D'innombrables documents encombrent vos tiroirs et vos placards. Lesquels jeter, que conserver, combien de temps? À détruire après lecture ou à conserver en coffret de sûreté? Méthode et conseils d'un professionnel du renseignement (c'est-à-dire un archiviste).
D'innombrables documents encombrent vos tiroirs et vos placards. Lesquels jeter, que conserver, combien de temps? À détruire après lecture ou à conserver en coffret de sûreté? Méthode et conseils d'un professionnel du renseignement (c'est-à-dire un archiviste).
Où se trouve votre photo de fin d'études? Votre contrat de location d'auto? Votre certificat de naissance? Votre police d'assurance vie?
«On réalise que les gens négligent leurs archives, au détriment de leurs droits», observe François David, archiviste à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Difficile de faire valoir la garantie de trois ans sur son frigo si on n'a conservé aucune preuve d'achat...
BAnQ reçoit de fréquentes demandes concernant la conservation des documents personnels. Lesquels conserver? Combien de temps? Certains ont une importance juridique ou pratique, d'autres une valeur avant tout sentimentale. Plusieurs de ces documents sont des jalons dans la vie de la famille.
«Si on sensibilise les gens à la préservation de leur patrimoine, on va peut-être sauver une partie de la mémoire du Québec», poursuit François David. Il estime que chaque maisonnée devrait détenir une «boîte familiale», où sont conservés et préservés les souvenirs et la petite histoire de la famille. Elle pourra être transmise d'une génération à l'autre. «Souvent, les jeunes ne savent pas quel métier faisait leur grand-père», déplore l'archiviste.
Comment conserver ses documents? «Surtout pas dans la salle de chauffage ou au grenier», prévient-il. Le papier agit comme une éponge, absorbe et rejette l'humidité avec les variations de température. Il faut préserver les documents du soleil et de la poussière, et éviter les trombones et les élastiques.
Pour protéger les documents les plus précieux et qui seront conservés à vie, on peut trouver dans les papeteries spécialisées des chemises et des boîtes d'archivage sans résidu acide, au pH neutre. Mais pour la plus grande partie, une boîte de carton ordinaire fera l'affaire. On peut bien sûr se procurer un classeur métallique à tiroirs. Mais «si on applique nos règles, les documents peuvent tenir dans trois ou quatre boîtes rangées dans un placard», assure François David.
Il s'agira ensuite de faire l'entretien régulier de notre système de classement. «Chaque fois qu'on reçoit un relevé bancaire, on l'ajoute dans la chemise et on enlève le plus ancien», indique l'archiviste. On maintient ainsi sans effort nos dossiers à une épaisseur raisonnable: «L'espace occupé est toujours le même», dit-il.
On peut également profiter de la préparation de la déclaration de revenus annuelle pour faire le ménage de ses dossiers. Le principe consiste à se donner une échéance fixe et régulière.
Le numérique passe, les souvenirs demeurent
De plus en plus de factures sont envoyés par voie électronique. Les déclarations de revenus sont préparées avec un logiciel spécialisé et enregistrées dans notre ordinateur.
On recommande habituellement de faire des copies de sécurité sur CD. Mais pour François David, «la meilleure solution est encore de faire des copies sur papier, pour certains documents qui ont une valeur juridique et financière importante».
Il manifeste la même prudence à l'égard des photos: il y a de meilleures chances qu'une photo traverse le temps sous sa forme traditionnelle qu'en version électronique. Les supports et les technologies numériques passent plus vite que les souvenirs.
À BAnQ, d'ailleurs, on conserve les originaux des documents, on les enregistre sur microfilms et on numérise ceux-ci. «C'est porter la ceinture et les bretelles», reconnaît François David. «On est conservateur.» Normal: c'est leur métier, de conserver.