À l'ère numérique: un bureau sans papier... ou presque

Conformément à la loi, les déclarations de revenus... (Photothèque Le Soleil)

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Conformément à la loi, les déclarations de revenus et bordereaux de paie doivent être conservés pendant six ans, de même que les factures de services ou de produits déductibles d'impôts. Les actes et les certificats de naissance ou de décès comme les con­trats de mariage doivent pour leur part être conservés à vie.

Photothèque Le Soleil

Laurie Richard

(Québec) Une vieille facture dans une armoire, le reçu de l'épicerie qui traîne sur la table à café ou le plus récent relevé de paie sur le coin du bureau... La paperasse qui envahit la maison, vous connaissez? Ces irritants peuvent être éliminés. On peut même vivre sans papier... ou presque.

Paradoxalement, l'ère numérique est avide de papier. Son utilisation a connu une augmentation fulgurante avec l'arrivée de l'ordinateur personnel dans les années 80. La consommation a plus que doublé entre 1983 et 2003 au Canada, selon l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture.

L'équivalent de 20 000 pages par personne en 2003, seulement pour l'impression et la rédaction, selon un rapport de Statistique Canada, soit suffisamment de feuilles format lettre pour couvrir une superficie de presque 1200 m2. Un peu encombrant si on accumule tout ça à la maison.

Pourtant, Serena dit vivre sans papier 95 % du temps. Minimaliste dans l'âme, grande voyageuse et déménageuse compulsive, elle ne veut surtout pas s'embarrasser d'immenses piles de documents.

Vivant à Montréal, l'éditrice du blogue The Everyday Minimalist (www.everydayminimalist.com) planifie transférer ses pénates au Texas. La jeune femme n'argumentera pas au sujet de l'utilité du papier, mais elle préfère connecter ses clés USB plutôt que de fouiller dans des liasses de documents imprimés.

Au moment de son épiphanie numérique, Serena avait en sa possession quelque 60 livres de papier qu'elle désirait conserver. Ouf! Munie d'un scanner à chargeur automatique, elle a fait fondre sa pile peu à peu, jusqu'à ce que le tout soit stocké et bien ordonné sur ses disques externes et ses clés USB.

Elle poursuit aujourd'hui l'opération au fur et à mesure que les papiers entrent dans la maison.

Ses règles sont simples : «Si je n'ai pas besoin de le garder sous forme papier, je le numérise et le détruis.» Ses relevés bancaires par exemple, sont transformés en format numérique avant de terminer à la déchiqueteuse.

Mais elle conserve tout de même ses documents fiscaux papier pour sept ans. La jeune fem­me garde également ses ordonnances médicales pour ses visites à la pharmacie.

Légèreté

L'élimination de tout ce papier lui a procuré une grande légèreté. Enivrée par le sentiment, Serena a également donné 99 % de ses livres. Elle envisage de se procurer une tablette électronique pour bouquiner. Seuls ses livres rares et non offerts en format numérique font encore partie de sa bibliothèque. La lecture des journaux est elle aussi devenue plus facile en format numérique avec l'arrivée des tablettes électroniques.

À la maison, avec son con­joint, elle utilise un tableau blanc et des marqueurs effaçables pour dres­ser des listes de tâches et de courses. Une ardoise et des craies feraient aussi l'affaire.

Serena s'envoie également elle-même des courriels au lieu de prendre des notes.

Afin de se faciliter la tâche, elle conseille à ceux qui veulent faire la transition de consulter les entreprises avec lesquelles on fait affaire pour leur demander si elles disposent d'une option de facturation en ligne. Hydro-Québec possède par exemple un tel service sécurisé : il archive même les documents pour une période de deux ans. Il faut juste éviter de faire imprimer ses documents conservés en format numérique!

Documents à conserver

Certains documents doivent être conservés en format physique pendant un certain nombre d'années. Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a publié un fascicule sur le sujet en 2008 intitulé À l'abri de l'oubli. Petit guide de préservation des documents personnels et familiaux.

Les documents concernant votre histoire personnelle, comme les sou­venirs qui revêtent une importance particulière, ne sont habituel­lement pas officiels et peuvent être numérisés. Des billets de concerts mémorables ou des itinéraires de voyage peuvent donc être transférés dans votre album virtuel.

Vos anciennes photos argenti­ques peuvent aussi être numérisées afin d'être classées avec cel­les déjà sur votre ordinateur. Cela vous permettra également de les partager en quelques clics.

Numérisation

Vous aimeriez numériser ces boî­tes à chaussures remplies de photos et de diapos, mais la seule idée de vous mettre à la tâche vous fatigue? Quelqu'un d'autre peut le faire pour vous. ScanCafe (www.scancafe.com), par exemple, se charge de scanner vos photos et de vous renvoyer les originaux par la poste avec le format numérique, à partir de 22 ¢ chacune.

Toutefois, conformément à la Loi sur l'administration fiscale, les déclarations de revenus doivent être conservés pendant six ans. Les factures de services ou de produits déductibles d'impôts devraient aussi être gardées pendant la même période.

Les actes et certificats de naissance ou de décès comme les con­trats de mariage doivent aussi être conservés toute votre vie. Ne les passez pas à la déchiqueteuse! Vos baux de location également, tant que vous vivez au même endroit.

On peut se procurer le guide directement auprès de la BAnQ (cherchez «À l'abri de l'oubli» au www.banq.qc.ca).

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