Qu'est-ce qu'un congrès réussi? La réponse à cette question varie selon les individus. Mais on ne peut guère se tromper en disant que c'est celui où les visiteurs ressortent avec l'impression d'avoir vécu une expérience enrichissante et d'en avoir eu pour leur argent.

Pour obtenir ce résultat, il n'y a pas de formule magique, croit Catherine Noppen, qui enseigne l'organisation de congrès à l'Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec (ITHQ).

"Chaque événement est unique et comporte ses propres défis et objectifs", dit-elle.

Tout de même, il existe des principes de base à connaître pour se lancer dans la mise sur pied d'un événement d'envergure. Et la première, c'est qu'on ne s'improvise pas organisateur.

La Presse a donc contacté cinq experts de l'industrie pour vous aider à avoir une vision d'ensemble des tâches qui vous attendent pour faire de votre congrès de rêve une réalité.

Vous constaterez qu'il est important d'être bien entourés pour y parvenir.

Mais on aura beau faire appel aux intervenants les plus compétents du monde, il reste que le congressiste lui-même a sa part de responsabilité.

Pour que son congrès soit réussi, il doit y mettre du sien.

"Pour bien en profiter, il faut se préparer, dit Stéphane Parent, président d'Événement'ciel. On doit lire la documentation, s'informer et choisir à l'avance les activités et les conférences qui nous seront les plus profitables."

Quitte à contacter les organisateurs pour poser des questions si on ne trouve pas l'information qu'on cherche dans la documentation fournie.

Deuxième règle d'or: profiter des occasions de réseautage.

"Si vous assistez uniquement aux conférences et que vous retournez à l'hôtel après, vous passez à côté d'opportunités importantes", ajoute M. Parent.

Ce conseil s'applique non seulement à l'intérieur du centre de congrès, mais aussi en participant aux activités sociales et touristiques au programme.

"On sous-estime les contacts qu'on peut faire à l'extérieur des salles de conférences", souligne Alain Rogala, président d'Opus 3.

Les sorties de groupe et autres activités connexes au congrès sont souvent une bonne façon de créer des liens de manière informelle et d'entrer en contact avec des décideurs.

D'ailleurs, il est encore plus efficace de contacter à l'avance par courriel les personnes que l'on souhaite rencontrer pour leur donner rendez-vous pendant le congrès.

Il ne faut pas hésiter à aborder les gens importants et les sommités de son domaine, qui sont souvent plus accessibles que l'on croit.

C'est ainsi que Stéphane Parent a eu la chance de rencontrer une personne qui avait travaillé de près à l'organisation des Jeux olympiques de Pékin.

"Les gens sont sur place pour ça. On a parfois de très belles surprises. C'est le bon moment d'avoir accès aux experts, et il ne faut pas avoir peur de leur parler", dit-il.

L'autre façon par excellence de maximiser sa présence au congrès est de s'impliquer dans l'organisation à titre de bénévole, ou en présentant son travail à ses pairs.

"Si on fait une présentation, il faut être bien préparé et savoir à qui on s'adresse. Si on parle à des techniciens, on peut utiliser un vocabulaire technique. Mais si ce ne sont pas des spécialistes, il faut faire preuve de pédagogie", dit l'organisateur.

Et une fois de retour à la maison, on doit prendre le temps de contacter les personnes que l'on a rencontrées au congrès pour faire un suivi.

"Un réseau de contacts, ça s'entretient", dit Alain Rogala.