En pénurie de secrétaires

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Les perspectives d'emploi sont excellentes pour les personnes étudiant en secrétariat, les employeurs étant constamment à la recherche de ce type de personnel.

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(Québec) Difficile de trouver du personnel de secrétariat ? Parlez-en aux responsables des ressources humaines au sein des entreprises de la région de Québec. Et plus particulièrement à ceux des ministères et des organismes du gouvernement du Québec.

«Un représentant d'une direction des ressources humaines d'un ministère nous a dit qu'il avait fait entre 200 et 250 appels téléphoniques pour offrir un emploi régulier aux personnes qui avaient posé leur candidature, mais aucune des personnes jointes n'avait accepté de se présenter en entrevue», rend compte Méliza Deschênes, chargée principale des mandats de vérification à la Commission de la fonction publique du Québec.

«Et il ne s'agissait pas d'un emploi occasionnel, mais permanent», prend-elle soin de préciser. 

Dans un contexte de rareté de main-d'oeuvre, un contrat d'une durée d'un an n'intéresse pratiquement personne.

Afin de pourvoir un emploi occasionnel dans leur organisation, les ministères et organismes doivent s'agenouiller et prier pour une intervention du Saint-Esprit.

«Un responsable nous a mentionné qu'il avait dû retourner à quatre reprises dans le bassin de candidatures afin de combler un emploi occasionnel, mais il n'avait réussi qu'à obtenir deux entrevues», ajoute Méliza Deschênes.

Quand un ministère ou organisme parvient à pourvoir un emploi occasionnel d'agent de secrétariat, c'est la plupart du temps pour une courte durée, car la détentrice du poste se fait généralement offrir un emploi régulier ailleurs dans l'appareil administratif gouvernemental - ou dans le secteur privé - avant la fin de son contrat.

«Pour en arriver à trouver une solution rapide à leurs besoins immédiats, les organisations ont recours à des mesures d'exception, comme l'octroi de contrats occasionnels d'une durée inférieure à 55 jours, l'embauche de stagiaires, d'étudiants, de retraités ou de firmes, ou encore à une nouvelle répartition des tâches parmi le personnel en place», explique Mme Deschênes.

Demande plus forte que l'offre  

Au cours des derniers mois, la Commission de la fonction publique du Québec a mené des consultations auprès de gestionnaires de l'appareil gouvernemental, de responsables des programmes de formation du personnel en secrétariat dans des établissements du réseau de l'éducation, de représentants de firmes de recrutement et du Syndicat de la fonction publique et parapublique du Québec pour savoir comment l'État pourrait s'y prendre pour devenir un employeur de choix pour les secrétaires.

Il faut d'abord savoir que la profession de secrétaire compte parmi les 87 emplois les plus demandés au Québec et que malgré un taux de diplomation relativement important en 2014 (2515 diplômes d'études professionnelles en secrétariat et 344 diplômes d'études collégiales en technique de bureautique), la demande demeure plus forte que l'offre.

«Le taux de placement des finissantes des établissements consultés se situe entre 80 et 100 %», rapporte l'étude de la Commission de la fonction publique.

«Un représentant précise qu'à la fin du second stage, 75 % ont déjà leur emploi. Le délai de placement le plus long serait de six mois après la fin des études.»

Offensive du privé

La Commission de la fonction publique constate que le secteur privé est plus «proactif» auprès des établissements d'enseignement.

«Les entreprises vont à la rencontre des élèves directement dans les écoles afin de promouvoir les stages offerts dans leurs organisations», fait remarquer l'étude en signalant que la fonction publique avait mis au rancart, il y a quelques années, le recours à des «ambassadeurs», dont le travail consistait à démystifier l'appareil administratif gouvernemental et son complexe mécanisme de recrutement.

La stratégie déployée par les entreprises privées s'avère «gagnante» autant pour les employeurs que pour les élèves, estime la commission, «car la majorité obtiennent un emploi avant même d'avoir terminé leur stage.» 

