Le benching: convivial et... économique

Plus que jamais, les gens doivent travailler en collaboration. En même temps, le coût du pied carré a explosé dans les grands centres urbains au cours des dernières décennies. Étant donné ces nouvelles réalités, les gourous du design ont créé il y a quelques années le benching en aménagement de bureaux. Plusieurs entreprises au Québec sont entrées dans le bal. Est-ce pour vous?

Imaginez un espace à aire ouverte où les gens travaillent côte à côte. Au centre, on trouve tout le nécessaire pour brancher ses appareils électroniques et personnaliser son éclairage. On évite le plus possible les barrières visuelles pour que tous profitent de la lumière du jour et puissent interagir.

La configuration des postes de travail peut facilement être réarrangée selon les besoins. On peut même opter pour des postes de travail non attribués pour des employés de passage. Certaines pièces du mobilier sont multiusages: leur classeur est recouvert d'un coussin qu'on utilise comme banc pour le collègue qui veut discuter.

D'emblée, on a en tête les Facebook de ce monde où fourmillent les jeunes travailleurs branchés. Mais la tendance séduit aussi des entreprises dont la réputation est plus conservatrice.

La firme de services professionnels Raymond Chabot Grant Thornton (RCGT) a osé le benching pour son nouvel espace de travail au 800, boulevard René-Lévesque Ouest, à Montréal.

«Les comptables ont la réputation d'être assez conservateurs, mais nous avons toujours tenté de susciter la collaboration pour donner le maximum à nos clients. Ce type d'aménagement est beaucoup plus convivial que les bureaux fermés avec des portes brunes éclairés par des néons», explique Michel Noël, vice-président de la région de Montréal.

Réduire la superficie

Le benching permet aussi de réduire sa facture en immobilier. De 22 à 26%, évalue Steelcase, entreprise américaine de mobilier de bureau pionnière du benching.

«Le pied carré coûte une fortune maintenant», affirme Céline Gaudreault, associée chez Spatium, firme de design de l'environnement. Lorsqu'elle a commencé dans le domaine, il y a environ 30 ans, elle se souvient qu'un espace de catégorie A au centre-ville de Montréal se louait environ 25$ le pied carré par année. Aujourd'hui, il atteint 45$.

«Pour 100 employés, on a besoin traditionnellement d'environ 20 000 pi2, précise-t-elle. Faites le calcul! De plus, des études réalisées dans des bureaux à différentes heures ont révélé que, généralement, les postes de travail sont occupés à 40%. Le reste du temps, les employés sont en réunion, chez des clients, etc. C'est normal que les entreprises analysent leurs besoins réels d'espace.»

Analyser les besoins

Économiser de l'espace peut séduire, mais encore faut-il garder en tête l'objectif premier du bureau: permettre aux employés d'être productifs.

«Le benching peut être intéressant si vous avez besoin d'interagir de façon spontanée et d'avoir des contacts visuels fréquents avec les membres de votre équipe pour arriver à un maximum d'efficacité, affirme Julie Carignan, associée chez SPB psychologie organisationnelle. De plus, il faut que vos besoins de confidentialité et de silence soient secondaires dans la réalisation de vos tâches au quotidien.»

«Le benching n'est pas intéressant pour tous les types de travail, confirme Michelle Riggs, consultante en environnement de travail chez Steelcase. Il est possible aussi que ce soit profitable pour une petite portion des employés d'une entreprise. Il faut analyser les différentes réalités.»

RCGT a réalisé que les traducteurs avaient besoin d'un environnement plutôt silencieux pour être efficaces.

«Leur espace de travail est entouré de murs de verre pour qu'ils puissent tout de même avoir de la luminosité et voir leurs collègues», indique Michel Noël.

Des panneaux acoustiques peuvent aussi diminuer le bruit ambiant.

«Le défi est de créer des environnements individuels qui répondent aux besoins de chacun, mais à l'intérieur d'une multiplicité de postes de travail», explique Tiiu Poldma, professeure en design d'intérieur à l'Université de Montréal.

Le benching ne se limite pas non plus à des postes de travail mitoyens.

Par exemple, des salles de conférence adaptées aux différents besoins des équipes ont été prévues chez RCGT. Pour faire des appels confidentiels, les employés ont accès à des cubicules.

«Pour réussir un benching, c'est important de prévoir des lieux où les employés peuvent se rencontrer, se concentrer, socialiser», indique Giska Laflamme, consultante en environnement de travail chez Steelcase.

«Lorsque des gens travaillent côte à côte, même dans les meilleures conditions, il faut leur donner accès à un espace pour en sortir, pour se régénérer», affirme Tiiu Poldma.

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QU'EST-CE QUE LE BENCHING?

Benching vient de bench, dans le sens de banc de travail. Pendant des siècles, le terme faisait référence aux longues tables de bois brut sur lesquelles travaillaient les artisans. Les versions modernes du concept alignent plusieurs surfaces de travail où les gens sont côte à côte ou face à face sans obstacle visuel.

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Pas une panacée!

Certaines personnes ont des problèmes de communication dans votre entreprise. Le travail d'équipe ne se réalise pas toujours de façon harmonieuse. Vous vous dites que le benching pourra régler vos problèmes tout en vous permettant d'économiser en pieds carrés? Revenez sur terre!

«Oui, le benching peut favoriser la collaboration, mais réaménager l'espace physique ne réglera pas un problème de climat de travail», affirme Julie Carignan, associée chez SPB psychologie organisationnelle.

Attention, le benching pourrait même empirer le climat.

«En situation de conflit, se tourner vers le benching pourrait créer des frustrations, faire en sorte que les gens se sentent envahis», affirme la psychologue.

L'aménagement des bureaux est l'un des nombreux éléments à considérer pour créer un bon climat de collaboration dans un environnement de travail.

«Toutefois, cela ne viendra jamais se substituer au besoin de mettre en place des pratiques de leadership qui favorisent la collaboration, ni aux activités réalisées dans l'équipe pour instaurer de meilleures pratiques de communication», affirme Julie Carignan.

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Consulter ses employés

Pour créer un environnement de travail calqué sur les besoins de vos employés et pour favoriser leur adhésion au changement, mieux vaut les consulter.

«Les employeurs le font de plus en plus, mais certains hésitent encore de peur que leurs employés aient des demandes irréalistes, remarque Céline Gaudreault, associée chez Spatium, firme de design de l'environnement. Mais les gens sont intelligents et savent que le gaspillage d'espace met leur travail en péril.»

Elle travaille maintenant souvent avec un comité de design chez son client à qui elle soumet un prototype et de qui elle recueille les commentaires avant de procéder aux achats.

Si un nouveau type d'aménagement est mal accepté des employés, Julie Carignan, associée chez SPB psychologie organisationnelle, remarque que c'est souvent dû à un manque de consultation.

«L'humain, comme tout animal, est territorial, explique-t-elle. Il n'aime pas se faire imposer des changements dans l'aménagement de son espace. C'est bien de prendre le temps d'expliquer aux employés les vrais enjeux liés à l'aménagement du bureau. Ils apprécieront la transparence et pourront suggérer des bonifications selon leurs besoins.»

Il faut aussi prêter attention aux différentes générations au bureau.

«Faire travailler côte à côte des gens de plusieurs générations avec des expériences de vie très différentes est un défi réel, affirme Céline Gaudreault. Les entreprises doivent s'assurer d'attirer de la main-d'oeuvre, mais aussi de la retenir. Elles doivent donc être à l'écoute de leurs employés. Il faut trouver des compromis.»