La dictature du courriel

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Selon une étude, il faudrait environ 25 minutes pour être de nouveau concentré profondément après avoir lu un courriel.

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Marc Allard
Le Soleil

(Québec) CHRONIQUE / C'est lundi matin, votre patron s'accote à la paroi de votre cubicule, et vous dit : «Cette semaine, interdit d'utiliser le courriel au bureau».

-   Euh... mais comment je vais faire pour...

-   Non, tu te débrouilles sans courriel.

Paniqueriez-vous? Il y a quelques années, c'est à ce jeûne de courriels qu'ont été soumis un groupe de travailleurs de bureau dans le cadre d'une expérience menée par une équipe de psychologues.

En fait, les employés ont été séparés en deux groupes. Les premiers étaient privés de messagerie électronique durant cinq jours. Les seconds continuaient à en bénéficier comme d'habitude. Tous les sujets étaient rattachés à un moniteur cardiaque et leurs ordinateurs étaient connectés à un bidule qui détectait combien de fois ils changeaient de fenêtre sur leur écran.

Au début, les employés en jeûne étaient irrités. Mais assez vite, ils ont trouvé d'autres façons de communiquer. Ils ont recommencé à utiliser leurs téléphones et à se parler en face à face. Ils ont aussi pris leurs pauses plus assidument au lieu de rester assis devant leurs écrans.

Mais le plus intrigant, c'est l'effet de cette interdiction de lire leurs emails sur leur productivité et leur niveau de stress.

Les chercheurs ont remarqué que les travailleurs passaient de plus longues périodes de temps à se concentrer sur une tâche à la fois. Sur leurs ordinateurs, ils changeaient de fenêtre deux fois moins souvent que les employés qui bénéficiaient du courriel (18 changements par heure pour les premiers, 37 pour les deuxièmes).

Ces va-et-viens incessants entre leurs tâches principales et leurs messages électroniques se reflétaient dans le rythme cardiaque. Les travailleurs qui profitaient d'une boîte courriel avaient l'impression d'être dans un perpétuel «état d'alerte», tandis que ceux qui en étaient privés avaient des rythmes cardiaques plus «variables» et «naturels».

Les abstinents du email disaient d'ailleurs perdre moins de temps avec des interruptions «stressantes». Et de manière générale, ils se sentaient plus productifs que leurs collègues connectés.

*****

C'est étonnant, non? L'utilisation du courriel apparaît pourtant comme un no-brainer : il est censé nous rendre plus efficaces en accélérant nos communications. Or, il est devenu si envahissant qu'il nuit à notre productivité.

Et ça ne date pas d'hier. Au début des années 80, IBM a implanté un service de courriels à l'interne. La multinationale de l'informatique avait pris des précautions. Elle avait d'abord mesuré à quel point ses employés communiquaient entre eux. Puis, s'était basée sur ce calcul pour déterminer la puissance du serveur qui ferait rouler la messagerie.

Après une semaine d'utilisation, le serveur ne fournissait plus... Un ingénieur qui a travaillé sur le projet racontait l'an dernier sur le forum Quora qu'au lieu de juste transférer leurs communications hors ligne aux emails, les employés d'IBM s'étaient mis à communiquer beaucoup plus qu'avant.

«Ainsi - en à peu près une semaine -, le gain potentiel de productivité a été gaspillé», déplorait l'ingénieur.  

Avant Outlook, Gmail, Hotmail et cie., on n'allait pas déranger un collègue ou un client dès qu'un truc nous passait par la tête. Le courriel nous a en quelque sorte dépouillé de ce filtre, du moins en partie.

Et dans la culture d'instantanéité qu'est la nôtre, on pense qu'il faut répondre rapidement pour ne pas fâcher l'émetteur. Si bien que de nombreux salariés ont aujourd'hui l'impression que leur travail consiste essentiellement à gérer des courriels.

Le travailleur moyen les vérifie environ 25 fois par jour. Et des chercheurs ont estimé qu'environ 70 % de ceux-ci sont lus en moins de six secondes. Une étude de la firme McKinsey évalue qu'un peu plus d'un quart de notre journée y passe.

C'est vrai qu'on peut avoir le sentiment d'être productif quand notre inbox affiche zéro, un peu comme si on avait coché tous les items d'une to-do list. Mais c'est une illusion.

Pourquoi? Parce que répondre à courriel est un excellent moyen de briser la concentration qui nous permet d'abattre le travail qui comptera vraiment à la fin de la journée.

Notre tête est câblée pour focaliser sur une seule chose à la fois. Les adeptes du multitâche croient qu'ils sont capables de faire plusieurs choses simultanément. En réalité, leur cerveau ne fait que promener son attention d'une à l'autre.

Après avoir lu un courriel, il faudrait environ 25 minutes pour être de nouveau concentré profondément. Alors, imaginez les miettes de concentration qui restent quand vous vérifiez vos courriels chaque fois qu'un «ding!» retentit. Et ça, c'est sans compter les textos, les appels et les réseaux sociaux.

Bref, la concentration est à la fois fragile et négligée. Pourtant, c'est de loin ce qui ajoute le plus de valeur à notre travail, m'avait expliqué il y a quelques mois au téléphone Cal Newport, un informaticien de l'Université de Georgetown et auteur du livre Deep Work.

Quand on laisse un travailleur du savoir passer de longues périodes sans distractions, concentré sur des tâches cognitivement exigeantes, c'est là qu'on obtient des merveilles, m'avait-il souligné.

Newport suggère de diviser son horaire par «blocs» de temps. C'est-à-dire entre du temps «réactif», où on peut prendre ses emails et répondre aux demandes de ses collègues, et du temps de «travail profond», où on s'assoit et on se creuse les méninges sans être dérangé.

Comme ça, on devient moins l'esclave de sa boîte courriel. Je vous le dis, il paraît même que c'est bon pour le coeur.




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