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Université Laval: l'implantation coûteuse d'un logiciel suscite la grogne

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Photothèque Le Soleil, Jean-Marie Villeneuve

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(Québec) L'implantation d'un coûteux logiciel de gestion des ressources humaines a connu des ratés et suscité la grogne à l'Université Laval au cours des derniers mois.

Dès 2007, l'administration universitaire a mis en place un projet visant à remplacer son logiciel de gestion des ressources humaines. L'ancien système était devenu désuet et il fallait absolument le remplacer, explique le vice-recteur exécutif Éric Bauce.

Or, l'implantation du nouveau logiciel, People Soft, ne s'est pas faite sans heurt.

La mise en service du logiciel était d'abord prévue pour septembre 2009, comme en témoigne un article du Fil des événements, le journal de l'Université Laval, publié en 2008. Le nouveau système est finalement entré en fonction le 31 décembre 2011, soit avec plus de deux ans de retard sur l'échéancier initial.

Comme ce fut le cas pour le nouveau logiciel de gestion des études, CAPSULE, la mise en place de People Soft a connu des ratés. «On a eu énormément de problèmes», affirme Mireille Boisvert, du Syndicat des chargés de cours de l'Université Laval.

Le logiciel n'a pas été conçu pour les employés contractuels, ce qui a entraîné plusieurs complications, explique-t-elle : contrats non colligés dans le système, retards de paye, erreurs sur la tarification, etc. «Et tout n'est pas réglé, on a encore des problèmes aujourd'hui», ajoute-t-elle.

Plusieurs renseignements sur les employés qui doivent être transmis aux syndicats ne sont toujours pas disponibles puisqu'il faut refaire complètement les bases de données pour pouvoir les consulter.

«Ça nous dérange surtout parce que la moitié des problèmes auraient pu être évités si on nous avait consultés pour savoir quels étaient nos besoins. On aurait pu économiser beaucoup d'argent public de cette façon», affirme Mme Boisvert.

Même son de cloche du Syndicat des auxiliaires administratifs, de recherche et d'enseignement de l'Université Laval (SARE). «Les problèmes ont été colossaux. Il y a eu beaucoup de retards de paye, allant jusqu'à deux mois parfois. On avait pourtant avisé l'administration des problèmes à venir», affirme son président, Louis-David Poirier.

Selon le SARE, il s'agit d'un problème de «gouvernance universitaire». «Est-ce que l'Université a décidé de dépenser trop rapidement sur un projet d'une telle ampleur? Assurément. Mais ce n'est pas la première fois», ajoute Maxim Dion, coordonnateur du SARE, référant au logiciel CAPSULE, qui a aussi connu des ratés lors de son implantation en 2009. «Les besoins justifiaient peut-être que l'on change de système, mais ils n'ont pas agi de façon réaliste et prudente», ajoute-t-il.

Les critiques sont sensiblement les mêmes du côté du Syndicat des employés de l'Université Laval. «Pourquoi on devrait avoir une Rolls-Royce qui fonctionne mal, alors qu'on aurait pu se contenter d'une Toyota qui roule bien?», illustre Éric-Jan Zubrzycki, conseiller syndical du SEUL.

À l'Association du personnel administratif professionnel de l'Université Laval (APAPUL), on estime aussi que «plusieurs millions» auraient pu être économisés si les choses avaient été faites autrement.

Réplique de l'Université

Du côté de l'administration, le vice-recteur Éric Bauce minimise les problèmes.

«L'implantation n'a pas été chaotique. Toute implantation demande des ajustements», affirme-t-il, reconnaissant toutefois que la situation a été «un peu plus délicate» avec les employés contractuels.

L'Université a consacré jusqu'à présent 20,8 millions $ à ce projet, incluant les coûts d'équipement et d'achat du logiciel, les ressources humaines à l'interne et à l'externe de même que la formation reliée au nouveau logiciel, selon les chiffres transmis par M. Bauce.

«Globalement, on a respecté les budgets et les échéanciers», affirme-t-il.

Un certain flou entoure toutefois ces chiffres, puisque selon un document de l'administration transmis au SARE en vertu d'une demande d'accès à l'information, dont Le Soleil a obtenu copie, le budget de départ en 2007 était plutôt de 17,8 millions $.

Aussi, selon des informations publiées dans Le Fil des événements, en avril 2008, le budget était alors passé à 22 millions $, alors que l'implantation était toujours prévue en septembre 2009. Or, il a fallu deux ans de travail de plus pour arriver à l'implantation finale en décembre 2011.

Selon le vice-recteur, l'implantation deux ans plus tard que prévu a néanmoins permis de faire des économies, en évitant d'avoir à faire une mise à jour du logiciel.

PRÉCISION (mise à jour du vendredi 11 janvier)

Dans l'article intitulé «Implantation chaotique : le nouveau logiciel de gestion des ressources humaines de l'Université Laval s'attire les critiques», publié dans nos pages le jeudi 10 janvier, on peut lire que le budget de départ pour ce projet était de 17,8 millions $ en 2007, une information basée sur un document obtenu en vertu d'une demande d'accès à l'information. Or, l'administration universitaire affirme, avec un autre document à l'appui, que le budget de départ était plutôt de 22,3 millions $ (en considérant le coût de financement du projet de 4,5 millions $ sur 10 ans), ce qui implique qu'il n'y aurait pas eu de dépassement de coûts. Daphnée Dion-Viens

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