Vie au travail: la téléprésence pour remplacer les voyages

Alors qu’une Greta Thunberg vogue au lieu de voler, par conscience environnementale, et qu’on estime les déplacements d’affaires mondiaux en avion à 1950 milliards de dollars annuellement*, de plus en plus d’entreprises mettent le cap sur la téléprésence pour passer moins de temps dans les airs.

« Je veux réduire mon empreinte », lance Luc Bernard, PDG de M3 (Multi-Prêts), qui souhaite diminuer de moitié dans la prochaine année les frais de déplacement en avion de l’entreprise grâce à des salles de téléprésence et à des solutions de vidéoconférence dernier cri. Celles-ci s’élèvent actuellement à 1 million de dollars.

« J’ai deux filles conscientisées. Ça n’a aucun sens, l’empreinte qu’on laisse et l’essence qu’on dépense. »

Las de perdre beaucoup de temps et d’argent à se déplacer en avion et en voiture, de plus en plus de dirigeants et de gestionnaires se tournent vers la téléprésence – réunir des gens au même endroit grâce à la technologie – pour leurs réunions, formations et embauches.

« Beaucoup me disent : “On voyage trop”, affirme Charles Lalumière, président d’Edge Future, qui a installé des équipements de téléprésence dans les bureaux de M3 ainsi que dans 150 salles en Amérique du Nord, en Europe et au Maroc ces dernières années. Je dis aux gens que je peux convertir jusqu’à 35 % à 40 % de leurs dépenses de billets d’avion en virtuel et que je veux préserver leur qualité de vie. Le timing est bon, ils sont ouverts. »

Le besoin d’attirer de jeunes employés, écologiquement conscients, les pousse aussi à réduire leur empreinte. « Aucun doute que ça nous sert à embaucher », admet Luc Bernard.

« Comme société, on n’a pas le choix d’aller vers cette façon de penser, estime également Phillip Gattola, président d’I-D Foods, qui compte cinq bureaux au Canada. La nouvelle génération y tient beaucoup. Et la techno peut nous aider. »

La téléprésence a fait fondre les coûts de déplacement des salariés du distributeur et importateur de produits alimentaires, lesquels s’élevaient à « des centaines de milliers de dollars par année », de 30 % à 40 %.

Car opter pour des réunions par écrans interposés a d’abord comme avantage de générer des économies.

Au pays, Telus a épargné 65 millions en déplacements dans la dernière décennie. « On voyage énormément moins, dit Benoit Simard. Je suis un vice-président au niveau national et je n’ai pas de statut Aéroplan ! Cela dit, il faut quand même se déplacer, car bâtir des liens est important. »

Une technologie améliorée

Si la téléprésence ne vient pas d’arriver dans les bureaux, la technologie s’est améliorée et s’est démocratisée. Les PME l’adoptent. « Au moins 30 % de nos revenus viennent de la petite entreprise grâce à notre plateforme Connexion Affaires [services de téléphonie avec des applications de collaboration] », dit Benoit Simard.

« Il y a eu des améliorations dans la rapidité des connexions et dans les produits qui permettent plus de collaboration », dit Steven Raymond, vice-président aux ventes de Neopos.

Cet écran interposé n’est plus qu’un appareil géant dans une salle de réunions, mais aussi un téléphone ou une tablette. « Il existe désormais des outils pour sauvegarder les fichiers, des outils de réunion complets pour partager des documents, de messagerie instantanée… », énumère Steven Raymond.

Plus besoin d’un mobilier technologique lourd et très dispendieux, donc, l’information pouvant être stockée dans l’infonuagique (cloud). Il en coûte de 25 $ à 30 $ par utilisateur par mois pour un système de téléprésence-vidéoconférence avec outils de collaboration, selon Telus.

« Toute l’industrie s’est structurée par utilisateur, note Benoit Simard, qui a recours à la technologie et qui la vend. C’est très flexible pour l’organisation. Le portefeuille des outils de collaboration est notre famille de services qui connaît le plus de croissance [40 % en 2019]. »

Charles Lalumière se remémore l’époque, encore récente, où les hautes directions naviguaient avec une technologie loin d’être au point. « Les caméras n’étaient pas très claires, la compression était mauvaise, raconte-t-il. Au début des années 2000, les organisations ont fait de gros investissements. Ça pouvait coûter 150 000 $ pour équiper trois ou quatre salles. »

À titre de comparaison, aujourd’hui, les coûts pour l’installation et l’utilisation de la technologie dans 14 salles et 13 bureaux de M3 s’élèvent à 120 000 $, en plus de frais mensuels de 2000 $.

L’expérience devient immersive dans des lieux au mobilier adapté pour faire des réunions et avoir l’impression que l’interlocuteur est vraiment face à nous ou de biais par rapport à nous. « On amène le haut de gamme dans les PME, dit Charles Lalumière, qui a lancé une division mobilier, en 2016. On peut faire des salles qui n’ont plus l’air de salles de conseil. Historiquement, on mettait de la vidéoconférence dans les grosses salles de réunion. Aujourd’hui, ça peut aller partout. »

* En hausse selon GBTA BTI Outlook, qui estime une croissance de 5 % par an jusqu’en 2022