Une solution numérique pour les minutes des entreprises

Christian Sarailis et Sebastien Rosa se sont associés... (Le Soleil, Jean-Marie Villeneuve)

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Christian Sarailis et Sebastien Rosa se sont associés pour trouver une solution numérique aux livres des minutes des entreprises et ont créé Minutes Dépôt.

Le Soleil, Jean-Marie Villeneuve

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(Québec) Les entreprises, même les organismes sans but lucratif, doivent tenir des minutes. Souvent, ce sont de gros cartables qui relatent tout l'historique de la compagnie, les statuts et les règlements, les décisions, les résolutions du conseil d'administration.

Avocat, dont une bonne partie de la pratique se passe dans le monde des affaires, mais aussi entrepreneur, Christian Saraililis s'est associé à Sébastien Rosa, un programmeur, pour lancer Minutes Dépôt (minutesdepot.com), une nouvelle entreprise pour virtualiser le «livre des minutes» de n'importe quelle entreprise afin que toutes les décisions et tous les documents puissent être accessibles sur n'importe quelle plateforme électronique, que ce soit un ordinateur ou un appareil mobile comme une tablette ou un téléphone.

«Dans une entreprise, lorsque l'on change de vérificateur ou de comptable, il faut lui faire parvenir le livre des minutes, continue M. Sarailis. Souvent, ce sont plusieurs cartables que le nouveau professionnel fera numériser ou photocopier pour les avoir à sa portée. Toutefois, il n'aura que le portrait du moment. Si d'autres décisions sont prises, le document ne sera pas à jour. Avec Minutes Dépôt, non seulement les documents seront à jour, mais tous les membres du conseil d'administration, les actionnaires et les professionnels pourront avoir accès à tous les éléments en temps réel.»

L'accès pourra être temporaire pour les professionnels lors d'une vérification diligente au moment de la vente de l'entreprise, ajoute-t-il. «Le volet numérique offre des possibilités plus grandes que le papier, tant sur le plan de la sécurité que du suivi des activités.» 

Il relate certains cas d'entreprises qui n'ont pas mis à jour les informations depuis quelques années ou qui ont été parfois un peu négligentes avec les procès-verbaux, lorsque survient un événement, un changement d'actionnaires ou une vente, la mémoire des gens en place n'est pas aussi fiable que les documents conservés. «C'est un outil pour faciliter la vie des dirigeants, continue-t-il. Ça manquait dans le monde des affaires alors que les solutions numériques sont de plus en plus utilisées.»

Les tarifs varient entre 39 $ et 199 $ par année en fonction des besoins en volume de mises à jour des résolutions. Et le niveau de sécurité pour la protection des informations est comparable à celui des institutions bancaires. 

«Pour nous assurer de maintenir un niveau de sécurité digne des plus hauts standards de l'industrie, nous travaillons en partenariat avec deux leaders de l'industrie : Amazon AWS et Heroku. Ces organisations sont hautement respectées en ce qui concerne la sécurité des données», indiquent les informations de l'entreprise. 

On propose aussi une solution de rechange par l'exportation des documents en format PDF pour ceux qui seraient intimidés par le passage au numérique et qui souhaiteraient revenir à la méthode traditionnelle des cartables.

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