Les employés sont au coeur du succès d'une entreprise. Comme employeur, il faut les attirer, les retenir, les gérer, les motiver, les former. Dans les grandes entreprises, les ressources humaines sont généralement gérées par des spécialistes, alors que dans les PME, c'est souvent l'une des nombreuses responsabilités des patrons. Ils se posent différentes questions, La Presse trouve des experts pour y répondre.
Q «Que faire avec un employé qui ne se présente pas au travail et qui ne donne pas de nouvelles? La Commission des normes du travail me dit que je ne peux pas faire une cessation d'emploi pour départ volontaire.» - Un patron d'entreprise en sous-traitance industrielle
R Marianne Plamondon, avocate en droit du travail et de l'emploi associée chez Norton Rose Fulbright, affirme que cette question est assez fréquente alors que le taux d'absentéisme est élevé dans plusieurs entreprises.
«On voit beaucoup d'employés avec différents problèmes personnels s'absenter du travail, explique l'avocate, aussi conseillère en ressources humaines agréée (CRHA). Or, l'employé a l'obligation de donner une prestation de travail. Puis, l'employeur a le droit de gérer la présence au travail et, pour y arriver, il doit savoir pourquoi l'employé est absent de façon à intervenir en respectant les différentes lois applicables.»
Marianne Plamondon conseille à l'employeur d'envoyer une lettre recommandée à son employé pour lui demander les motifs de son absence dans un court délai afin de déterminer si l'absence était justifiée ou si elle constituait de l'absentéisme fautif.
«L'employeur demande en même temps des pièces justificatives de cette absence, à défaut de quoi l'employé s'expose à des sanctions», précise Me Plamondon.
Si l'employé s'est absenté volontairement du travail par négligence, l'employeur pourra entreprendre des mesures disciplinaires, avec une gradation des sanctions.
«Cela peut commencer par une courte suspension, comme une journée, en précisant que s'il y a récidive, des mesures plus sévères seront prises et qu'elles pourront aller jusqu'au congédiement, explique l'avocate. L'objectif est de laisser à la personne la chance de s'amender. Par contre, si l'employeur ne reçoit pas de réponse de son employé, il peut rapidement se rendre au congédiement.»
Si l'employé s'est absenté puisqu'il était dans l'incapacité de se rendre au travail, comme s'il a eu un accident de voiture ou s'il a une dépendance, il faudra prendre des mesures administratives.
Des congés sont prévus par la Loi sur les normes du travail, notamment dans des cas de la mort d'un proche, du suicide de son conjoint ou de son enfant et dans des cas de maladie, par exemple.
Si c'est un cas de dépendance, cela devient un handicap en vertu de la Charte canadienne des droits et libertés. L'employeur doit alors accommoder l'employé.
«Dans des cas administratifs, l'employeur doit compiler les données liées à l'absentéisme de l'employé, indique l'avocate. Lorsque ces données sont excessives et s'échelonnent sur une longue période de temps, l'employeur pourra mettre fin au lien d'emploi s'il démontre que l'employé ne pourra donner une prestation de travail dans un avenir prévisible. Lorsque c'est lié à une condition médicale, idéalement, l'employeur demande l'expertise d'un médecin.»
Lorsqu'un employé invoque sa condition médicale pour justifier ses absences, il doit accepter de se soumettre à cette expertise.
«L'employeur doit toutefois respecter la confidentialité du dossier, indique Me Plamondon. Normalement, seul le responsable des ressources humaines devrait être au courant et l'employeur doit limiter l'accès à ces informations confidentielles de nature médicale.»
Pour éviter aux employeurs bien des soucis et des coûts liés à l'absentéisme, Marianne Plamondon leur suggère d'établir une politique.
«Elle donne au superviseur de premier niveau et au gestionnaire des ressources humaines la responsabilité de faire le suivi immédiat des absences et de s'assurer de recevoir les pièces justificatives pertinentes de façon à pouvoir réagir de façon appropriée.»
Elle conseille aussi de demander aux employés de mentionner, par signature ou virtuellement, qu'ils ont pris connaissance de la politique et qu'ils s'engagent à la respecter.
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