Le livreur passe au bureau avec une série de paquets. Vous signez le bon de livraison avec un crayon plus gros que la moyenne et vous conservez le bon. Le livreur repart sans papier, il n'a pas besoin d'une copie du bon de livraison, toutes les données sont dans son crayon.

Une heure plus tard, vous recevez la facture dans votre courrier électronique avec les notes ajoutées lors de la réception des marchandises. Tout cela grâce à un crayon doté d'une caméra, d'un processeur, d'une mémoire et d'un système de connexion Bluetooth avec l'ordinateur ou encore d'un support avec une interface USB.

Le crayon Anoto n'est pas un scanneur malgré sa caméra. «C'est un outil de gestion de données avec le logiciel PlanetPress développé par la compagnie québécoise Objectif Lune, dont le siège social est à Montréal, en plus des 11 bureaux à travers le monde», explique Jean-Yves Daigle, spécialiste en solution d'impression chez ProContact.

Avec le crayon Anoto et le logiciel PlanetPress, des entreprises de services, de livraisons, des techniciens sur la route, une entreprise manufacturière peut gérer sa facturation, ses livraisons, les bons de commande électronique simplement et plus efficacement qu'avec du papier. Et le logiciel s'adapte aux méthodes de travail de l'entreprise, il ne modifie pas la façon de fonctionner, mais le traitement des informations à manipuler.

«La méthode de traitement des données est plus fiable et minimise le risque de pertes de documents, soutient M. Daigle. Le crayon pourrait même servir aux policiers pour dresser les contraventions, et ils n'auraient plus besoin de rentrer manuellement les données en revenant au poste de police, tout serait fait électroniquement.»

Infos emmagasinées

Le stylo numérique s'utilise avec la paperasse habituelle de l'entreprise. Le logiciel PlanetPress traitera facture, bons de commande ou de livraison selon les besoins de la compagnie. Ainsi, chez le client qui signera le bon de réception et cochera les cases appropriées, les données seront emmagasinées dans la mémoire interne du stylo. Une fois sur le socle relié à l'ordinateur, il y aura production des factures et des confirmations nécessaires dans les différents départements avec envoi d'une copie des documents par courriel en format PDF.

Dans les bureaux de ProContact, M. Daigle invite Le Soleil à signer un bon de livraison et à mettre une note sur le bon avec le crayon Anoto. Une fois sur son socle, l'appareil a produit un document reçu quelques minutes plus tard dans le courriel montrant les détails du bon, la signature et les notes ajoutées. Et, puis qu'il y avait une note manuscrite, le logiciel a envoyé un avertissement avisant qu'il fallait traiter la commande manuellement pour que la transaction soit complétée.

«Le système créera des archives des documents, poursuit M. Daigle, et il permet de suivre à la trace toutes les interventions depuis l'expédition de la marchandise de l'entrepôt jusqu'au point de réception. C'est beaucoup plus rapide que le traitement manuel. Pour les entreprises, cela signifie des gains de productivité, moins de perte de temps et une économie de papier.»

Selon les besoins, une entreprise devra investir entre 4000 $ et 5000 $ pour s'équiper et ajuster ses processus pour migrer du traitement manuel au traitement électronique des données.