Les avantages du bureau dématérialisé

Le travail à domicile ou en mode mobile... (Photo Shutterstock, Volt Collection)

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Le travail à domicile ou en mode mobile est pratique et économique.

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(Québec) Tempêtes de neige, sept heures de route aller-retour pour une conférence, un enfant malade à la maison, un réparateur ou un livreur qui passera entre 8h et 18h, des clients à voir un peu partout en ville ou en région, des routes congestionnées, des ponts bloqués... Autant de raison de ne pas être au bureau à moins d'être un travailleur doté d'une solution mobile pour la maison ou sur la route.

Pratique? Économique? «Oui!» répondent les personnes interrogées par Le Soleil. Le travail à domicile ou en mode mobile est pratique et économique, que l'on soit travailleur autonome ou dans une grande entreprise, comme l'est la téléprésence pour des conférences ou des réunions d'un conseil d'administration lorsque la majorité des participants sont dispersés aux quatre coins de la province.

La dématérialisation du bureau en service mobile en tout ou en partie fait l'affaire des comptables qui n'auront pas à faire des chèques pour de l'espace inoccupé. Ça fait l'affaire de patrons de petites entreprises qui n'ont pas besoin d'un bureau ayant pignon sur rue. Si cette solution se révèle utile, ce n'est pas encore une tendance lourde, comme les boutiques en ligne et la dématérialisation des achats, explique Christian Dumont, spécialiste des réseaux qui agit comme consultant, mais sans avoir un bureau. Toutefois, la tendance s'accentue.

«La plupart des contacts se font par courriel, par les réseaux sociaux et par cellulaire», affirme celui qui était associé avec Sonia Bouchard et une petite équipe de formateurs. «Les rencontres pour la formation s'effectuent chez le client, dans son milieu. Pour les rencontres d'équipe, nous nous retrouvions dans une salle multifonctionnelle d'un restaurant. Un lieu qui nous servait aussi à donner des formations de base à des groupes diversifiés.»

La valeur ajoutée dans le service, ce ne sera pas nécessairement le beau siège social, mais le temps accordé au client, le meilleur service au meilleur prix. Ce n'est pas tant le paraître qui compte, mais le fait de se concentrer sur la présence avec le client, continue M. Dumont.

Pas de bureau, mais des rencontres régulières permettent, à son avis, de réduire les frais d'entreprise et, en même temps, de diminuer les tarifs, puisqu'il n'y a pas de frais pour un bureau ayant pignon sur rue.

Location au besoin

Pour les travailleurs autonomes qui ont des besoins occasionnels pour une salle de conférence ou qui préfèrent un petit bureau avec quelques services partagés, il y a des options de location de bureaux à frais partagés à la journée, à la semaine, voire à l'année, le temps d'envisager la croissance de la compagnie.

D'autres, comme dans Le Hub, sur le boulevard Charest, ont leurs propres locaux tout en bénéficiant d'une zone centrale partagée qui favorise les échanges, même les collaborations sur des projets où plusieurs disciplines sont nécessaires.

Le président d'une entreprise de marketing, qui préfère garder l'anonymat, fonctionne avec des employés travaillant de leur domicile comme lui. Tous les employés sont interconnectés et peuvent partager des informations et de la documentation.

«Le travail de créativité n'a pas besoin de s'effectuer dans des bureaux où tous sont ensemble, car ce sont souvent des mandats individuels. Ce n'est pas cela qui rend les gens plus efficaces», exprime-t-il. «Par contre, nous avons des rencontres régulières pour faire le point et continuer de développer le sentiment d'appartenance.»

S'il n'a pas de bureau comme tel, lorsque des clients veulent absolument le rencontrer, il loue une salle de conférence dans un grand édifice qui donne l'impression que c'est le siège social de l'entreprise. «Si je n'utilisais pas ce moyen, je perdrais des contrats, avoue-t-il. Comme si le fait d'occuper des bureaux donnait plus de crédibilité à la compagnie. Pourtant, c'est le travail accompli le plus important.»

