires – 300 participants, durée de 24 heures, 1 Go d’enregistrement sonore – coûte 27 $ par mois par organisateur de conférence.

Mybys

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Conçue par l’entreprise québécoise Facilis Global, très utilisée dans le système de santé de la province, la suite Mybys est offerte gratuitement depuis vendredi dernier, et ce, pour une période de deux mois.

Conçue par l’entreprise québécoise Facilis Global, très utilisée dans le système de santé de la province, la suite Mybys est offerte gratuitement depuis vendredi dernier, et ce, pour une période de deux mois. « Elle est très efficace, nous la recommandons à bien de petites entreprises parmi nos clients », dit Laurence St-Yves. 

Elle permet d’abord de diffuser son écran d’ordinateur à plusieurs utilisateurs, sans que ceux-ci aient à installer un logiciel et peu importe leur appareil. La messagerie instantanée Smeetin peut également être utilisée pour le partage de documents, par l’entremise de groupes personnalisés, et les messages peuvent être marqués pour n’être vus que par certains utilisateurs. 

Enfin, le service de téléconférence Seezus est conçu pour des équipes comptant jusqu’à 20 personnes. La bande audio des échanges est enregistrée en infonuagique. « Nos produits sont infonuagiques et ne requièrent donc pas une structure quelconque. Aucune programmation ni intervention des techniciens de l’information n’est requise. Tout peut se faire à distance », indique Anaïs Néron, vice-présidente au développement corporatif chez Facilis Global. 

Chaque module a un tarif distinct : 24,95 $ par mois par utilisateur distinct pour le partage d’écran Mybys, 4,99 $ pour la vidéoconférence et 4,99 $ pour la messagerie instantanée.

— Avec la collaboration d’André Dubuc, La Presse