La Commission de la fonction publique fait également ressortir que le secteur privé ne dort pas au gaz quand vient le temps de proposer un emploi à une secrétaire. Il arrive que l'embauche se fasse sur-le-champ. Dans l'appareil gouvernemental, le délai pour la nomination d'un nouvel employé varie entre un et douze mois.

Urgence d'agir

En 2012, le pourcentage de postes vacants du côté du personnel de secrétariat était supérieur (14,5 %) à celui de l'ensemble de la fonction publique (12,1 %).

Autre facteur à considérer, les secrétaires vieillissent. L'âge moyen des agentes de secrétariat affichait 49,8 ans en 2012. Ça veut dire que les départs à la retraite seront nombreux au cours des prochaines années.

Le taux de départ à la retraite prévu chez les secrétaires de 2012-2013 à 2014-2015 était estimé à 20,6 % comparativement à 13,6 % pour l'ensemble de la fonction publique.

La Commission de la fonction publique du Québec a donc choisi de sonner la clochette.

«Si rien n'est fait, la problématique va s'aggraver dans un marché en forte concurrence», martèle l'organisme, qui suggère aux ministères et organismes de rétablir le contact avec les maisons d'enseignement pour se rapprocher des jeunes déjà fortement courtisés par les employeurs du secteur privé.

L'État, un employeur de choix?

Les portes sont ouvertes pour les employeurs dans... (Le Soleil, Erick Labbé) - image 3.0

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Les portes sont ouvertes pour les employeurs dans les établissements qui forment les secrétaires comme le Centre de formation professionnelle Marie-Rollet.

Le Soleil, Erick Labbé

Un bon salaire. Des conditions de travail avantageuses. Un horaire stable.

Est-ce suffisant pour attirer les jeunes secrétaires dans la fonction publique?

«Oui, les élèves en secrétariat manifestent de l'intérêt pour une carrière au gouvernement», témoigne Magalie Deschênes, conseillère en information scolaire et professionnelle au Centre de formation professionnelle Marie-Rollet à Québec.

«En secrétariat et en comptabilité, notamment, nous retrouvons généralement des personnes à la recherche d'un boulot stable, d'un horaire régulier et d'une sécurité d'emploi, ces conditions offertes par la fonction publique, bien qu'au cours des premières années les jeunes doivent s'attendre à occuper un emploi de travailleur à statut occasionnel.»

S'il fut un temps où les exigences pour occuper un poste d'agent de secrétariat étaient très élevées, les choses commencent à changer, signale Mme Deschênes. 

«Trop souvent, la fonction publique exigeait un diplôme d'études collégiales alors que le travail demandé pouvait être fait par une personne détenant un diplôme d'études professionnelles. Le gouvernement se privait ainsi d'une main-d'oeuvre compétente et plus abondante.»

Magalie Deschênes reconnaît que les employeurs du secteur privé sont présents comme jamais dans les établissements d'enseignement. Ils s'intéressent aux futures secrétaires, entre autres, dès qu'elles mettent les pieds à l'école.

«Évoluant dans un environnement moins conventionné que la fonction publique, ils sont en mesure de proposer des conditions de travail originales et alléchantes, notamment des banques de congé pour les jeunes mamans.»

Salaire plus attrayant

Dans l'étude menée par la Commission de la fonction publique, des responsables des directions de ressources humaines à l'intérieur de la machine gouvernementale ont indiqué que l'offre salariale du secteur privé s'avérait souvent plus «attrayante» que celle de l'administration publique. «La nature des tâches et des responsabilités est plus intéressante dans le privé», ont fait remarquer certains d'entre eux.

De leur côté, des firmes de recrutement ont soulevé le fait que les exigences des employeurs étaient «moins contraignantes ou restrictives» dans le privé que dans le public. Ainsi, une formation scolaire spécifique ne serait pas nécessairement exigée, ni un nombre d'années d'expérience minimal pour occuper un poste.

Pour sa part, le Syndicat de la fonction publique et parapublique du Québec avance que les salaires et les «faibles» possibilités de promotion pour les secrétaires sont des cailloux dans le soulier de l'administration publique québécoise.

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