Pour des réunions sans papiers sécuritaires

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Jean-Marc Félio

Photo Le Soleil, Steve Deschênes

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Yves Therrien
Le Soleil

(Québec) Les réunions sans papier commencent à prendre leur place. Plusieurs entreprises ont choisi des méthodes développées à l'interne. D'autres ont acheté des outils qu'elles adaptent à leurs besoins à partir de serveurs de l'entreprise ou d'outils publics comme Dropbox ou Skydrive.

Mais pour les réunions du conseil d'administration, lorsque les décisions prises et les documents doivent demeurer dans des zones de sécurité, les solutions sont moins nombreuses.

Il y a quelques produits développés aux États-Unis et au moins un autre au Québec par l'entreprise Réseau CA de Montréal, fondée en 2008.

En entrevue, le président de l'entreprise, Jean-Marc Félio, souligne qu'il a fallu près de deux ans pour développer la structure et les outils du portail Web Leading Boards. « Il faudra moins d'une heure pour apprendre le fonctionnement du système à la personne qui devra gérer les outils pour le conseil d'administration, affirme M. Félio. Et les administrateurs, qui ne sont pas tous familiers avec l'informatique, n'auront besoin que d'une quinzaine de minutes pour utiliser les outils de l'interface. »

La simplicité, ça va de soi lorsque plusieurs personnes ne sont pas des virtuoses de l'informatique, mais la sécurité aussi doit aussi primer, car les documents partagés pendant une réunion du conseil d'administration et les notes personnelles des administrateurs ne doivent pas se retrouver entre les mains de n'importe qui avant que les décisions soient prises.

« L'accès est sécurisé, affirme M. Félio. Tout le système se trouve dans des serveurs hors du réseau de l'entreprise, tout comme les documents qui serviront aux réunions du conseil. C'est un circuit fermé auquel on accède par une page Web du type "HTTPS" comme dans les zones transactionnelles. » Le danger de la sécurité réside souvent dans la faiblesse des mots de passe des usagers, plus que dans le système lui-même.

Premiers pas

Les premiers pas de Leading Boards ont été faits avec les organismes sans but lucratif et les coopératives avant de prendre de l'expansion avec de plus grandes sociétés. Ce qui a permis à l'entreprise de fignoler en même temps ses outils de recherche documentaire, que ce soit dans les archives des rapports des réunions du conseil ou des divers comités; même dans la documentation en annexe.

L'avantage des réunions sans papier vient notamment de la recherche, car au lieu de fouiller dans des boîtes ou de demander au secrétaire du conseil de trouver telle ou telle résolution dans les archives avec les délais que cela implique, quelques secondes suffisent pour avoir les yeux sur le bon document.

Il donne l'exemple d'un conseil d'administration où à chaque réunion mensuelle les administrateurs avaient devant eux l'équivalent de deux gros bottins téléphoniques de documents à consulter sur place seulement, documentation qui devait être déchiquetée après les réunions pour respecter le sceau du secret.

L'interface est d'une grande simplicité avec une page d'accueil affichant la mission de l'entreprise et les règles de gouvernance, les nouvelles et les avis. Puis, il y a un bouton pour la liste des réunions à venir, un autre pour la documentation, pour les outils, et un autre pour la liste des membres du conseil.

Dans ces outils, il y a celui des notes personnelles de chaque administrateur. Notes qui pourront être partagées à tous ou à quelques personnes, et qui pourront être effacées d'un coup par l'administrateur lorsque son mandat prendra fin.

Si le système a été développé pour les ordinateurs, il a aussi été adapté pour les tablettes iPad, souligne M. Félio. Plus encore, Leading Boards facilite les réunions à distance avec le partage d'écran.

Lorsqu'une entreprise, elle s'engage avec Leading Boards pour un contrat annuel dont les frais peuvent varier entre 6000 et 10 000 $ selon les options, mais dans un mode incluant l'hébergement, le support et les mises à jour. Une fois l'entente établie, les frais sont fixes, affirme M. Félio.

Actuellement, une soixantaine d'entreprises et d'organismes, comme le CRIM et Notarius, utilisent la technologie Leading Boards. Quant à l'avenir, M. Félio souligne qu'il passera par une expansion en Europe avec des contrats à venir en France et en Belgique. Le système fonctionne en trois langues : le français, l'anglais et l'espagnol.

Site Web : www.leadingboards.com/fr/

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