Les voyages d'affaires ont coûté pas moins de 24 milliards l'an dernier aux entreprises canadiennes.

Les voyages d'affaires ont coûté pas moins de 24 milliards l'an dernier aux entreprises canadiennes.

C'est une bonne nouvelle pour les transporteurs, les hôteliers et les restaurateurs, puisque ce total équivaut à près du double des 12,9 milliards de dépenses en voyages d'affaires de 1997.

Ces données proviennent d'un sondage réalisé par Ipsos Reid auprès de 500 entreprises canadiennes, pour la Banque Amex du Canada.

Toutefois, les entreprises pourraient réduire leurs coûts pour ces déplacements.

Lyne Ayoub, vice-présidente des cartes commerciales d'Amex dans l'est du Canada, croit que les entreprises ont trop dépensé pour leurs voyages d'affaires et peuvent économiser des sommes considérables. Elles ont laissé 2,4 milliards de trop sur le comptoir des fournisseurs, en une seule année, soit 10% du total des dépenses en voyages d'affaires, a-t-elle déclaré à La Presse Affaires.

Selon Michel Archambault, titulaire de la chaire de tourisme de l'UQAM, les déplacements d'affaires représentent 20% du total des voyages, en nombre, mais près de 50% des dépenses totales.

Mme Ayoub a expliqué mercredi, à la tribune de l'Association of Corporate Travel Executives (ACTE), devant une centaine de vice-présidents aux finances et de directeurs des approvisionnements de Montréal, que des contrôles baisseraient leurs coûts en voyages d'affaires.

Les entreprises devraient d'abord établir une politique claire sur les voyages d'affaires et la faire approuver par le président ou le vice-président aux finances. Elles pourraient ensuite choisir une carte de paiement pour les dépenses des employés en voyage.

Ainsi, la compagnie pourrait avoir des informations, en temps réel, sur les dépenses de voyages. Une fois automatisées, sur portable, les notes de frais permettraient d'économiser 50% des heures nécessaires à l'établissement et à la vérification des comptes de dépenses traditionnels.

En outre, avec de tels outils, l'entreprise peut facilement identifier ses fournisseurs, en hôtellerie et en location de voitures, en réduire le nombre et négocier des rabais. Une fois le budget de dépenses de voyages établi, il faudra bien le respecter; les dépenses non autorisées devront être motivées.

Pour les billets d'avion, il vaut mieux miser sur des réservations en ligne par l'employé lui-même, qui se sentira coupable de ne pas choisir le meilleur prix, selon Lyne Ayoub. Par un programme de points, l'employé peut aussi être motivé à ne pas oublier l'utilisation de la carte de paiement.