L'aspect le plus difficile dans le travail à la maison, dira-t-il, c'est de bien démarquer la vie privée de la vie professionnelle. Si la démarcation n'est pas claire, le travail en souffrira ou la vie privée sera affectée par l'absence de frontières claires entre les deux univers. C'est pourquoi les rencontres d'équipes prennent leur sens pour motiver les troupes.

TELUS favorise le télétravail selon les besoins

Il n'y a pas que les petites entreprises ou les travailleurs autonomes capables de virtualiser leur bureau, les grandes entreprises aussi. Chez TELUS, la mobilité est importante autant pour favoriser l'autonomie des employés que pour répondre à des besoins précis. Le bureau dématérialisé peut avoir tout son sens.

Avec 6000 employés au Québec dans des bureaux éparpillés en province, il n'est pas toujours facile de tenir des réunions. Toutefois, avec deux salles multimédias avec de grands écrans, il est possible que des chefs de secteurs de Rimouski, de Québec et de Montréal puissent tenir une réunion importante en restant sur leur lieu de travail. C'est moins coûteux que faire des heures de route vers un endroit où la présence n'est nécessaire que pour quelques heures.

Quant au télétravail, s'il a commencé de manière informelle, la réflexion amorcée en 2005 a donné naissance à des groupes pilotes qui se sont multipliés pour créer trois catégories de travailleurs qui sont à la maison ou en déplacement constant.

Certains font 30 % du travail de leur résidence et 70 % en déplacement. D'autres effectuent la majorité du travail à leur résidence et passent de temps en temps à l'un des bureaux de TELUS dans des postes de travail pour les employés de passage.

François Cliche, vice-président aux ressources humaines chez TELUS, explique que ces différentes catégories de travailleurs selon les emplacements répondent aux besoins de la clientèle, mais cela a une incidence sur les espaces de travail et sur le coût des bureaux. Les avantages représentent environ 40 millions de moins en frais de location. Avec les téléconférences, la téléprésence et le travail à la maison, l'entreprise diminue en même temps ses émissions de carbone.

«Le taux de satisfaction est très élevé, et la productivité est égale ou supérieure au travail exclusivement au bureau», soutient M. Cliche. «Tous ont des outils de collaboration à distance pour les documents de travail ou le clavardage et la téléconférence avec des liens sécurisés. Et les chefs d'équipe sont en mesure de s'assurer de la présence de leurs employés en tout temps.»

Peu passent à l'action

Toutefois, si le bureau virtuel continue de susciter l'intérêt dans les entreprises, elles sont nombreuses à s'interroger sur les moyens à prendre. Cependant, encore très peu d'entre elles passent à l'action. Le télétravail demeure malgré tout une tendance importante pour l'avenir.

De son côté, Guy Savard, ancien gestionnaire chez TELUS redevenu employé, bénéficie du télétravail. «Avec tous les outils que nous avons pour chaque style de travail - ordinateur, tablette, téléphone -, il est possible de communiquer avec n'importe qui d'à peu près n'importe où», affirme celui qui doit se déplacer un peu partout en province.

Il peut rencontrer les clients sur leur lieu de travail, travailler sur des programmes de formation et donner cette formation chez les clients. En route avec les transports publics entre Québec et Montréal, il peut continuer de travailler en ayant accès à tous ses outils de travail. Il pourra occuper une station de travail dans l'un de bureau de TELUS.

Dans l'ensemble, il estime que la mobilité et le bureau virtuel lui permettent d'être plus productif, même en déplacement entre deux villes. Par contre, il estime qu'il faut développer des stratégies pour favoriser l'esprit d'équipe et conserver la complicité entre les membres.

Pour lui, le retour au 9 à 5 au bureau serait difficile à envisager pour de nombreuses raisons, notamment le stress du trafic deux fois par jour.

Il apprécie la mobilité et la possibilité de travailler de la maison, même si parfois il croit que certains travailleurs peuvent se sentir isolés. Il estime par contre que de nombreuses entreprises petites ou grandes pourraient bénéficier de nombreux avantages avec le bureau virtuel.

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