Rigide fonction publique

Laura (prénom fictif), une secrétaire juridique d'expérience, a... (123RF/Katarzyna Bialasiewicz)

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Laura (prénom fictif), une secrétaire juridique d'expérience, a réussi tous les examens requis pour obtenir un poste régulier dans la fonction publique, mais a finalement été refusée en raison de procédures administratives.

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(Québec) L'histoire que vous allez lire est vraie. Seul le prénom de celle qui joue le rôle principal a été changé.

Laura, 52 ans, est adjointe à la magistrature.

Elle exerce la profession de secrétaire juridique depuis 36 ans.

Elle a travaillé dans deux des plus importants cabinets d'avocats à Québec.

«Par goût de changement et par amour de son métier», comme elle le raconte au Soleil, Laura décide d'embrasser la carrière d'adjointe à la magistrature. Elle occupe actuellement un poste d'employée à statut occasionnel.

Évidemment, elle rêve à un poste régulier. «À 52 ans, il me reste encore de très bonnes années à donner à mon employeur.»

En janvier, le Centre de services partagés du Québec - l'organisme gouvernemental qui réalise des activités de recrutement pour répondre aux besoins de main-d'oeuvre de la fonction publique - publie un appel de candidature dans le cadre d'un processus de qualification de candidats afin de pourvoir d'éventuels emplois réguliers ou occasionnels d'agente de secrétariat.

Dans cette chronique, le 2 octobre dernier, Le Soleil rendait compte des misères des employeurs, principalement des ministères et des organismes du gouvernement du Québec, à recruter des secrétaires. De véritables perles rares, faisait état une étude réalisée par la Commission de la fonction publique du Québec sur l'embauche des agentes de secrétariat dans l'appareil gouvernemental.

Laura n'allait pas rater l'occasion et soumet sa candidature. Ça se passait en janvier dernier.

Deux mois plus tard, le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) l'informe que sa candidature est admise et la convoque, pour le 16 avril, à une séance d'examens.

À l'examen de français écrit, Laura obtient une note de 144 sur 180. Le seuil de passage est de 104.

Il y a assurément des gestionnaires dans la fonction publique qui vont bondir de joie en consultant ce résultat. Dans l'étude réalisée par la Commission de la fonction publique, ils ont été nombreux à dénoncer le fait que, parmi les personnes qui posent leur candidature à des postes de secrétaire, rares sont celles qui maîtrisent parfaitement la langue française.

À l'examen servant à mesurer l'habilité à effectuer des tâches administratives, la secrétaire juridique décroche une note de 91,43 sur 120. Le seuil de passage est de 68.

L'affaire est dans le sac pour Laura, pensez-vous?

Pas vraiment.

Une erreur de saisie de code

Au mois de mai dernier, le Centre de services partagés du Québec informe Laura que, après un «exercice d'assurance qualité», la décision rendue au sujet de son admissibilité au processus de qualification avait été révisée et que, par conséquent, sa candidature n'était pas retenue. Malgré sa réussite aux deux examens.

Tout ça parce qu'elle n'a pas envoyé son CV témoignant de sa scolarité et de ses expériences de travail au moment de la transmission de son formulaire d'inscription.

Dans les faits, selon le CSPQ, Laura n'aurait jamais dû être convoquée à la séance d'examens étant donné son omission de fournir la documentation requise.

Une «erreur de saisie de code» est à l'origine de la décision erronée quant à l'admissibilité de la secrétaire juridique, fait valoir le CSPQ. Plutôt que d'entrer le code «non admis» au dossier de Laura, le code «admis» lui a été attitré. En entrevue au Soleil, Laura admet qu'elle a été négligente. Elle refuse toutefois de prendre tout le blâme pour la tournure des événements.

De bonne foi, elle croyait qu'elle pouvait transmettre les informations exigées plus tard ou encore au moment où le CSPQ le demanderait. Étant déjà employée à statut occasionnel de la fonction publique, son CV devait bien se trouver quelque part dans son dossier.

«Jamais le CSPQ ne m'a avisée que mon dossier était incomplet. S'il manquait un document à mon dossier, il aurait été sage que le CSPQ m'en avise avant la tenue de l'examen ou qu'ils me refusent tout simplement la possibilité de passer les examens», fait-elle valoir.

«Il m'apparaît inconcevable qu'à la suite d'une erreur administrative, ma candidature soit rejetée. C'est injuste, illogique et ridicule, dénonce Laura. Tout ça au moment où la fonction publique se plaint de ne pas trouver suffisamment de secrétaires compétentes sur le marché.»

Pas certain qu'un employeur du secteur privé aurait agi de la sorte avec une candidate ayant obtenu de tels résultats aux examens de français écrit et d'habilités professionnelles. «J'imagine qu'il aurait accepté mon CV sans trop poser de question après la tenue des examens.»

Demande de révision judiciaire

Laura a vainement tenté de convaincre le Centre de services partagés du Québec de réviser sa décision. 

Rien à faire. 

Pour l'organisme gouvernemental, l'erreur n'est pas créatrice de droit.

Elle a aussi demandé à la Commission de la fonction publique de faire enquête.

Peine perdue.

«Les faits démontrent que la requérante n'a pas respecté son obligation de fournir toutes les informations exigées en temps opportun», tranche la Commission. 

«Contrairement aux prétentions de la requérante, il n'appartient pas au CSPQ de communiquer avec un candidat pour lui demander de compléter des sections non remplies d'un formulaire d'inscription. Seuls les documents permettant de valider les informations inscrites dans le formulaire d'inscription d'un candidat, par exemple la copie d'un diplôme, peuvent être demandés après la période d'inscription.»

Enfin, la Commission de la fonction publique fait valoir que «pour assurer le respect des principes d'équité entre tous les candidats et d'égalité d'accès aux emplois, le CSPQ ne peut permettre à un candidat d'ajouter, après la période d'inscription à un processus de qualification, des informations non inscrites dans le formulaire transmis.»

Craignant maintenant de se faire tasser par une employée régulière, Laura jongle avec l'idée de déposer une demande de révision judiciaire devant la Cour supérieure.

Pas une, mais deux validations!

Dorénavant, pas un, mais deux fonctionnaires valideront le code d'admissibilité inscrit à la suite du résultat de l'analyse d'une candidature dans le cadre d'un processus de qualification des aspirants afin de pourvoir des postes dans la fonction publique québécoise.

C'est l'engagement pris par le Centre des services partagés du Québec (CSPQ) devant la Commission de la fonction publique du Québec dans la foulée du litige l'opposant à Laura.

Rappelons que le CSPQ avait rejeté la candidature de la secrétaire juridique au processus de qualification visant à pourvoir d'éventuels emplois réguliers ou occasionnels dans la fonction publique parce qu'elle n'avait pas transmis son CV au moment de l'envoi de son formulaire d'inscription.

Le CSPQ a reconnu qu'une «erreur de saisie de code» avait été à l'origine de la décision erronée quant à l'admissibilité de Laura de participer au processus de qualification. 

Ce n'est qu'après avoir passé deux examens - réussis haut la main - que Laura apprendra que sa candidature n'est pas retenue.

Le CSPQ a donc décidé d'ajouter une étape supplémentaire à la procédure d'admission d'un processus de qualification pour éviter que de «telles erreurs» se reproduisent.

«Le code d'admissibilité inscrit à la suite du résultat de l'analyse d'une candidature sera dorénavant validé par une deuxième personne», a assuré le CSPQ à la suite d'une intervention de la Commission de la fonction publique. 

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