Et si votre entreprise créait son propre wiki afin d'y archiver les informations relatives à la R&D, le partage de problématiques et de solutions ou toute autre information pouvant servir à la formation des employés ? À la manière de l'encyclopédie ouverte Wikipédia, l'exemple le plus populaire de la création collaborative, un wiki est une façon efficace de transmettre les connaissances. Et pas besoin d'être une grande société pour y parvenir.

Dès 2010, alors que son entreprise ne comptait qu'une dizaine d'employés, Nathalie Ashby, présidente et fondatrice de Cible Solutions d'affaires, a choisi d'implanter un wiki dans sa PME de Sherbrooke.

« C'est un peu la mémoire de l'entreprise, dit-elle. Ça sert d'encyclopédie interne, mais aussi de journal des activités. Il y a des gens de talent qui arrivent, d'autres qui partent. Notre wiki vise à conserver tout ce qui se fait dans l'entreprise. Il permet de retrouver une foule d'informations en un clic. »

Journal de projets, documentation sur les processus, nomenclature des fichiers, structure des documents sont autant d'informations que la quinzaine d'employés des différents services de Cible affichent sur leur wiki, que la PME a affectueusement baptisé « Wiki Ciblé ».

Cible Solutions d'affaires fait de l'image de marque et de la communication pour ses clients. Elle possède ses propres studios. Plus intéressant encore, l'entreprise conçoit des plateformes informatiques, dont Maestria, laquelle permet aux entreprises de gérer elles-mêmes leur site transactionnel. La PME met la touche finale à sa suite interactive Donna pour la gestion de dons en ligne.

Mais attention, un wiki interne n'est pas un endroit où l'on affiche des nouvelles. Et encore moins un endroit où les employés peuvent donner leurs commentaires, comme le permet Facebook. « Il doit y avoir un ou plusieurs gardiens du wiki, explique Nathalie Ashby. Le contenu doit être approuvé. »

Chez Ellicom, une entreprise spécialisée dans la formation en ligne, cinq « gardiens » s'occupent de valider l'information qui se retrouve sur l'« Ellipédia » de la PME. Hugues Foltz, président, est fier de dire que plus de 50 % de ses quelque 110 employés à Québec, Montréal, Toronto et Casablanca savent s'y prendre pour créer du contenu et autres mises à jour sur le wiki interne.

Ellipédia connaît énormément de succès, dit-il. Les employés s'y réfèrent régulièrement. « Nous sommes proactifs, explique M. Foltz. Nous invitons nos employés à y mettre de l'information le plus souvent possible. Pour que ça fonctionne, il doit y avoir une volonté complète, y compris de la haute direction. »

Ellicom s'est inspiré du logiciel ouvert (open source) de Wikipédia pour créer son propre wiki en 2009. D'ailleurs, soutient Hugues Foltz, les frais de licences ou de logiciels ne devraient nullement freiner les entreprises dans la mise sur pied d'un outil collaboratif. « C'est plus une question de temps que d'argent, dit le jeune entrepreneur. Si on convertissait ces minutes ou ces heures d'informations conservées en argent, ça représenterait une fortune. »

À court terme, Ellicom mettra des cameras vidéo à la disposition de ses employés afin d'étoffer le wiki de l'entreprise. But recherché : que le gens se filment et expliquent en deux ou trois minutes en quoi consiste leur travail, mais aussi qu'ils partagent leurs idées, leurs innovations, etc.

Le Groupement des chefs d'entreprise du Québec est lui aussi sur le point de créer son propre wiki. « Nous avons déjà un intranet très bien structuré et très bien alimenté, explique Michel Bundock, premier vice-président et directeur général du Groupement. Mais un wiki nous permettra d'aller encore plus loin, d'être plus agile. La raison de cet outil est de conserver notre patrimoine de connaissances et de le partager. On veut professionnaliser le métier d'accompagnateur. »

Dans la lignée des wikis (qui signifierait « rapide » en hawaïen), de plus en plus d'entreprises se dotent d'un réseau social à l'interne. Biscuits Leclerc en a créé un de toutes pièces. Cette initiative a même donné naissance à une start-up du nom de Poka.

Imaginé par Alexandre Leclerc, fils de Denis Leclerc, PDG de Biscuits Leclerc, Poka s'adresse aux entreprises manufacturières et vise à permettre aux employés de transmettre et partager leurs connaissances de façon systématique.