Il y a 20 ans, Pauline Brassard parlait déjà des conséquences de la pénurie de main-d'oeuvre. Les organisations, elles, se sont réveillées en 2001.
Il y a 20 ans, Pauline Brassard parlait déjà des conséquences de la pénurie de main-d'oeuvre. Les organisations, elles, se sont réveillées en 2001.
«Il y a un vent de panique présentement, constate la conseillère en ressources humaines. Tout le monde en parle et, pourtant, les gestionnaires sont désemparés devant le problème.»
En effet, 85 % des dirigeants d'entreprises affirment ne pas être outillés pour relever ce défi. C'est pourquoi Pauline Brassard a mis au point une démarche de planification de main-d'oeuvre (PMO).
«C'est un exercice rigoureux et structuré qui fournit à l'organisation les informations les plus fiables sur la situation actuelle et future de ses ressources humaines, explique la présidente de Techno PMO et PB Conseils RH. La PMO donne un portrait quantitatif et qualitatif de la main-d'oeuvre, des mouvements de personnel, des emplois vulnérables, des postes à combler et des individus-clés.»
Les employeurs font souvent l'erreur d'associer la pénurie d'employés uniquement aux départs à la retraite, remarque Mme Brassard. Ce faisant, ils évacuent un tas d'autres considérations qui pourraient leur causer bien des maux de tête, à commencer par les congés de maternité.
«Parfois, le nombre de congés de maternité peut être plus élevé que celui des départs à la retraite», note Pauline Brassard.
Ajoutons à cela les congés de maladies qui grimpent en flèche, la volatilité des employés de moins de 35 ans qui changent d'emploi tous les trois ou quatre ans, les congés de perfectionnement, les sabbatiques
Des calculs fastidieux
Faire une PMO implique pour les entreprises une collecte de données importantes sur leur personnel et son organisation. Une lourde tâche qui demande un temps fou aux services des ressources humaines qui doivent jongler avec les statistiques.
Pauline Brassard leur a facilité la vie en concevant le Guide pratique PMO, ainsi qu'un logiciel baptisé Go PMO Système Expert, le seul programme en son genre au Canada.
«Avec cet outil, on peut compter environ six mois pour faire la PMO d'une entreprise de 1000 à 2000 employés», affirme-t-elle.
Entre 300 et 400 organisations ont expérimenté la méthode de Pauline Brassard, dont pratiquement tout le réseau de la santé.
La Fédération des caisses Desjardins a depuis longtemps mis en place une PMO, ce qui ne l'a pas empêché de se procurer le logiciel développé par Techno PMO.
«Cela améliore la collecte de données qui exige des calculs statistiques parfois décourageants. La démarche étant plus structurée, on peut passer plus de temps à réfléchir à nos besoins en ressources humaines qu'à compter», déclare Léo Drolet, vice-président de la gestion de la main-d'oeuvre de la Fédération des caisses Desjardins.
La PMO en cinq étapes
Même avec un guide et un logiciel, la PMO ne se fait pas en criant ciseaux. Avant de se lancer dans de savants calculs, Pauline Brassard conseille aux entreprises de se doter d'un bon plan de communication qui implique tous les acteurs, du personnel au conseil d'administration.
Dans un second temps, l'entreprise doit procéder à une analyse environnementale pour avoir une vision globale de la société, du marché du travail, de son secteur d'activité et de sa propre structure.
Vient ensuite l'inventaire des effectifs. Ce portrait statistique global se révèle souvent alarmant. «J'ai déjà vu une entreprise qui, après l'inventaire, a constaté que 77 % de ses employés pourraient quitter dans les trois prochaines années», affirme Mme Brassard.
Pas de panique, ajoute-t-elle. L'étude de vulnérabilité qui s'attarde à l'analyse qualitative de la main-d'oeuvre vient contrebalancer les chiffres.
«Après cet exercice, le pourcentage de départs potentiels de la même entreprise est descendu à 52 %.»
Pour y arriver, il faut passer en revue le profil de chaque employé, les postes à combler, les individus qui constituent des atouts pour l'entreprise et les emplois qui, une fois vacants, auront un impact organisationnel.
Ces étapes mènent à la projection des effectifs, qui détermine les besoins de main-d'oeuvre de l'entreprise pour les trois prochaines années.
«C'est un outil précieux pour le service de dotation qui saura à l'avance les personnes à remplacer», observe Pauline Brassard, qui suggère aussi de remettre les résultats de la PMO aux gestionnaires.
«Cet outil leur permettra de prévenir plutôt que de réagir dans leur gestion quotidienne», ajoute-t-elle.
La planification
1. Permet d'obtenir un profil de la main-d'oeuvre et des besoins quantitatifs et qualitatifs à combler à court, moyen et long terme.
2. Permet de s'adapter aux réalités de la nouvelle économie.
3. Augmente les chances de conserver le personnel qualifié.
4. Facilite la gestion des effets du sabrage d'effectifs.
5. Rend possible l'identification rapide des besoins de remplacement.
6. Évite les mouvements de personnel faits à la hâte.
7. Atténue la vulnérabilité de l'organisation et assure la préparation de la relève.
8. Favorise une approche proactive des ressources humaines.