Le moment est venu de planifier votre prochain congrès ou réunion d'affaires et la question se pose: où aller?

Le moment est venu de planifier votre prochain congrès ou réunion d'affaires et la question se pose: où aller?

Ce n'est pas le choix qui manque, car les infrastructures québécoises en matière d'accueil sont abondantes et de qualité.

Villes et régions rivalisent pour attirer le voyageur d'affaires, un client exigeant, mais payant. Très occupé, il a besoin de services efficaces et d'un coup de pouce pour organiser ses réunions sans se compliquer la vie.

C'est pourquoi le cahier Portfolio de La Presse Affaires vous propose son guide des réunions et congrès 2008, qui présente 14 des villes membres de l'Association des bureaux de congrès du Québec (ABCQ).

Vous y trouverez des informations sur l'espace disponible, les chambres d'hôtel, les principaux services et les caractéristiques de chaque ville.

Pour bien choisir sa destination, il faut tenir compte des besoins des congressistes. On doit s'assurer qu'ils profiteront au maximum de leur expérience.

Selon Hélène Pigeon, organisatrice de congrès pour Événements Agora, la facilité d'accès, les services offerts sur place et le confort sont des critères déterminants.

"Il faut s'assurer que les fournisseurs d'appoint comme les services d'audio-visuel ou les traiteurs seront en mesure de répondre aux besoins."

Et les voyageurs québécois sont gâtés: ils aiment les chambres confortables, la bonne nourriture, avoir accès à l'internet et à des salles de conditionnement physique. "Ils veulent se sentir un peu chez eux", dit Mme Pigeon.

Selon Ginette Bardou, présidente de l'ABCQ, les établissements ont su s'adapter à ces exigences. "On peut maintenant aller partout, car plusieurs destinations ont construit des installations à la fine pointe."

Pour les réunions qui durent plusieurs jours, les activités de loisir offertes sont aussi très importantes.

Et il ne faut pas négliger de distraire les conjoints qui accompagnentles congressistes! Sans oublier la conciliation travail-famille.

"Il y a 10 ans, les congrès avaient souvent lieu le week-end", rappelle Mme Bardou.

Maintenant, la tendance va vers des réunions la semaine. Les associations de bénévoles ne se rencontrent presque plus le soir ou pour des déjeuners car cela impose une logistique familiale extrême. Les gens aiment mieux se réunir aux heures de bureau.

Avec les contraintes de la vie moderne, il faut donc traiter les participants aux petits oignons pour ne pas risquer de les voir déserter le prochain congrès. Car s'ils sont déçus, ils s'en souviendront!

"Il faut garder un standard. Si on les amène une fois dans un hôtel quatre étoiles, on ne peut pas choisir un trois étoiles la fois suivante, souligne Hélène Pigeon. Tant qu'à faire le déplacement, les gens veulent être confortables, et en avoir pour leur argent."

Risque-t-on un mal de tête avec toutes ces exigences?

Rassurez-vous, des professionnels sont là pour vous faciliter la vie.

Pour être membres de l'ABCQ, les villes doivent garantir la présence de personnel à temps plein pour vous aider. Ces employés peuvent faire la recherche d'hébergement, vous aider à promouvoir l'événement en fournissant de la documentation, et vous mettre en contact avec tous les fournisseurs.

Finalement, sachez que les salles de réunion ne sont plus ce qu'elles étaient.

La plupart des villes du guide disposent de lieux de rencontre originaux qui marqueront les souvenirs: anciennes églises, musées et même un train!

Bon congrès.